10 punti per condurre un colloquio
La corretta ed efficace gestione di un colloquio richiede di essere preparati sul contenuto che animerà la discussione. Questa non è però l’unica condizione. Un atteggiamento di apertura interpersonale è fondamentale: essere disponibili e rispettare il ritmo del collaboratore è sempre costruttivo.
Ci sono però altri 10 punti che, se rispettati, possono aiutare voi e il vostro collaboratore nel raggiungere reciproca soddisfazione.
Eccoli:
- Organizzate il colloquio e concentratevi sull'obiettivo principale.
- Accogliete il collaboratore e mettetelo a suo agio.
- Verificate il consenso del collaboratore sullo scopo dell’incontro.
- Condividete esigenze, aspettative e motivazioni.
- Trovate un accordo sull'analisi della situazione.
- Suggerite soluzioni o chiedete al collaboratore di farlo.
- Convalidate le soluzioni con il collaboratore.
- Definite il seguito e pianificate la riunione successiva.
- Concludete in modo positivo e ringraziate il collaboratore.
- Predisponete un promemoria e, se utile, condividetelo con il collaboratore.
Come dare feedback
Fornire feedback ai collaboratori significa gestire correttamente la relazione tra ruoli, confermando e valorizzando i comportamento esistenti di tipo costruttivo (feedback positivo) o per aiutandoli a comprendere cosa cambiare (feedback negativo).
Consigli sul come dare un feedback positivo
Preparare il colloquio
- Verificate i fatti.
- Chiarite gli effetti positivi della situazione.
- Chiarite gli obiettivi della riunione.
Durante il colloquio
- Prolungate l'accoglienza e siate coerenti con gli obiettivi.
- Riepilogate gli eventi documentati dai fatti e gli effetti positivi.
- Congratulatevi e incoraggiate il collaboratore.
Fornire feedback negativo: alcuni consigli
Preparare il colloquio
- Verificate i fatti.
- Cercate le cause del problema.
- Chiarite gli effetti negativi del problema.
- Pensate a come sia possibile aiutare il collaboratore.
- Chiarite gli obiettivi del colloquio.
Durante il colloquio
- Accogliete il collaboratore evitando drammatizzazione o eccessiva informalità.
- Riepilogate gli eventi documentati dai fatti e gli effetti negativi.
- Esprimete la vostra insoddisfazione, le vostre opinioni e sensazioni.
- Chiedete al collaboratore di esprimere il proprio punto di vista e di fornire una spiegazione.
- Sollecitate la proposta di soluzioni concrete per cercare di risolvere il problema.
- Stabilite il modo in cui darete una mano.
- Redigete un piano d'azione.
- indicate gli effetti positivi del cambiamento e incoraggiate il collaboratore.
- Riformulate l'accordo.
- Definite un momento di controllo.
Punti chiave da rispettare nei colloqui di feed back negativo
- Limitatevi ai fatti.
- Prestate attenzione al modo in cui vengono espresse le cose.
- Il colloquio deve essere diretto.
- Evitate i confronti.
- Evitate ironia e umorismo.
- Esprimete una sola critica alla volta.
- Evitate di generalizzare.
- Non menzionate gli errori passati.
- Utilizzate la prima persona, "io".
- Ricorrete alle critiche costruttive per incitare al cambiamento.
Consigli su colloqui con scopo motivazionale
- Consentite ai collaboratori di esprimere la causa dell'insoddisfazione, le loro opinioni, esigenze e aspirazioni.
- Definite insieme le azioni da intraprendere per risolvere il problema.
- Valutate le possibili soluzioni.
- In caso di professionisti autonomi, rassicurate senza eccedere nelle azioni di supporto.
- Ricordate o ridefinite le regole del “gioco” tra manager e collaboratore.
- Specificate piano d'azione e momenti di controllo reciproco.
- Concludete in modo positivo, rinforzando l’accordo preso
- Date prova di fiducia nel successo di entrambi.
Per apprendere al meglio come adottare un tipo di comunicazione manageriale efficace, leggi il primo e il secondo capitolo della serie dedicata.
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