Management trasversale: conoscete il metodo STEP?

Il metodo STEP è un approccio al management trasversale (o cross-functional management) che si basa su 4 atteggiamenti complementari: lo stratega, il topografo, l'etnologo e il pedagogo. Sviluppato per affiancare i manager che gestiscono progetti in assenza di gerarchie, questo metodo privilegia gli aspetti umani e organizzativi fondamentali piuttosto che i soli strumenti collaborativi. Scoprite come applicarlo per portare a termine con successo le vostre missioni trasversali.

La constatazione è chiara: viviamo in un'epoca in cui ogni giorno vengono creati nuovi strumenti collaborativi, eppure la trasversalità non è sempre garantita. «Questi strumenti possono persino accentuare la mancanza di “vitalità” nelle relazioni tra i collaboratori», osserva Bertrand Déroulède, responsabile dell'offerta e della competenza gestionale presso Cegos.

Più “calore” e meno “freddezza”

La “freddezza” causata dalle stesse missioni del manager trasversale

Gli strumenti collaborativi possono generare “freddezza”, mentre la gestione trasversale richiede “calore”, incontri o scambi dal vivo. Questa "freddezza" è generata innanzitutto dal ruolo delle funzioni trasversali: accompagnare le trasformazioni, mettere in atto nuovi processi, nuove pratiche. Tutto questo disturba.

La “freddezza” causata da manager poco preparati alle dimensioni relazionali del management trasversale

D'altra parte, le responsabilità trasversali sono affidate a persone di buona volontà, ma spesso poco preparate alle sottigliezze delle scienze umane e sociali. Eppure, queste discipline sono essenziali per comprendere i comportamenti umani e fornire alcune chiavi per gestire in modo trasversale, tra cui:

• Comprendere il ruolo degli attori e le diverse forme di potere;
• Analizzare le interazioni all'interno di un'organizzazione;
• Gestire il carico emotivo causato dalle trasformazioni;
• Padroneggiare i diversi canali di comunicazione;
• Comprendere la psicologia degli individui e il loro bisogno di riconoscimento.

Il management trasversale non è un automatismo né una formula da eseguire passo dopo passo.

Rispettare le fasi del metodo STEP

Per chi è incaricato di realizzare progetti o attività trasversali, è interessante tornare alle basi tramite il metodo STEP (Stratega, Topografo, Etnologo, Pedagogo):

1. Stratega: saper decodificare le sfide

Perché l'atteggiamento dello stratega?

L'atteggiamento da stratega consiste nel comprendere il gioco degli attori, i circuiti decisionali e le aree di influenza all'interno dell'organizzazione.

Una delle sfide fondamentali della gestione trasversale è che i manager non possono fare affidamento sull'autorità gerarchica. Devono quindi mappare i poteri presenti per identificare le leve d'azione e anticipare gli ostacoli.

Le azioni chiave del manager trasversale in modalità strategica

• Identificare chi prende realmente le decisioni sul proprio progetto (direzione, manager operativi, esperti del settore);
• Individuare tutte le sfide strategiche: qualità, soddisfazione del cliente, rapidità del servizio, redditività;
• Elencare i vincoli reali o potenziali (budget, scadenze, resistenze) e cercare di trasformarli in opportunità;
• Comprendere gli interessi divergenti tra i servizi e trovare punti di convergenza.

Esempio concreto

Stai guidando la riprogettazione del sito web dell'azienda. In qualità di stratega, identifichi che la direzione marketing vuole contenuti creativi, la direzione commerciale desidera un percorso di acquisto ottimizzato e la direzione informatica richiede una maggiore sicurezza. Il tuo ruolo: allineare questi obiettivi mostrando come ciascuno può sostenere la performance globale.

Buona pratica: crea una matrice degli stakeholder (potere/interesse) per dare priorità ai tuoi sforzi di mobilitazione.

2. Topografo: saper osservare l'ambiente

Perché la posizione di topografo?

La posizione di topografo consiste nel leggere il terreno organizzativo e mappare le relazioni tra gli attori, gli ostacoli e le leve. I manager trasversali devono capire come funziona realmente l'organizzazione al di là dell'organigramma ufficiale.

Le azioni chiave del manager trasversale in modalità topografo

• Capire come funziona il vostro campo di gioco: quali sono le forze in campo? Quali sono i possibili ostacoli? Ci sono lotte di potere?
• Identificare le motivazioni che spingono all'azione i principali attori;
• Anticipare le probabili resistenze delle persone interessate alla vostra missione;
• Individuare i punti di forza di ciascuno in relazione all'attività trasversale che gestite;
• Identificare ciò che potete offrire a ciascuna parte interessata per acquisire legittimità.

