Quando parliamo di Remote Collaboration, intendiamo una nuova concezione di organizzazione del lavoro che acquisisce sempre maggior importanza. Quante volte hai sentito dire, negli ultimi anni: “Il lavoro sta cambiando, è richiesta maggiore flessibilità e capacità di adattamento a nuovi strumenti e nuovi metodi di collaborazione?”.
Magari lavori in un contesto Multinazionale in cui collabori con gruppi di lavoro all’estero e ti confronti quotidianamente con culture differenti, fusi orari e strumenti digitali in grado di facilitare lo scambio nelle riunioni.
Sempre più Aziende, inoltre, in questo momento di emergenza sanitaria si stanno attrezzando e richiedono ai propri dipendenti di adattarsi e di sperimentarsi in attività lavorative da remoto, come lo smart working.
Come cambia il modo di lavorare?
Tutto questo fino a qualche settimana fa era solo una modalità di lavoro più affascinante e moderna, negli ultimi giorni sta diventando anche una necessità. La domanda che mi pongo è: “Sarà facile gestire tutto?” Probabilmente non sarà né facile né difficile, ma sarà diverso!
La collaborazione remota, considerata tra le principali soft skills da sviluppare per essere competitivi, permette di eliminare i limiti della posizione geografica e sviluppare lo spirito di squadra tra i membri dei team di un’azienda, indipendentemente dalla loro posizione in questo mondo.
Ma come si fa ad implementare la Remote Collaboration e fare squadra con colleghi che non hai la possibilità di incontrare personalmente e di approfondirne la conoscenza? Sicuramente sarà un processo diverso da quello che abitualmente affronti, ma è decisamente fattibile! Come? Dovrai impegnarti a:
- costruire un rapporto di fiducia con gli altri
- affinare le tue capacità comunicative
- alimentare la coesione fra i membri del team
Se il team è completamente remoto è anche importante prevedere degli incontri di persona almeno una volta l’anno, in quanto solo di persona si consolida la cultura d’azienda.
Per permettere l’evoluzione di un team di lavoro e per ottenere una maggiore collaborazione tra i suoi membri ed una loro partecipazione più attiva, è necessario che le persone passino da una semplice interazione all'integrazione, attraverso la condivisione dei propri bisogni e delle proprie esigenze.
Le basi per una Remote Collaboration efficace
Per creare un buon gruppo di lavoro è, inoltre, auspicabile avere:
- degli obiettivi comuni che siano chiari e ben definiti a tutti i membri del team
- delle skill complementari
- delle procedure operative comuni da seguire, compresa la conoscenza condivisa dei tool di lavoro
- dei ruoli e delle responsabilità definite
I team virtuali rischiano di disperderel’energia perché non esiste uno spazio fisico in grado di contenerla.Per fare in modo che ciò non accada e che il team arrivi a identificare unproprio contesto, è fondamentale che:
- tutto il team sia a conoscenza degli eventi in corso anche se riguardano e coinvolgono solo alcuni membri del gruppo.
- Il gruppo sviluppi una propria identità e un forte senso di appartenenza creando ad esempio una casella di posta collaborativa (team inbox) per tutte le informazioni provenienti dal gruppo di lavoro e per consentire alle persone esterne all'organizzazione di inviare messaggi al team.
- Lo spazio virtuale sia personalizzato attraverso emoticon, immagini, foto, descrizione dei profili e delle proprie passioni, al fine di rendere tutto “più reale e più vicino”.
Gli strumenti della collaborazione a distanza
Gli strumenti sono l’alleato principale dei team a distanza e permettono di:
- creare legami
- trasmettere i valori dell’azienda
- essere efficaci ed efficienti
Quale strumento scegliere? Quelli essenziali sono:
- email,per testi medio-lunghi e interazioni rapide;
- chat,per comunicare velocemente e in tempo reale;
- bachecheo blog interni, per dare informazioni che siano più permanenti rispetto aquelle scambiate in chat;
- telefono,per quelle questioni che possono essere gestite attraverso una conversazionevocale;
- videochat, per le riunioni di lavoro ma anche per momenti più informali;
- video,per condividere lo schermo durante una videochiamata o per registrare ediffondere delle procedure;
- sistemidi gestione dei progetti, per le cose da fare e da portare avanti.
Esistono tantissimi tipi di strumenti, l’importante è scegliere quelli più efficaci per lavorare bene e per raggiungere l’obiettivo specifico.
In generale, gli strumenti di collaborazione a distanza sono programmi ed applicazioni che permettono a qualsiasi team di lavoro di impostare una piattaforma personalizzata che consenta sia di comunicare in chat o videochat sia di condividere documenti e progetti in tempo reale.
Sicuramente ti sarà chiesto di esercitare delle specifiche capacità personali e interpersonali per lavorare in Remote Collaboration, ma le sfide non ci spaventano!
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