- Eventi sostenibili: di cosa parliamo e perché?
- Quali sono i vantaggi di un evento sostenibile?
- Quali criteri seguire per organizzare eventi sostenibili?
- Come si scelgono i fornitori di servizi e quali sono gli standard e le certificazioni da conoscere?
- Quali sono le maggiori sfide incontrate nell'organizzare un evento sostenibile?
- Come posizionarsi rispetto alla compensazione delle emissioni di carbonio?
- Come valutare e comunicare l'impatto dell'approccio?
Organizzare un evento sostenibile o eco-responsabile, qualunque sia la sua dimensione, significa correre il rischio di aumentare l'impatto ecologico di un'azienda. Ma se volete far parte di un approccio CSR, questi eventi possono essere ripensati come sfide da affrontare per controllarne gli impatti generati. Ecco una panoramica di tutti gli aspetti a cui pensare.
Eventi sostenibili: di cosa parliamo e perché?
Le cifre diventano rapidamente impressionanti. Secondo l'ADEME (agenzia della transizione economica francese), un evento a cui partecipano 1.000 persone consuma in media 100 kg di carta, 30.000 litri di acqua, 200 kWh di energia - equivalenti a 3 anni di illuminazione con una lampadina a risparmio energetico - e crea 500 kg di rifiuti. "L'industria degli eventi è un settore che da tempo viene preso di mira per i rifiuti generati e il suo significativo impatto ambientale", conferma Olivia Stauffer, consulente e formatrice in comunicazione responsabile. Ma negli ultimi anni il settore si è evoluto in modo virtuoso".
I tempi sono cambiati, il 6° rapporto dell'IPCC (Intergovernmental Panel on Climate Change) ha lanciato l'allarme e il quadro legislativo è stato ampliato. Dal 2019 e dall'entrata in vigore della legge PACTE, nuove disposizioni mirano a rafforzare la responsabilità sociale delle imprese e a tenere conto delle questioni sociali e ambientali. La legge sull'energia e sul clima, approvata nel 2019, fissa l'obiettivo della neutralità delle emissioni di carbonio entro il 2050.
“In quest’ottica, un evento eco-responsabile mira a migliorare le prestazioni ambientali e sociali di un'azienda integrando tutti gli attori coinvolti nell'evento", continua il nostro esperto. Ciò coinvolge un'intera catena di attori, dai fornitori di servizio al pubblico. Questo può essere fatto solo in consultazione con tutte le parti interessate".
Quali sono i vantaggi di un evento sostenibile?
Organizzare un evento sostenibile non significa solo rispettare i requisiti di legge. "In generale, si tratta di essere protagonisti della transizione e di integrare le questioni di CSR dell'azienda nelle azioni operative che mette in atto", riassume Olivia Stauffer. Attraverso un evento eco-friendly, l'azienda potrà sensibilizzare l'opinione pubblica su pratiche più virtuose. Infine, ma non meno importante, gli eventi sostenibili sono anche un'opportunità per mostrare l'impegno dell'azienda. "È un'opportunità per effettuare una valutazione d'impatto in consultazione con gli stakeholder coinvolti e per comunicare il proprio impegno", spiega il nostro esperto.
In termini di immagine, i vantaggi sono duplici. Agli occhi dei visitatori e dei clienti, un evento eco-responsabile diventa una vetrina per l'impegno, o addirittura una sfida, a migliorare la propria impronta di carbonio anno dopo anno. Allo stesso tempo, va a vantaggio dell’employer brand e può contribuire all'attrattiva dell'azienda e alla fidelizzazione dei dipendenti.
Quali criteri seguire per organizzare eventi sostenibili?
È impossibile organizzare un evento senza porsi le domande giuste. Olivia Stauffer indica cinque aree da considerare:
1. Scegliere la sede giusta in termini di trasporto
I trasporti sono responsabili dell'80% delle emissioni di gas serra nel settore degli eventi. "È la parte strategica dell'evento. La sede deve essere accessibile con i mezzi pubblici e la mobilità dolce, ma anche per le persone a mobilità ridotta". Per il resto, dobbiamo incoraggiare il car-pooling attraverso le piattaforme. Possiamo anche mettere a disposizione dei partecipanti degli stand temporanei per le biciclette. E possiamo anche offrire loro la possibilità di calcolare l'impatto del loro trasporto utilizzando una serie di questionari online".
2. Un sito gestito in modo responsabile
"L'idea è quella di scegliere una sede che tenga conto della gestione dell'acqua, dell'energia e dei rifiuti. In concreto, ciò significa un sito con interruttori rilevatori di presenza, ad esempio, lampade a risparmio energetico, riduttori di flusso sui rubinetti o terminali Wi-Fi per evitare connessioni 4G o 5G che consumano energia".
3. Attrezzature responsabili
"Abbiamo vissuto tempi bui nel settore degli eventi, in cui gli stand venivano praticamente buttati via dopo l'evento", ricorda il nostro consulente. Non dimenticate mai la regola delle 3R: ridurre, riutilizzare e riciclare. "Preferiamo stand che possano essere adattati a diversi eventi e fiere. E se dobbiamo farli produrre, guardiamo al lungo termine e utilizziamo materiali ecologici o riciclabili".