Esempio concreto

Devi implementare un nuovo metodo di gestione dei progetti. In qualità di topografo, osservi che i membri del team Ovest hanno già testato uno strumento simile senza successo (ostacolo), che il manager del team Sud è un early adopter entusiasta (alleato) e che il team Nord teme un sovraccarico di lavoro (resistenza da anticipare).

Buona pratica: crea una mappa visiva degli attori distinguendo tra alleati, oppositori, neutrali e indecisi per adattare la tua strategia di influenza.

3. Etnologo: sviluppare l'ascolto

Perché l'approccio dell'etnologo?

L'approccio dell'etnologo consiste nel comprendere le logiche umane: mettersi nei panni degli interlocutori, individuare bisogni impliciti, motivazioni e freni, per instaurare fiducia e cooperazione. È la dimensione empatica del management trasversale.

Le azioni chiave del manager trasversale in modalità etnologo

• Praticare l'ascolto attivo: se foste al posto dei vostri interlocutori, come pensereste in una determinata situazione?
• Anticipare le obiezioni a cui dovete rispondere prima ancora che vengano formulate;
• Individuare le parole preferite e il linguaggio dei vostri interlocutori per adattare la vostra comunicazione;
• Identificare i bisogni espliciti o impliciti delle persone che avvicinate;
• Mostrare segni di riconoscimento per valorizzare i contributi di ciascuno.

Esempio concreto

Chiedi al team commerciale di testare un nuovo CRM. In veste di etnologo, capisci che il loro bisogno implicito non è quello di avere più funzionalità, ma di risparmiare tempo sulla digitazione manuale. Riformula: “Questo CRM vi farà risparmiare 30 minuti al giorno automatizzando i vostri resoconti”.

Buona pratica: inizia ogni scambio con “cosa vi aiuterebbe concretamente in questo progetto?” piuttosto che “ecco cosa mi aspetto da voi”.

4. Pedagogo: comunicare in modo pedagogico

Perché l'approccio pedagogico?

L'approccio pedagogico consiste nel rendere i messaggi chiari e motivanti: adattare il proprio discorso, spiegare il significato, formulare le richieste in modo comprensibile senza fare affidamento sull'autorità gerarchica. È la dimensione comunicativa del management trasversale.

Le azioni chiave dei manager trasversali in modalità pedagogica:

• Identificare il modo migliore per formulare la propria richiesta a seconda degli interlocutori;
• Utilizzare immagini forti e metafore per illustrare ciò che si sta spiegando;
• Creare schemi o immagini per rendere comprensibili i concetti complessi;
• Scegliere i luoghi e i momenti in cui è più facile spiegare (evitare e-mail troppo lunghe);
• Selezionare gli strumenti collaborativi adeguati a trasmettere informazioni e messaggi.

Esempio concreto

Devi spiegare un nuovo processo complesso di convalida del bilancio. In veste di pedagogo, crei uno schema prima/dopo in una pagina. Utilizza la metafora del semaforo (rosso = rifiutato, arancione = in attesa, verde = approvato) e organizza brevi dimostrazioni di 15 minuti piuttosto che una riunione di 2 ore.

Buona pratica: per ogni messaggio importante, chiediti: "Se dovessi spiegarlo con un disegno, come sarebbe?”. Quindi crea questa immagine.

Riepilogo: i 4 approcci del metodo STEP nella gestione trasversale

Da ricordare: il metodo STEP non si riduce a una semplice checklist. Invita i manager trasversali a navigare tra questi 4 approcci a seconda delle situazioni, privilegiando sempre la dimensione umana e relazionale rispetto agli strumenti.

Come mettere in pratica il metodo STEP nella quotidianità?

«Il metodo STEP non è una checklist da applicare in modo sequenziale, ma una bussola per navigare nella complessità del management trasversale», precisa Bertrand Déroulède. Ecco come attivarlo concretamente.

1. All'inizio della vostra missione trasversale attivate gli atteggiamenti di stratega e topografo

Prima di mobilitare i vostri team, prendetevi il tempo di:

• Mappare le parti interessate: chi decide? Chi influenza? Chi sarà coinvolto?
• Identificare le sfide e i vincoli di ogni reparto coinvolto;
• Osservare le dinamiche informali: chi lavora con chi? Quali sono le alleanze o le tensioni esistenti?

