Servizi di formazione gestita (MTS): fare di più con meno

Quali sono gli obiettivi principali delle unità di Learning & Development al giorno d'oggi?

Secondo molti clienti con cui abbiamo parlato e ancora di più secondo le richieste di proposte che abbiamo ricevuto negli ultimi mesi, la risposta è breve e lunga allo stesso tempo.

La risposta breve: aumentare la qualità dell'offerta formativa sotto tutti gli aspetti e risparmiare sui costi.

Quella lunga?

Le sfide che i professionisti della formazione e dello sviluppo devono affrontare oggi sono vaste e variegate:

• L'offerta formativa deve diventare più personalizzata, disponibile in vari tipi e formati (micro/mobile learning e cicli di apprendimento più brevi) e rivolgersi a una forza lavoro multigenerazionale
• I professionisti della formazione e dello sviluppo devono diventare consulenti di apprendimento e partner commerciali
• L&D deve mettere in atto importanti iniziative di riqualificazione e aggiornamento professionale, ad esempio per la digitalizzazione e le competenze del XXI secolo
• L&D deve creare e sostenere la giusta cultura aziendale sviluppando il giusto tipo di leader
• L&D deve supervisionare i contenuti e le aree di portafoglio critici per il business, ad esempio i programmi di vendita o di acquisto che avranno un impatto reale sui risultati aziendali.
• L&D deve gestire piattaforme, ad esempio LMS e LXP

Ma, con l'aumentare dei compiti, le risorse per L&D stanno diminuendo: meno persone, budget ridotti. E per finire: le tempistiche sono sempre più strette, le risposte alle richieste devono essere più rapide, il “time to market” deve essere abbreviato.

La sfida è quindi la seguente: questi obiettivi principali, ovvero aumentare la qualità, risparmiare sui costi E diventare più veloci, sembrano piuttosto contraddittori. Ma se fosse impossibile, nessuna azienda sana di mente lo punterebbe, giusto? Quindi, devono esserci dei modi per raggiungere questi obiettivi e vincere le sfide.

In questo post condivideremo alcuni approcci che aiuteranno i team di L&D a fare di più con meno.

1- Ridurre i costi amministrativi interni

Per affrontare tutte le sfide sopra menzionate, l'L&D dovrà liberare risorse. Ciò può essere fatto ottenendo supporto esterno per le attività della value chain della formazione, dove l'approccio più comune è quello di esternalizzare tutte le attività amministrative e operative (“il nocciolo della gestione dell'apprendimento e della formazione”).

I fornitori di servizi di formazione gestita (MTS) dispongono di processi molto snelli e altamente automatizzati che saranno allineati alle tue esigenze. Inoltre, hanno sia il talento che gli strumenti necessari per fornire i tuoi programmi di formazione in modo rapido ed efficace.

I costi saranno generalmente inferiori rispetto a quelli sostenuti con il personale interno, poiché non dovrete spendere tempo e denaro per trovare, assumere, formare e mantenere il personale amministrativo di alto livello, inoltre non ci saranno costi accessori per i dipendenti, ferie e giorni di malattia.

Di conseguenza, il tuo personale interno addetto alla formazione e allo sviluppo avrà tempo per concentrarsi sui compiti davvero importanti (e particolarmente interessanti), con un impatto positivo sul benessere dei collaboratori.

L'amministrazione della formazione sarà gestita dal nuovo team L&D esterno, guidato da te, che agirà per tuo conto con un approccio fortemente orientato al servizio, offrendo ai dipendenti la migliore esperienza di apprendimento possibile, dalla A alla Z. E in più: risparmierai denaro.

2- Consolidare i fornitori

Mano sul cuore: quanti fornitori di formazione hai?

Quando affrontiamo questo tema con i nostri clienti, molti non sanno nemmeno rispondere. Altri fanno un respiro profondo e si preparano al numero che stanno per pronunciare, consapevoli che è tutt’altro che ideale — perché è decisamente troppo alto. Il numero “peggiore” che abbiamo mai sentito è stato 30.000 a livello globale.

Le aziende con 20.000–50.000 dipendenti hanno in media dai 5.000 ai 10.000 fornitori solo nella categoria formazione. Alcune, con circa 50.000 dipendenti, arrivano addirittura a 30.000 fornitori di formazione nel mondo. Anche aziende più piccole, con ad esempio fino a 5.000 dipendenti, ne contano comunque diverse centinaia...

"Perché è un problema?", potresti chiederti.

La risposta breve: perché comporta molto lavoro e molti costi.

Quella lunga: i costi legati ai processi interni sono molto elevati. Questo perché è necessario:

• avere contratti validi e mantenere i dati dei fornitori nei propri sistemi
• elaborare gli ordini di acquisto a molti fornitori (costo interno per transazione d'ordine circa 100 EUR secondo rapporti di terzi)
• controllare e pagare tutte le fatture mensili (in media 300 per le aziende con 20-50.000 dipendenti)
• tenere traccia delle diverse condizioni di prenotazione, cancellazione o altre condizioni relative ai corsi di formazione
• monitorare i feedback e la soddisfazione dei partecipanti e gestire eventuali incidenti
• inserire la loro offerta nel vostro LMS o LXP e mantenerla costantemente aggiornata

Anche i costi di formazione esterni sono più elevati, perché più fornitori hai, meno possibilità hai di negoziare sconti sul volume.