4. Pensare al flusso dei rifiuti
I rifiuti, per una raccolta differenziata efficace, devono essere selezionati e smistati alla fonte. Ciò include, ad esempio, il compostaggio dei rifiuti organici.
5. Ristorazione sostenibile, naturalmente
"Infine, la scelta di prodotti locali, stagionali e biologici è una leva molto interessante. L'idea è anche quella di limitare il consumo di carne offrendo un menu vegetariano. Allo stesso tempo, si tratta anche di privilegiare piatti e posate riutilizzabili e di provvedere al trattamento delle vaschette dell'olio e delle acque di scarico. E, naturalmente, incoraggiare tutti i partecipanti a evitare gli sprechi...
Come si scelgono i fornitori di servizi e quali sono gli standard e le certificazioni da conoscere?
Prima di scegliere un fornitore di servizi, dovete avere un'idea di ciò che state cercando. A tal fine, il primo passo consiste nel definire specifiche coerenti con i valori dell'azienda e con il suo impegno nella CSR. La priorità è utilizzare fornitori di servizi e materiali che siano vicini al sito scelto. "Poi si tratta di verificare che i fornitori di servizi contattati abbiano le prove di ciò che dicono. Ad esempio, si può chiedere a uno stampatore le certificazioni e i dati dell'analisi d'impatto.
Come promemoria, esistono molti marchi e certificazioni nel settore degli eventi. Possiamo citarne tre:
- Certificazione ISO 14001. La norma di certificazione ambientale ISO 14001 definisce i requisiti di un sistema di gestione ambientale. Lo strumento organizzativo gestionale per i sistemi di gestione ambientale, che aiuta le organizzazioni ad identificare gli impatti e le azioni di miglioramento delle performance;
- Certificazione EMAS. Eco-Management and Audit Scheme il sistema di gestione ambientale visto sopra con i requisiti definiti dal Reg CE 1221/;
- Certificazione ISO 50001. La norma di certificazione ISO 50001 definisce i requisiti per un sistema di gestione energetica.
Quali sono le maggiori sfide incontrate nell'organizzare un evento sostenibile?
Organizzare eventi sostenibili a volte può essere una sfida. “In generale, bisogna riuscire a conciliare una certa sobrietà con qualcosa di attraente", dice Olivia Stauffer. Ma per farlo, a volte bisogna essere creativi. Per esempio, se comunicate ai vostri dipendenti che state per organizzare un evento vegetariano, alcuni di loro potrebbero tirarla un po' per le lunghe. Dovrete convincerli ed evangelizzarli su questi temi".
Anche la barriera finanziaria non è da trascurare. Certo, progettare uno stand ecologico in Italia, realizzato esclusivamente con legno proveniente da foreste regionali gestite in modo sostenibile, è più costoso di uno stand realizzato in Cina. Ma ogni volta bisogna dimostrare l'impatto delle proprie azioni. A questo proposito, gli eventi eco-responsabili possono essere organizzati solo se l'azienda è già impegnata nella CSR.
Infine, ci sono difficoltà pratiche reali. "Trovare un luogo accessibile a tutti, facile da raggiungere con i mezzi pubblici o vicino a una stazione non è sempre facile. Anche in questo caso, bisogna essere creativi. Se non tutti possono viaggiare, perché non reinventare l'incontro in una forma ibrida, con la possibilità di partecipare a distanza? "Attualmente esistono numerose esperienze altamente immersive, in particolare con il metaverso, che consentono ai partecipanti di vivere un'esperienza comune a distanza.
Come posizionarsi rispetto alla compensazione delle emissioni di carbonio?
“Attenzione a non lavorare al contrario", avverte Olivia Stauffer. Ci piace parlare di compensazione delle emissioni di carbonio nel settore degli eventi. Ma non è una soluzione in sé. Il principio della compensazione è che quando si emette una tonnellata di gas a effetto serra, ad esempio, la si compensa aiutando progetti in tutto il mondo che assorbono tali gas. "Abbiamo già visto aziende nel settore degli eventi che non hanno limitato il loro approccio dicendo che avrebbero compensato in seguito. Ma la compensazione dovrebbe avvenire alla fine della catena, quando tutte le soluzioni sono state esplorate, e solo per il resto”.
Come valutare e comunicare l'impatto dell'approccio?
Spetta poi all'azienda promuovere il proprio impatto. Olivia Stauffer sottolinea: "È sufficiente garantire che la comunicazione sia coerente con l'evento. Se scegliete la stampa, scegliete una comunicazione a basso impatto, lavorando sulla grammatura della carta e utilizzando inchiostri a base vegetale, per esempio. E per le e-mail, preparate con cura il vostro database e limitate il peso degli invii".
Infine, il consulente indica 4 regole fondamentali per il messaggio inviato.
- Fare affermazioni concrete e quantificate collaborando con fornitori di servizi esterni che certifichino le cifre da noi fornite.
- Stabilire equivalenze e confronti per spiegare i risparmi ottenuti.
- Coinvolgere tutte le parti interessate nella valutazione.
- Non comunicare troppo e mostrare sempre una certa umiltà. "Perché in questi ambiti c'è sempre margine di miglioramento", conclude il nostro specialista.
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