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La professione del Payroll Manager

Payroll Manager

Chi è il Payroll Manager?

In generale il lavoro delle Risorse Umane consiste nella gestione di team e talenti. Di conseguenza, richiede capacità di negoziazione e di ascolto e un buono spirito organizzativo. Tra i vari incarichi figura il Payroll Manager (PM), noto anche col nome di Payroll Officer, Head of Payroll Department/Service, Payroll and Personnel Administration Manager, che supervisiona un dipartimento composto da tecnici e responsabili del libro paga. Si occupa di tutti gli elementi del libro paga, fissi come gli stipendi e i contributi previdenziali, o variabili, come i congedi retribuiti, gli straordinari e le assenze per malattia. Il responsabile delle paghe gestisce anche gli oneri sociali preparando le varie dichiarazioni ed effettuando i pagamenti. Si assicura, quindi, che le operazioni relative alle buste paga si svolgano senza intoppi, garantendo che i trasferimenti vengano effettuati in tempo. Il Payroll Manager è il punto di riferimento per le istituzioni di controllo e le organizzazioni sociali. È anche il referente privilegiato dei dipendenti per tutte le domande e i problemi relativi agli stipendi, alle ferie e agli oneri sociali.

Qual è il suo ruolo?

Il Payroll Manager può svolgere un ruolo chiave nell'implementazione e nell'evoluzione del software di gestione delle retribuzioni. Può proporre un piano di formazione per programmare l'aumento delle competenze dei team, in collaborazione con i dipartimenti di formazione e IT.

In qualità di professionista del diritto del lavoro assicura che le operazioni relative al libro paga si svolgano senza intoppi ogni mese e corregge gli eventuali errori segnalati dai dipendenti. È responsabile della riscossione e del calcolo della retribuzione variabile e del conteggio delle assenze dovute a congedi retribuiti o malattie. È inoltre incaricato di tenere aggiornati i diversi tipi di trattenute sui salari e i diversi tipi di rimborso. Ha il compito di garantire che i vari oneri parafiscali e i contributi previdenziali siano pagati entro i termini previsti.

Quali sono gli obiettivi?

Consulenza Risorse Umane

La prima missione del Payroll Manager è quella di mantenere un dialogo continuo con i dipendenti, gli organi di rappresentanza di quest’ultimi e le parti sociali. Deve essere in grado di rispondere alle loro domande e di preparare gli accordi sociali. È inoltre tenuto a partecipare a tutti i progetti delle Risorse Umane. Deve anche consigliare i manager su questioni quali le procedure disciplinari, la gestione dei rappresentanti dei dipendenti e le regole sugli straordinari. Fornisce al management un'adeguata consulenza sui vincoli legali e supporto nei rapporti con i fondi pensione e sugli adattamenti alle nuove normative.

Monitorare le notizie sociali

Il responsabile del libro paga è tenuto a conoscere tutti gli obblighi di legge relativi all'amministrazione del personale e al libro paga. Deve essere attento ai grandi cambiamenti che riguardano l'azienda e il suo ambiente, come ad esempio la situazione economica, le fusioni e la vendita di un'attività. Deve elaborare o sviluppare procedure interne quali le regole per l'utilizzo dei veicoli aziendali, regole etiche, sistemi collettivi di remunerazione variabile o di rimborso spese.

Gestione dell'amministrazione del personale

Il Payroll Manager supervisiona un team che ha il compito di assicurare il rispetto delle regole interne dell'azienda e del codice del lavoro. Insieme al gruppo monitora tutti i processi di gestione del tempo, gestisce gli incidenti e le misure disciplinari. È inoltre responsabile dei rapporti con gli enti sociali e dell'applicazione delle norme del contratto collettivo e di quelli aziendali. Egli è responsabile della preparazione di tutti i documenti normativi relativi alla gestione del personale e della redazione dei contratti di lavoro, delle modifiche, dei saldi dei conti e dell'appartenenza ai vari fondi. In breve, deve tenere aggiornati gli archivi amministrativi di tutti i dipendenti. Infine, ma non meno importante, deve gestire il libro paga, caratterizzato da elementi fissi come stipendi, ferie, anzianità ed elementi variabili come bonus, straordinari, partecipazione agli utili, incidenti o malattie. Deve anche preparare le dichiarazioni obbligatorie e pagare i contributi.

Report sulle Risorse Umane

Il responsabile del libro paga è tenuto a redigere il bilancio sociale dell'azienda ed anche le dashboard che gli consentono di monitorare il personale e di registrare le retribuzioni, le ferie, le assenze, gli infortuni sul lavoro e qualsiasi altra attività. Egli deve analizzare i dati raccolti e segnalarli alla sede centrale o al comitato direttivo dell'azienda.

Quali sono le competenze necessarie per diventare Payroll Manager?

Riepilogo delle competenze per questo lavoro:

  • Padronanza del software di gestione delle retribuzioni
  • Padronanza degli strumenti di automazione dell'ufficio
  • Comprovata competenza giuridica
  • Organizzazione
  • Avere buone capacità relazionali
  • Avere uno spirito di sintesi e di analisi

Competenze tecniche

La padronanza del software di gestione delle retribuzioni è essenziale. Lo stesso vale per i comuni strumenti di office automation, banche dati e statistiche. Inoltre, il Payroll Manager deve conoscere l'organizzazione, la cultura, le linee di business e le pratiche consolidate all'interno dell'azienda. Deve avere comprovate competenze legali ed essere pienamente consapevole degli obblighi legali relativi alla gestione del personale.

Competenze professionali

Sono richieste innegabili capacità organizzative, in quanto il PM è responsabile di molti dossier, a volte incentrati su questioni molto distanti tra loro. Deve avere una propensione ai numeri perché la dimensione statistica è onnipresente nel suo lavoro. Deve dimostrare grande disponibilità per poter rispondere in ogni momento alle domande dei dipendenti o dei sindacati ed essere rigoroso perché il minimo errore di gestione può avere un impatto diretto e negativo sulla vita dei lavoratori.

Competenze interpersonali

La prima qualità di un Payroll Manager è il rispetto della riservatezza. Deve ispirare fiducia e stabilire rapporti cordiali con gli altri dipendenti. Sono richieste qualità relazionali, in quanto è in contatto con molti altri reparti dell'azienda. Il PM deve essere obiettivo e imparziale per non cedere alla tentazione di favorire un lavoratore rispetto ad un altro a causa di fattori emotivi, oltre che fermo e coerente nelle parole e nelle azioni. Sono necessari uno spirito di sintesi e di analisi, oltre a una grande pazienza e tenacia nella ricerca degli errori in caso di reclamo. È richiesta discrezione in quanto si occupa di un'area particolarmente sensibile.

Quale formazione occorre?

La posizione di Payroll Manager è aperta a candidati con 5-10 anni di esperienza nella gestione delle retribuzioni o a manager con almeno tre anni in una società o società di consulenza in qualità di commercialista, tecnico o responsabile delle buste paga. Possibilmente ha conseguito un diploma di laurea in amministrazione delle retribuzioni e del personale o un master in gestione delle risorse umane.

È possibile anche che abbia alle spalle una formazione contabile.

Noi di Cegos possiamo offrire percorsi formativi per rafforzare le conoscenze e le abilità indispensabili per cogliere l’opportunità di accedere a questa posizione.

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