Come tutte le stime fatte nella gestione di un progetto, l’elaborazione del budget previsionale si rivela un esercizio difficile per il project manager. Se le cifre e le tabelle che accompagnano questo esercizio possono dargli l’apparenza di una scienza esatta, in realtà non lo è affatto. Amo ripetere agli aspiranti project manager che l’unico momento in cui conosceranno con certezza il budget di un progetto sarà alla fine, quando tutte le spese saranno state sostenute!
Se la stima del budget è così imprecisa, ci si può allora chiedere: perché facciamo un budget previsionale? Le risposte principali sono due:
- Per chiedere risorse finanziarie ai decisori e permettere un confronto tra progetti.
- In alcuni casi, per calcolare il ritorno sull’investimento confrontando le spese sostenute con i guadagni attesi dal progetto.
Sappiamo che questa stima è soggetta a errore e dobbiamo quindi, oltre all’importo medio, stimare anche il margine d’errore e condividerlo con i decisori.
Comprendere la logica della stima di budget in un progetto
Prendiamo un’analogia. Un pilota di linea deve stimare il carburante necessario per il suo volo. Il giorno stesso, calcola la quantità di carburante da caricare in base alla distanza da percorrere, alle caratteristiche dell’aereo, al numero (e soprattutto al peso) dei passeggeri, al peso del carico trasportato, e infine alle condizioni meteo lungo il percorso.
Alcuni parametri, come il peso, sono gestibili, anche se non si pesa ogni passeggero e si lavora con un valore medio. Altri, come il meteo o i venti incontrati durante il volo, appartengono alla sfera dell’incertezza. Lo stesso vale per l’eventuale tempo di attesa in fase di atterraggio, dovuto a congestione o maltempo sulla pista.
Il pilota quindi formula una stima media in condizioni normali e aggiunge un margine di sicurezza per tenere conto degli imprevisti. I regolamenti, ad esempio, impongono di avere carburante sufficiente per dirottare verso un altro aeroporto se quello previsto non è più utilizzabile.
Durante il volo, il pilota confronta costantemente il consumo reale con quello previsto e verifica se il carburante rimanente è sufficiente per concludere il viaggio. È evidente con quale cura queste stime devono essere fatte e quali conseguenze potrebbe comportare un errore.
Una stima tra metodo analitico e metodo parametrico
Il project manager deve stimare il budget del suo progetto a partire dai parametri noti e dagli imprevisti possibili. In pratica, combina due approcci: il metodo analitico e il metodo parametrico.
Metodo analitico: consiste nel determinare, sulla base dell’organigramma delle attività, tutte le spese derivanti da ogni singola attività elementare del progetto. Si distinguono:
- spese interne (risorse umane, materiali, test…),
- spese esterne (acquisto di servizi, materiali…).
Metodo parametrico: entra in gioco quando alcune spese elementari devono essere stimate con modelli basati su parametri noti.
Ad esempio: devo realizzare N saldature in una fase del progetto. Conosco il tempo medio necessario per una saldatura e il costo orario di un saldatore: posso quindi stimare il costo complessivo.
Altri esempi di parametri sono il numero e la complessità delle funzioni informatiche, la superficie da costruire per un edificio, ecc.
Esempio di budget
Questi dati vengono poi riepilogati in una tabella di bilancio (colonna 1):
Gestione del budget
Il project manager aggiunge a questa stima una margine di errore legato al grado di incertezza e agli imprevisti del progetto. Le principali fonti di incertezza da considerare sono:
- l’imprecisione del capitolato e del perimetro del progetto,
- i rischi tecnologici e di progettazione,
- le condizioni meteorologiche,
- i rischi legati ai fornitori,
- la disponibilità delle risorse,
- …
Sulla base di questi elementi, il project manager stima una provvista per rischi e imprevisti, calcolata come percentuale del budget stimato. In media, per un progetto di complessità intermedia, si considera dal 5 al 10% del budget. Tale percentuale deve essere adattata in base al grado di incertezza o novità del progetto: più fattori di novità ci sono (tecnologia, organizzazione, competenze, fornitori…), più alta sarà l’incertezza e quindi maggiore dovrà essere la provvista per rischi e imprevisti.
Il project manager integra nel quadro di budget altre colonne che, come per il pilota, gli permettono durante l’avanzamento di monitorare:
- le spese effettivamente sostenute (colonna 2),
- quanto resta da impegnare per completare le attività (colonna 3, basata sull’avanzamento reale),
- il budget totale ricalcolato (colonna 4),
- gli eventuali scostamenti rispetto al budget iniziale (colonna 5).
Da qui, potrà proporre ai decisori eventuali adeguamenti agli obiettivi del progetto.
Leggi l'articolo di Emmanuel Chenevier in lingua originale
