La professione del Responsabile Acquisti
Chi è il Responsabile Acquisti?
In collaborazione con la Direzione Generale, il Responsabile Acquisti (RA) si occupa degli aspetti organizzativi, contrattuali, finanziari e logistici legati agli acquisti effettuati dall'azienda.
Il suo ruolo, infatti, è quello di raggiungere gli obiettivi quantitativi e qualitativi dell'organizzazione in termini di acquisizione di beni e servizi. Rappresenta l’azienda durante le fasi di negoziazione e chiusura.
Qual è il suo ruolo?
Il Responsabile Acquisti si occupa di tutte le attività che implicano un’azione di acquisto. In altre parole compra le materie prime, gli strumenti e i servizi necessari per portare avanti l'attività produttiva aziendale. Partecipa agli incontri con i manager per discutere le politiche di acquisto, perché poi, in quanto rappresentante dell'azienda, sarà colui che prenderà le decisioni per loro conto durante le operazioni commerciali.
Infine, l’RA può essere a capo di un team di acquirenti e agenti sul campo. In questo caso sta a lui assumere il ruolo di manager, garantendo prestazioni ottimali da parte della sua squadra. Inoltre si occupa anche di logistica e gestione del rischio, mantenendo un buon rapporto sia con fornitori che con i dipendenti.
Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?
Il Responsabile Acquisti contribuisce a favorire positivamente le dinamiche dell'economia aziendale.
Il suo interesse primario, infatti, è quello di ridurre al minimo le spese di acquisto per massimizzare i profitti della società attraverso le vendite, non dimenticandosi che la qualità dei prodotti o servizi acquistati deve soddisfare i requisiti stabiliti dai manager.
Padroneggiare il contesto e avere sotto controllo gli obiettivi aziendali
L’RA deve sapere quali siano le attività generali che competono alla sua azienda – per rappresentarla in modo efficace – così come conoscere gli attori esterni che partecipano durante le fasi di un’appropriazione di beni o servizi.
Conoscere l'ambiente circostante
In questo modo può comprendere maggiormente il settore in cui opera l’azienda, avendo al tempo stesso una visione globale. Necessita di identificare tutti gli obiettivi di ogni funzione, in particolare della propria.
È fondamentale che abbia bene a mente le politiche di acquisto aziendali, ecco perché deve analizzare tutti i dati commerciali al fine di sapere quali problemi potrebbero verificarsi e come affrontarli.
Regolare i prezzi
Il prezzo, come sempre, finisce per essere l'elemento chiave di un'operazione commerciale, motivo per cui il Responsabile acquisti ha il compito di negoziare e stabilire un accordo favorevole con il fornitore. A tale scopo l’RA deve tenere conto della qualità, del rapporto costi-benefici e della necessità dei beni o dei servizi che acquisirà. Deve anche anticipare l'impatto che l'acquisto avrà sulle finanze della società.
Acquisti Marketing
Uno degli obiettivi dell’RA è quello di tenere traccia delle azioni analitiche necessarie prima di iniziare qualsiasi processo di acquisto. Ciò comporta l'ottimizzazione delle fonti di informazioni, l'analisi delle esigenze e la conoscenza delle limitazioni e dei rischi del mercato.
La selezione dei fornitori
La fase di selezione del fornitore è fondamentale per tutte le operazioni successive: diversi parametri dell'acquisto, infatti, dipenderanno da questa scelta, motivo per cui il Responsabile Acquisti deve prestare un’attenzione particolare a questa attività per evitare problemi ed errori in futuro.
Il reclutamento
Per anticipare i rischi finanziari l’RA deve stabilire dei criteri che motivino la scelta dei fornitori.
Creerà dei collegamenti tra la strategia di marketing di acquisto e le candidature ricevute dopo il bando. Dopo aver osservato le somiglianze e tratto alcune considerazioni finali, selezionerà uno o più fornitori ideali per l'azienda.
