Time Management manageriale: quando il problema nel sistema delle priorità

Agenda, matrice delle priorità, blocchi di concentrazione, disciplina nelle notifiche. Tutto utile, e tutto già sperimentato da chiunque abbia un calendario. Eppure c'è un punto oltre il quale nessuna tecnica personale riesce a compensare un sistema che produce più richieste di quante ne possano stare nel tempo disponibile.

Quando il tempo diventa un problema organizzativo

La psicologia del lavoro descrive il fenomeno con concetti come overload, role conflict, interruzioni e job demands.

Il tempo non è soltanto una risorsa privata del manager: viene prodotto e consumato dall'organizzazione. Chi può convocare una riunione? Chi può cambiare una priorità senza chiudere quella precedente? Quali escalation sono davvero urgenti e quali soltanto rumorose? Quante attività vengono avviate senza che nessuna venga terminata? Sono domande di governance. Il calendario, purtroppo, non ha ancora imparato a contestare le decisioni di governance: le registra e basta.

Per un manager la questione è ancora più interessante, perché la propria gestione del tempo diventa il tempo degli altri. Un responsabile sempre disponibile può trasformarsi nel collo di bottiglia del proprio team. Una delega incompleta genera ritorni continui. Priorità non esplicitate costringono le persone a interpretare ogni richiesta come urgente, cioè a usare l'ansia come criterio di pianificazione. E le riunioni convocate per ridurre l'incertezza frammentano spesso la giornata più di quanto la chiariscano.

Le regole organizzative per usare bene il tempo

Per questo il time management manageriale dovrebbe includere una domanda di work design: quali regole rendono possibile usare bene il tempo? Chiarezza delle priorità, criteri di escalation, delega, protezione del lavoro concentrato e legittimità nel "dire no" sono leve organizzative, non trucchi di produttività.

La responsabilità individuale resta intera. Ma prima di chiedere alle persone di organizzarsi meglio, vale la pena verificare se l'organizzazione sta producendo condizioni nelle quali organizzarsi è realisticamente possibile.

Vi invito a portare il vostro calendario reale, non quello ideale al corso Time Management per manager: padroneggiare le proprie priorità. Il confronto con altri manager è più utile quando parte dai problemi che ciascuno ha già smesso di notare.

Riferimenti essenziali

• A review of the time management literature, Personnel Review - Claessens, B.J.C. et al. (2007);
• The Job Demands-Resources model: state of the art, Journal of Managerial Psychology - Bakker, A.B. e Demerouti, E. (2007).

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Scritto da

Alessandro Reati 

Psicologo del lavoro e consulente direzionale certificato CMC-ICMCI, da oltre 25 anni si occupa di consulenza, formazione e coaching, guidando programmi di cambiamento e sviluppo organizzativo presso aziende nazionali e multinazionali, associazioni e istituzioni. Il focus dei suoi interventi è sulla valorizzazione delle risorse umane e della community professionale. Privilegia metodi di intervento partecipativi e basati sul coinvolgimento attivo. A lungo professore a contratto presso diverse università, è autore di numerosi articoli pubblicati su riviste scientifico-professionali e blog divulgativi e coautore di una decina di volumi.

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