Anche in questo caso, una soluzione può essere quella di esternalizzare la gestione dei fornitori, che fa parte dell'offerta dei fornitori di MTS. I tre modelli più conosciuti sul mercato sono:

• Fornitore neutrale: puoi mantenere tutti i tuoi fornitori, ma invece di avere contratti con la tua azienda, questi ultimi hanno ora contratti con il fornitore di MTS.
• Fornitore principale: lascia che un fornitore principale armonizzi il vostro portafoglio e consolidi i tuoi fornitori.
• Master Service Provider: avete un partner strategico che non solo gestisce il tuo portafoglio e i tuoi fornitori, ma ti supporta anche nella definizione e nell'implementazione della vostra strategia di formazione, offre consulenza sui progetti di formazione direttamente ai tuoi clienti interni, supporta i tuoi partner HR in tutto ciò che riguarda la formazione e ti aiuta a promuovere le offerte formative all'interno dell'azienda.

In tutti i modelli, un fornitore MTS può consolidare tutti i tuoi fornitori per te. Immagina di ricevere solo 5 o addirittura solo 1 fattura al mese invece di 300!

Non devi necessariamente scegliere quali fornitori mantenere e di quali puoi fare a meno. Il tuo fornitore MTS può gestirli tutti per tei.

Il tuo panorama di budget sarebbe trasformato. Ovviamente paghi un prezzo più alto per questo servizio a valore aggiunto, ma ridistribuisci le tue spese di formazione, garantendo un fatturato maggiore a pochi “grandi” che ti offriranno condizioni migliori.

Inoltre, garantire un'alta qualità è più facile con pochi fornitori.

Un altro svantaggio nell’avere troppi fornitori di formazione è che, molto probabilmente, la tua offerta è tutt’altro che snella, scaricando sull’utente finale 'l’agonia della scelta'. E questo ci porta direttamente al punto successivo.

3- Armonizzare il tuo portafoglio di formazione

Un'altra domanda difficile: quanto è snello il tuo portafoglio di formazione?

Quanti corsi di formazione diversi offri per migliorare la comunicazione, le capacità di presentazione o la gestione del tempo? O per apprendere metodi agili?

Naturalmente, le unità di L&D mirano a offrire un catalogo interno accattivante, composto da diversi formati, tipi e durate e molti sottoargomenti per soddisfare ogni esigenza.

Ma quando il tuo portafoglio diventa troppo ampio e troppo approfondito, i partecipanti si confondono. Trovare la differenza tra le varie opzioni per gli stessi argomenti può diventare piuttosto difficile.

Spesso, offerte così ampie sono semplicemente cresciute nel tempo: sono stati aggiunti nuovi argomenti o quelli esistenti sono stati modificati quando necessario, ma non c'erano risorse per verificare almeno una volta all'anno quali argomenti dovessero essere eliminati.

I risultati in un catalogo possono essere quelli che abbiamo riscontrato con alcuni dei nostri clienti: 20 programmi di formazione sulle capacità comunicative, 15 sulle capacità di presentazione e 10 sui metodi agili.

Un buon partner MTS ha solide competenze nella gestione del portafoglio e può supportare le unità L&D nella creazione di un catalogo che motivi gli studenti:

• con argomenti aggiornati,
• metodi e didattica all'avanguardia,
• nel ciclo che scegliete - trimestrale, semestrale o annuale,
• tenendo conto dei tassi di prenotazione e di soddisfazione precedenti, dell'NPS,
• considerando gli obiettivi strategici che dovrebbero essere supportati dalla giusta offerta formativa.

Assicurati di cercare le seguenti competenze quando reclutate un portfolio manager che abbia un'ottima conoscenza del mercato, che sia costantemente aggiornato sulle novità del settore e sugli studi di tendenza, che effettui benchmarking e identifichi quali fornitori sono particolarmente validi in una specifica area di competenza e se il loro livello di prezzo è in linea con il tuo budget.

Naturalmente, ci saranno sempre alcune esigenze molto specifiche che il tuo catalogo non sarà in grado di soddisfare. Questo sarà sempre il caso. Anche in questo caso, il tuo partner MTS interviene per consigliare ai tuoi dipendenti l'offerta più adatta alle loro esigenze e può valutare con competenza quali offerte aggiungere al catalogo e quali sono destinate esclusivamente a richieste individuali.

Dopo aver esaminato questi tre aspetti fondamentali, vorrei soffermarmi su alcuni altri ambiti in cui un partner MTS può essere d'aiuto:

• Migliora le tue capacità di reporting e aumentate la visibilità delle tue spese di formazione
• (conoscendo non solo l'importo esatto speso per la formazione, ma anche a cosa è stato speso e assicurandoti che sia stato speso bene)
• Aumenta la flessibilità e la scalabilità della tua offerta formativa
• (non ti preoccupi mai di un grande progetto di implementazione in arrivo e di come potrai gestire la parte formativa con le risorse esistenti)
• Ottiene il supporto necessario per internazionalizzare la tua offerta di formazione e sviluppo
• (valutando tutte le molteplici sfide che ciò comporta!)

Se abbiamo suscitato il tuo interesse, non esitare a contattarci per saperne di più su come ottenere supporto per la tua unità L&D (e allo stesso tempo rendere felici i tuoi colleghi dell'ufficio acquisti).

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Scritto da

Cegos

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