La consultazione
Dopo la selezione l’RA dovrà avvicinarsi al fornitore in maniera diplomatica e professionale. Richiederà i file formali necessari per procedere agli step successivi, come ad esempio le richieste di informazioni, prezzo ed offerta, stando sempre attento a trasmettere un'immagine credibile e affidabile.
Negoziazione e comunicazione del Responsabile Acquisti
Prima di qualsiasi forma di negoziazione l’RA dovrà preparare il colloquio, vale a dire fissarsi in anticipo obiettivi e limiti. Sarà necessario, inoltre, che analizzi la situazione e i possibili problemi relativi all'acquisto da sostenere. Durante l'intervista, una buona comunicazione e argomenti concisi potrebbero aiutarlo ad ottenere maggiori benefici. Lo stesso discorso varrebbe anche per gestire al meglio situazioni difficili, nonché concessioni e controparti.
Gestione dei rischi e relazioni interne/esterne
Uno degli obiettivi del Responsabile Acquisti è quello di prendere in considerazione anche le altre discipline che partecipano all'acquisto e che, tuttavia, non sono direttamente correlate al commercio. Inoltre deve analizzare i rischi derivanti da ogni step compiuto durante il processo di acquisizione.
Aspetti giuridici dell'acquisto
A differenza di una (semplice) compravendita tra un rivenditore e un consumatore, lo scambio tra due società è un'azione legale. Infatti tanto le vendite come gli acquisti sono regolate dal Codice Commerciale. Le clausole incluse nei contratti richiedono l'attenzione del Responsabile Acquisti per gestire correttamente i rischi finanziari. In questo senso, è necessario garantire il rispetto delle condizioni legali durante l'esecuzione e fino alla fine del contratto.
Acquisti di qualità
La qualità degli acquistiviene definita dagliindici di performance imposti dai manager aziendali. Questi criteri saranno utili per gli audit di valutazione dei fornitori e per il miglioramento continuo delle forniture.
Detto questo l’RA creerà un cruscotto in cui sarà possibile trovare gli aspetti da modificare per una migliore qualità nelle operazioni di trading.
Gestione del team di acquisto
Il Responsabile Acquisti assume il ruolo di leader per raggiungere obiettivi collettivi. Di conseguenza i suoi compiti si concentrano sulla motivazione e la delega del gruppo di lavoratori assegnato. La buona performance di questi ultimi porterà vantaggi sia all’RA che all'azienda.
Quali sono i requisiti per diventare Responsabile Acquisti?
Naturalmente sono richieste una serie di competenze commerciali che mostrerà di possedere durante le operazioni interne ed esterne. La capacità di analizzare e negoziare lo aiuterà a raggiungere gli obiettivi concordati con i suoi superiori.
L’RA deve saper padroneggiare l’intera gestione del progetto: dallo sviluppo delle specifiche allo studio del rischio fino alla selezione dei fornitori. Sono queste responsabilità che lo contraddistinguono e gli permetteranno di ottenere o mantenere il lavoro.
Il Responsabile Acquisti ha a disposizione un team. Per dirigere correttamente i suoi collaboratori ha bisogno di alcune abilità di gestione; il suo ruolo di manager, infatti, lo porta a dover motivare e gestire tutti i membri del suo gruppo per lavorare ad uno scopo comune. Infine l’RA deve conoscere le buone tecniche di comunicazione che si riferiscono al suo campo. Ecco perché deve avere argomentazioni precise e concise durante il negoziato, anche in situazioni difficili. Una buona gestione dello stress durante un dialogo è indice di professionalità.
Quale formazione occorre?
Per raggiungere questa posizione le persone scelgono di laurearsi in studi legati al commercio, alle vendite o al marketing. Dopo anni di esperienza professionale in qualità di agente commerciale (o simili professioni), potrebbe richiedere la promozione in questa posizione. Una certificazione potrebbe agevolare il raggiungimento di tale obiettivo.
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