Strumento utile: create una matrice potere/interesse per dare priorità ai vostri sforzi di mobilitazione.

2. Durante i primi scambi adottate l'atteggiamento dell'etnologo

Per costruire fiducia e impegno:

• Praticate l'ascolto attivo: ponete domande aperte per comprendere le reali esigenze dei vostri interlocutori;
• Mettetevi nei loro panni: quali sono i loro obiettivi? I loro vincoli? Le loro paure?
• Identificate ciò che potete offrire loro: visibilità, sviluppo delle competenze, riconoscimento, accesso a nuove idee.

3. Nella fase di coordinamento mobilitate il pedagogo

Per mantenere l'impegno e la chiarezza:

• Utilizzate immagini: schemi, infografiche, tabelle per spiegare la visione e le interdipendenze;
• Raccontate storie: illustrate le vostre richieste con esempi concreti e metafore significative;
• Adattate la vostra comunicazione: alcuni collaboratori hanno bisogno di dettagli, altri di una visione globale;
• Chiarite il significato: spiegate sempre il “perché” prima del “come”.

4. In modo continuativo navigate tra i 4 atteggiamenti a seconda delle situazioni

• Di fronte a una resistenza → Etnologo + Stratega (comprendere i freni, identificare le leve);
• Di fronte a un conflitto di priorità → Topografo + Pedagogo (ricontestualizzare, chiarire le sfide);
• Di fronte a una decisione bloccata → Stratega + Pedagogo (identificare chi decide, riformulare per mobilitare).

Le competenze chiave da sviluppare

Il ruolo di manager trasversale richiede competenze molto diverse e ne avrete bisogno per avere successo con il metodo STEP. Ad esempio, dovrete coltivare:

• L'intelligenza emotiva: per comprendere e gestire le emozioni delle parti interessate;
• La leadership influente: per mobilitare senza autorità formale;
• La visione sistemica: per comprendere le interdipendenze organizzative;
• La comunicazione adattiva: per adattare il vostro discorso in base ai vostri interlocutori.

Caso di applicazione: il metodo STEP in una situazione reale

Esempio: guidare la trasformazione digitale di una direzione commerciale

Contesto: Marie, responsabile del progetto di trasformazione digitale, deve implementare un nuovo CRM presso 5 team commerciali regionali. Non ha alcun legame gerarchico con i direttori regionali né con i commerciali sul campo. La resistenza al cambiamento è forte.

Applicazione del metodo STEP:

1. Stratega: Marie identifica che i direttori regionali temono una perdita di prestazioni durante la transizione, mentre i commerciali temono un carico amministrativo aggiuntivo. Si accorge che la direzione generale ha fissato come obiettivo prioritario il miglioramento del monitoraggio dei clienti.

2. Topografo: mappa i potenziali alleati (un direttore regionale, due commerciali a loro agio con il digitale) e gli ostacoli (un manager influente e riluttante). Capisce che la regione occidentale ha già provato uno strumento simile senza successo.

3. Etnologo: Marie organizza colloqui individuali per comprendere le reali esigenze: i commerciali vogliono meno inserimenti manuali, i manager desiderano un controllo in tempo reale. Riformula il progetto: “Questo CRM vi farà guadagnare 30 minuti al giorno automatizzando i vostri resoconti”.

4. Pedagogo: crea uno schema semplice che mostra il “prima/dopo” per ogni profilo, organizza brevi demo (15 min) e nomina degli ambasciatori che testimoniano sul campo.

Risultato: l'implementazione ha successo in 3 mesi, con un tasso di adozione dell'85%, grazie a un approccio incentrato sulle esigenze umane piuttosto che sui processi tecnici.

Le 3 chiavi del successo

• Non iniziare dallo strumento: Marie ha ascoltato le esigenze prima di presentare le funzionalità;
• Creare alleati: gli ambasciatori interni hanno legittimato il progetto presso i loro colleghi;
• Dare un significato personalizzato: ogni profilo ha compreso cosa gli avrebbe portato personalmente il progetto.

Il contributo delle scienze umane può essere una leva formidabile per portare a termine con successo la propria missione trasversale. La digitalizzazione è una straordinaria opportunità per rivisitare le proprie pratiche di comunicazione e imparare a fare un uso appropriato delle diverse forme di informazione e comunicazione.

Il nostro esperto conclude: “Torniamo quindi ai quattro fondamenti e procediamo per passi!”.

Leggi l'articolo in lingua originale scritto da Louise Fontana con la consulenza di Bertrand Déroulède

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Scritto da

Cegos

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