La professione del Responsabile del Magazzino
Chi è il Responsabile del Magazzino?
Il Responsabile di magazzino (RM) è anche conosciuto come il Responsabile degli acquisti o Magazziniere. Il più delle volte è legato ai reparti della logistica, dell’amministrazione e degli acquisti.
È importante sapere che la gestione dell'inventario è al centro delle preoccupazioni manageriali. Infatti, se non viene fatto correttamente, influisce sulla redditività dell'azienda ed è fonte di difficoltà finanziarie.
L’RM non ha diritto di commettere alcun errore nello svolgimento dei suoi compiti. Deve quindi sviluppare strategie per raggiungere gli obiettivi attraverso una costante e crescente distribuzione delle merci. Il Responsabile di magazzino svolge un ruolo importante sia in un'azienda commerciale che in una industriale. È responsabile dell'intera catena di gestione dell'inventario, dall'acquisto dei prodotti alla loro entrata in magazzino, dalla rimozione alla contabilizzazione.
Qual è il suo ruolo?
Il Responsabile di magazzino rappresenta una posizione strategica di fiducia. Si fa riferimento a quest'ultimo per le operazioni di ricezione, preparazione, distribuzione e stoccaggio di merci. L'ottimizzazione e la gestione ottimale delle scorte sono di sua competenza.
Quando le scorte sono meno importanti, la società è soggetta a una carenza delle scorte. Al contrario quando c’è una sovrabbondanza, influisce sul prezzo di costo, impattando sul saldo del flusso di cassa. L’RM deve sapere quali scorte sono necessarie al momento giusto. Deve quindi mettere in atto una buona politica di approvvigionamento e una corretta gestione dell'inventario per massimizzare i profitti e ridurre al minimo i costi.
Il Responsabile di magazzino lavora a stretto contatto con trasportatori e fornitori. In questo senso coordina e stabilisce l'intero processo di approvvigionamento entro i termini stabiliti. A seconda della domanda dei clienti e delle necessità del reparto vendite, è anche responsabile della gestione delle esigenze di volume e di spazio con i responsabili delle operazioni (stoccaggio, superficie, rotazione dei prodotti, ecc.). L’RM controlla l'elaborazione degli ordini dall'inizio alla fine, rispettando le scadenze e i costi previsti.
Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?
La missione principale del Responsabile di magazzino è quella di coordinare lo stoccaggio delle merci, garantendone l'arrivo e la consegna. È essenziale, se non cruciale, che conosca i prodotti, la domanda e l'evoluzione del mercato.
Pianificare, elaborare gli ordini e stabilire le consegne con i fornitori
Il Responsabile di magazzino deve stabilire una previsione di vendita e stilare le linee guida di approvvigionamento. Poi coordina e condivide il suo programma con i fornitori, informandoli qualora vengano apportate delle modifiche. Quando lo stock ha raggiunto un certo livello si interfaccia con i fornitori, avendo sempre a mente sia le esigenze aziendali che i tempi di consegna. Una volta che i prodotti sono stati consegnati, occorre verificare che i prodotti siano conformi ai requisiti sostanziali e formali riportati nel contratto.
Può definire un sistema di ordini di acquisto per monitorare gli acquisti. L’RM deve poi sottoporre alla direzione i vari costi dell'ordine: biglietto aereo, costi di fotocopiatura, spese telefoniche, ect... Allo stesso tempo deve anche fornire loro l'importo delle spese relative allo stoccaggio (deposito, movimentazione, custodia, elettricità, costi del personale, affitto e manutenzione dei locali di deposito, ecc.)
Verificare i criteri di performance dei fornitori
L’RM è tenuto a scegliere i propri fornitori, per questo deve valutarli al fine di vedere se soddisfano le esigenze e i requisiti dell'azienda. Deve poi porsi le seguenti domande: quali sono i requisiti? Come si progetta una dashboard? Chi sarà nominato responsabile?
Il Responsabile di magazzino deve rispettare gli standard ISO che consistono nel proporre un processo di valutazione e monitoraggio dei fornitori. Ciò deve essere fatto in modo efficiente e ben ponderato.
