Il linguaggio HR: attenti alla forma!

La contemporanea gestione italiana delle Risorse Umane corre sempre due rischi comunicativi: una adozione superficiale di termini stranieri o, all'opposto, il mantenimento di formule fumose, dal vago stile amministrativo.

Se il primo rischio si osserva soprattutto nel mondo delle multinazionali, il secondo è onnipresente. Colpisce non solo la funzione amministrativa di molte PMI ma anche molte grandi aziende che non hanno mai riflettuto sullo stile di comunicazione che adottano con i propri dipendenti.

Il rischio dell’esterofilia linguistica è presente in tutto l’insieme aziendale. L’uso di termini anglofoni è decisamente in voga in tutte le tipologie di ufficio. Talvolta ci sono vocaboli difficili o scomodi da rendere nella nostra lingua (pensiamo a feedback). Spesso però, anche quando esiste la perfetta traduzione, la preferenza va verso un termine inglese, creando ridondanze o fraintendimenti. Qualche esempio: ASAP (as soon as possible); assessment; board; conference call; disruptive; pending; report; smart; skills; task; team; vision.

Terminologia delle funzioni aziendali

Questa tendenza risulta ulteriormente enfatizzata nelle terminologietipiche di ogni funzione aziendale. Un non recente ma sempre valido contributo di Fabio Marchionni e Eugenio Pelitti ricordava quanto “nelle organizzazioni aziendali, che sempre più vivono e si nutrono di riti e miti, i simboli rivestono un'importanza straordinaria per ciò che si vuole comunicare all'esterno o all'interno. Non solo i simboli più propri della visibilità esteriore, quali i loghi delle aziende o delle marche da esse prodotti, ma anche i simboli del linguaggio utilizzato.”

In riferimento alle pratiche di gestione delle persone nelle organizzazioni venivano presentati alcuni esempi.
Rispetto alla funzione globale:

• Personale (Personnel Dept)
• Risorse Umane (Human Resources)
• Capitale Umano (Human Capital)

Rispetto alle attività di scelta ed inserimento dei nuovi collaboratori:

• Reclutamento
• Selezione
• Recruitment & Selection
• Attracting, Recruitment & Selection
• Employer Branding & Selection
• Talent Development (da preferire allo scandaloso - linguisticamente - Sourcing Department).

Rispetto alla formazione:

• Ufficio (poi nobilitato in Dipartimento) di Formazione
• Training Dept (un po' di inglese non si nega mai)
• Training and Education Dept
• Learning Dept (alle volte mischiato a People/Management Development)

Conveniamo sul fatto che il cambiamento di approcci possa e debba essere enfatizzato tramite cambiamenti nelle rappresentazioni di funzione ma è fondamentale la ricerca della coerenza. Molte aziende si sono purtroppo abituate a cambiare la forma per inseguire le mode, lasciando invariata la sostanza. Spesso l’unico risultato è il senso di smarrimento che i lavoratori hanno e che nasce quando non comprendono cosa realmente l’azienda stia proponendo loro.

Il lessico della Burocrazia

Concentriamoci ora sul rischio del burocratese, consapevoli che impostare un sistema di gestione risorse umane coerente con le esigenze contemporanee richiede anche una forma di comunicazione adeguata.

Come ha osservato l’esperto di comunicazione Michele Cortelazzo è almeno dal 1979 che il lessico italiano si è arricchito del termine burocratese, intendendo in maniera dispregiativa, “il linguaggio inutilmente complicato ed ermetico in uso nella pubblica amministrazione: un segnale che colloca alla fine degli anni Settanta l’esplodere del senso di fastidio e di insoddisfazione per la lingua utilizzata dalla burocrazia italiana”.

Da allora molte cose sono o sembrano cambiate e l’amministrazione pubblica ha cercato di migliorarsi. Dal lontano 1993 sono apparse diverse indicazioni istituzionali, terminate nel 2005 con una interessante direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica. In questo documento si invita a considerare alcuni riferimenti:

1. Evidenza delle finalità e dei contenuti
2. L’identificazione dei destinatari
3. La leggibilità
4. La comprensibilità

Molti di questi riferimenti sono ancora poco rispettati non solo nelle comunicazioni delle pubbliche amministrazioni ma anche dalla funzione amministrativa e dalla funzione HR di numerose aziende private.

Qualche esempio? Il frequente uso di:

• eccessiva formalità e miscela con linguaggio amministrativo
• terminispecialistici anche in comunicazioni rivolte ai dipendenti privi delle competenze necessarie per poterne comprenderne pienamente il significato
• parole complesse (soprattutto arcaismi o neologismi)
• sigle non esplicitate
• perifrasi
• forme passive
• costruzioni impersonali

Il burocratese (sia pubblico, sia privato) fa largo uso di preposizioni e congiunzionicomplesse che appesantiscono il testo e non aiutano a rendere trasparente il contenuto. Talvolta si tratta di abitudini linguistiche acquisite in maniera implicita, o di vocaboli che vengono conservati solo per inerzia o per dare al testo una patina di formalità. Ecco alcune delle forme più comuni: “Con la presente si comunica che…”, “Con la presente si rende noto che…”.

Consigli per prevenire le distorsioni e promuovere coerenza comunicativa.

Innanzitutto la funzione deposta alla gestione delle persone nelle organizzazioni dovrebbe interrogarsi sul proprio scopo e sullo stile gestionale scelto. Questo permetterebbe di definirsi in una maniera coerente e pragmatica. Inutile definirsi “HR Dept.” se l’attività primaria resta l’amministrazione del personale (Personnel Adm). In ogni caso sarebbe poi molto opportuno monitorareciclicamente la qualità dei propri documenti e del modo in cui i propri componenti si relazionano in forma scritta con il personale aziendale. Si tratta di una azione necessaria non solo per correggere eventuali distorsioni ma anche per prevenire potenzialiconfusioni.

Sintassi

È consigliabile:

1. scrivere frasi brevi
2. usare frasi semplici e lineari costituite, cioè, da un’unica proposizione, soggetto, verbo e qualche complemento.
3. scrivere frasi con forma attiva e affermativa
4. specificare sempre il soggetto
5. preferire, se possibile, modi e tempi verbali semplici
6. se possibile evitare l’uso del gerundio

Il lessico

Per un testo efficace possiamo usare:

1. parole comuni, concrete e dirette
2. pochi termini tecnico-specialistici derivati dal linguaggio giuridico, economico-finanziario
3. poche sigle e abbreviazioni

Leggi anche l'articolo "La gestione del cambiamento: la relazione tra tipologie ed effetti sui lavoratori" e consulta l'area dedicata del Catalogo Corsi Cegos.

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Scritto da

Alessandro Reati 

Psicologo del lavoro e consulente direzionale certificato CMC-ICMCI, da oltre 25 anni si occupa di consulenza, formazione e coaching, guidando programmi di cambiamento e sviluppo organizzativo presso aziende nazionali e multinazionali, associazioni e istituzioni. Il focus dei suoi interventi è sulla valorizzazione delle risorse umane e della community professionale. Privilegia metodi di intervento partecipativi e basati sul coinvolgimento attivo. A lungo professore a contratto presso diverse università, è autore di numerosi articoli pubblicati su riviste scientifico-professionali e blog divulgativi e coautore di una decina di volumi. Scopri di più