La Direzione Procurement di un’azienda moderna e di successo deve essere in grado di dare un valore aggiuntodistintivo alla gestione del business.
Questo richiede che tutte le sue Risorse siano in possesso di competenze specifiche sia “hard” che “soft” e che siano quelle necessarie a massimizzare il “valore delle forniture”.
Queste competenze devono poi essere sviluppate a diversi livelli, a seconda del ruolo e delle responsabilità che le Risorse hanno all’interno della loro Funzione.
Una base di competenze comuni facilita la comunicazione all’interno della Funzione e la coerenza di comportamento, sia nei confronti dello stakeholder che del fornitore. In questo modo è possibile contribuire alla definizione di una “Voice of Procurement” e alla crescita della credibilità della Funzione e quindi della sua efficacia.
È necessario, pertanto, costruire un modello di competenze del Procurement che sia il più oggettivo possibile, dove ogni singola competenza venga chiaramente esplicitatain termini di:
- Definizione
- Descrizione
- Contributo che questa può dare alla missione del Procurement
- Scala di misura
- Livello atteso per ogni singolo ruolo all’interno della Funzione
Occorre poi dare la possibilità ad ogni singola Risorsa di misurarsi e prendere consapevolezza di cosa l'azienda si aspetti: sia in termini di competenze (profilo atteso), sia di posizionamento attuale (profilo esercitato) sia come conseguenza all’eventuale “gap” che gli viene chiesto di colmare.
Lagestione regolare e trasparentedi questi aspetti da parte del Top Management facilita inoltre la selezione dei profili maggiormente idonei in fase di recruiting. Ciò può mitigare l’immagine stereotipata e poco qualificante del Buyer autodidatta, al quale non è richiesta nessuna competenza specifica preliminare se non buone attitudini relazionali e, in alcuni casi specifici, la conoscenza dei beni o servizi che gli viene chiesto di acquistare.
Definizione delle competenze
Di seguito le 10 competenze distintive del Procurement, ripartite tra “hard” e “soft” e le relative descrizioni.
"Hard" skill nel procurement
- Processi: conoscere i processi che il Procurement deve saper "guidare", per poter essere "partner" dello stakeholder e non "follower" nella gestione dei processi che coinvolgono il fornitore esterno.
- Costi: conoscerecaratteristiche dei driver di costo e predisporsi al loro confronto, per saper dare un valore aggiunto distintivo e agire in ottica di ottimizzazione.
- Mercato: conoscere il mercatodella domanda e dell’offerta, per poter fare marketing d’acquisto e mettere a disposizione della propria azienda le sue potenzialità.
- Strumenti/KPI saper oggettivare le situazioni, per parlare di fatti e non di opinioni e facilitare la condivisione dei fenomeni con enti interni ed esterni.
- Tecniche negoziali:negoziare e non mercanteggiare. Conoscere le tecniche per saper individuare quella più idonea e alzare il livello delle proprie negoziazioni in modo da incrementare le "negoziazioni generative".
"Soft" skill nel Procurement
- Autorevolezza: saper parlare a nome dell’azienda, per poter essere credibile e quindi efficace nella relazione con gli interlocutori esterni.
- Leadership: saper "farsi seguire", per poter guidare conefficacia i processi d’acquisto interfunzionali e non “lavorare in rincorsa”.
- Assertività: comunicare in modo efficace, per potersi relazionare nel modo migliore con interlocutori esterni ed interni minimizzando il rischio di malinteso o fraintendimento.
- Resilienza: sapersi adattare al cambiamento, per vederlo come fonte di opportunità e non solo di rischio.
- Creatività: saper individuare soluzioni innovative, per riconoscere tutte le possibili soluzioni che possono incrementare il “valore” delle forniture, anche quelle che comportano cambiamenti più importanti per la propria azienda.
Cambiare non significa migliorare, ma per migliorare bisogna cambiare
Winston Churchill
Percorso di implementazione delle competenze
Per poter rendere l’iniziativa di crescita delle competenze del Procurement coinvolgente e partecipativa, è necessario costruire un percorso che preveda 3 step sinergici e complementari:
- Consapevolezza: consiste nel far conoscere alla Risorsa il modello atteso definito dall’azienda e il suo posizionamento attuale (definizione del “gap di competenza”).
- Acquisizione delle conoscenze: consiste nel fornire alla Risorsa le conoscenze risultate deficitarie attraverso iniziative formative mirate (copertura del “gap di competenza”).
- Creazione di competenze: consiste nel supportare la Risorsa nell’applicare le conoscenze acquisite, aiutandola a superare gli inevitabili ostacoli che questa incontrerà nel processo implementativo. Perché è solo attraverso la loro applicazione che le conoscenze acquisite in fase di training si possono trasformare in competenze.
Strumenti
Cegos ha sviluppato e messo a punto negli anni tutti gli strumenti necessari al fine di supportare i suoi Clienti nel percorso di crescita delle competenze del proprio Procurement.
Nello specifico, Cegos è in grado di supportare le aziende fornendo loro 3 servizi che sono tra loro sinergici e complementari:
- Assessment: fornendo modello e strumenti di valutazione delle singole competenze.
- Training: fornendo corsi formativi focalizzati su tematiche che vanno ad impattare su tutte le competenze specifiche di ruolo.
- Tutoring/Coaching: supportando le aziende nell’implementazione di “Progetti Pilota”, vale a dire di progetti dove la Risorsa, con il supporto del consulente, possa applicare alcuni concetti (processi, strumenti o pratiche) che gli sono stati trasferiti in fase di training su aree di business specifiche.
I 3 servizi sono da considerarsi modulari, nel senso che possono essere anche scelti singolarmente e “customizzabili”, ovvero che possono essere all’occorrenza adattati ad eventuali altri elementi già disponibili in azienda (es. Assessment Competenze).
Cegos è in grado di fornire questi servizi grazie ad un team di professionisti altamente qualificati che hanno condiviso il modello di competenze e le modalità attraverso le quali rafforzarlo e renderlo fruibile.
Per approfondire il tema, consulta l'area dedicata alla formazione in ambito acquisti.
Articolo di Franco Cavallotti