Ecco alcuni indicatori che dovrebbe prendere in considerazione:
- Prezzo e qualità del prodotto/Coerenza della qualità
- Esistenza di un’ampia gamma
- Accesso alle informazioni
- Disponibilità del magazzino
- Scadenze proposte
- Velocità e puntualità delle consegne
- Variazioni di prezzo (mensile, annuale, ecc.)
- Volontà di cooperare allo sviluppo di nuovi prodotti
- Disponibilità del team di vendita
- Reattività alla domanda (comprese le tariffe o la non conformità dei prodotti)
- Anzianità della collaborazione
Monitoraggio della qualità e della quantità dei prodotti ricevuti
Il Responsabile di magazzino è tenuto a verificare la conformità della merce consegnata prima di firmare la bolla di consegna. Se rileva una qualsiasi anomalia (danni, confezione danneggiata, prodotto mancante, ecc.) deve informare immediatamente il fornitore.
Per farlo deve emettere prenotazioni scritte precise e dettagliate. Dopo un attento controllo, se i prodotti sono effettivamente conformi, l’RM prende in consegna e registra la merce, supervisiona lo stoccaggio nelle aree di accoglienza e organizza il trasporto dei prodotti verso il luogo di stoccaggio.
Inventario di carico
L'inventario viene utilizzato per diversi scopi. È uno strumento indispensabile per qualsiasi Responsabile di magazzino. Viene consultato per controllare il valore dei prodotti immagazzinati, valore trasmesso al reparto contabilità. Consente di visualizzare le quantità effettive in magazzino e quelle presenti sul software di gestione. Se il divario si allarga significa che può esserci un difetto nel processo di gestione (perdita o furto). L’RM può scegliere di effettuare un inventario annuale o rotante. Qualunque sia il metodo scelto può farlo conteggiando le schede quanto le scorte e regolarizzando quest’ultime.
Quali sono i requisiti per diventare Responsabile del Magazzino?
Recap delle competenze necessarie per questo incarico:
- Capacità inerenti alla gestione di un team
- Capacità d’ascolto
- Sapere guidare un team
- Facilità a relazionarsi
- Sapere gestire lo stress
- Conoscere le norme doganali
Il Responsabile di magazzino deve possedere capacità relazionali, in quanto è in contatto diretto sia con il team di vendita che con i fornitori della sua azienda. Metodico e rigoroso, gestisce i suoi dipendenti (receptionist e magazzinieri conducenti) con virtuosismo. Per svolgere la sua missione deve conoscere perfettamente il settore in cui opera. Poiché l'IT è onnipresente nelle sue attività, deve padroneggiare i software di gestione della logistica come Klick Stock, OpenConcerto, Dolibarr, Openflex, Dolisim, Inventoria e molti altri.
Deve anche conoscere i programmi di computerizzazione assistita che facilitano gli interventi da svolgere giorno per giorno. Reattività, adattamento e perseveranza fanno parte della vita quotidiana del Responsabile di magazzino.
Spesso si trova a dover fronteggiare situazioni difficili come la scomparsa di oggetti o la loro rottura durante la manipolazione, per questo deve essere in grado di mantenere la calma. Se lavora presso una società operante in ambito internazionale deve comprendere le normative doganalivigenti, oltre che possedere un’ampia conoscenza dei concetti legislativi in materia di trasporti. Padroneggiare la lingua inglese è un requisito importante.
Quale formazione occorre?
Il settore della logistica è in piena espansione. Molte persone sono ora attratte da questo lavoro, un tempo più o meno ignorato. L’inserimento professionale accoglie i giovani diplomati che hanno sostenuto il corso di guida di un carrello elevatore. Può essere utile aver ricoperto precedentemente una posizione come responsabile degli approvvigionamenti o degli acquisti.
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Organizzazione e gestione del magazzino
Gestione, controllo e riduzione scorte
Intelligenza emotiva e gestione dello stress
