Come progettare con successo un percorso di formazione: metodo, fasi ed errori da evitare

È frequente che le aziende esprimano le proprie esigenze formative partendo dal formato che vorrebbero adottare: un "workshop di mezza giornata" o un "breve modulo e-learning". Tuttavia, il formato non dovrebbe essere l'unico punto di partenza nella progettazione di una formazione. Infatti, ci sono molti altri parametri che dovrebbero essere considerati prioritari.

Come si svolge la progettazione di un percorso di formazione?

La progettazione di un percorso di formazione (chiamata anche ingegneria della formazione o ingegneria didattica) è un processo volto a costruire un dispositivo di apprendimento coerente, progressivo e orientato ai risultati. Non si riduce alla scelta di un formato o di uno strumento: parte dall'analisi dei bisogni reali per definire obiettivi didattici precisi, selezionare azioni formative appropriate e misurare l'impatto sui comportamenti.

La costruzione di un percorso formativo efficace combina diverse fasi chiave: analisi dei bisogni, definizione degli obiettivi, scelta delle modalità, implementazione e valutazione. A differenza di una sessione isolata, si inserisce in una logica di progressione a lungo termine per consolidare stabilmente le competenze negli apprendenti.

Le fasi chiave per progettare un percorso di formazione efficace

La progettazione di un percorso si basa su un metodo collaudato, ispirato ai modelli dell'ingegneria della formazione come l'ADDIE (Analizzare → Progettare → Sviluppare → Implementare → Valutare). Le fasi principali da seguire sono descritte in seguito.

Fase 1: Analizzare i bisogni formativi

Prima di progettare, è indispensabile realizzare un'analisi dei bisogni: quali competenze mancano? Quali comportamenti devono evolvere? Qual è il pubblico target, il suo livello di partenza?

Questa analisi può basarsi sui colloqui annuali, sui feedback dei manager, sui riscontri dal campo o su autovalutazioni. Permette di identificare le aree di miglioramento prioritarie e di collegare la formazione agli obiettivi strategici dell'azienda.

Fase 2: Formulare obiettivi didattici chiari

Un obiettivo didattico preciso ha questa forma: "Al termine del percorso, il partecipante sarà in grado di…" e si articola su tre livelli:

• Sapere: le conoscenze teoriche da acquisire
• Saper fare: le procedure e i metodi da padroneggiare
• Saper essere: gli atteggiamenti e i comportamenti da adottare

Gli obiettivi devono essere SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Realistici, Temporizzati) e allineati con i risultati attesi dall'organizzazione.

Fase 3: Costruire l'architettura del percorso

È qui che entra pienamente in gioco l'ingegneria didattica. Si tratta di strutturare i moduli dal semplice al complesso, alternando modalità sincrone e asincrone. I principi dell'apprendimento degli adulti (andragogia) ricordano che gli adulti apprendono meglio quando la formazione è direttamente collegata alla loro situazione lavorativa reale e valorizza la loro esperienza.

Un buon percorso prevede anche valutazioni formative a ogni fase, un accompagnamento personalizzato e sessioni distanziate nel tempo per favorire il consolidamento delle competenze.

Fase 4: Implementare e accompagnare

L'attuazione deve essere organizzata con cura: pianificazione delle sessioni, coinvolgimento dei manager, conduzione delle classi virtuali o dei workshop in presenza. L'accompagnamentodegli apprendenti lungo tutto il percorso è un fattore chiave di successo.

Fase 5: Valutare l'impatto e migliorare in modo continuo

La valutazione non si limita a un questionario di soddisfazione. Misura il raggiungimento degli obiettivi didattici, l'evoluzione dei comportamenti sul lavoro (indicatori di performance) e, se serve, il ROI della formazione. I risultati alimentano il miglioramento continuo della formazione.

I diversi tipi di percorso di formazione

Un formato formativo indica il metodo con cui viene erogato l'apprendimento. Che si opti per una formazione sincrona o asincrona, ciò implica scelte didattiche diverse a seconda delle competenze mirate. I formati si suddividono in tre grandi categorie:

• La formazione asincrona: viene seguita al ritmo dell'apprendente attraverso formati diversi come video, quiz, infografiche o moduli e-learning.
• La formazione sincrona: viene erogata dal vivo, ad esempio sotto forma di workshop o coaching.
• Gli approcci blended: combinano entrambe le modalità.

Per decidere tra queste opzioni, è essenziale chiedersi quale formato permetterà di produrre il cambiamento desiderato e, successivamente, di fornirne prove tangibili. In realtà, non esiste un unico modello di percorso formativo efficace. La scelta dipende dagli obiettivi didattici, dal pubblico target e dai vincoli dell'organizzazione.

Nella maggior parte dei casi, i percorsi formativi efficaci in azienda combinano più di questi approcci, in particolare il blended learning, per coniugare autonomia, interazione e consolidamento duraturo nello sviluppo delle competenze dei collaboratori.

Il processo in 5 fasi per scegliere il formato formativo giusto

• Definite innanzitutto ciò che deve cambiare e il modo in cui potrete misurare questo cambiamento nel vostro ambiente di lavoro.
• Fate corrispondere il formato alla competenza da acquisire. Le conoscenze di base possono essere trasmesse in modalità asincrona, ma le competenze comportamentali richiedono una pratica in presenza.
• Distanziate le sessioni nel tempo per facilitare la messa in pratica concreta.
• Definite i vostri indicatori fin dall'inizio: individuate gli indicatori chiave di comportamento e i risultati di business attesi.
• Coinvolgete i manager nel percorso, chiedendo loro di osservare, annotare e valorizzare i comportamenti che evolvono.

L'errore da evitare per fare la scelta giusta

Partire dal presupposto che l'apprendimento in autonomia vada bene per tutti è un errore frequente. Nella pratica, un modulo e-learning può essere adatto a persone che hanno una predisposizione mentale compatibile con questa modalità.

Ma è possibile che questo tipo di formato non sia adatto a tutti: a differenza delle sessioni in presenza, i moduli video generano minore coinvolgimento e motivazione nei partecipanti. Al contrario, i momenti che combinano contenuto ed emozione sono quelli che si ricordano meglio, poiché la memoria si nutre di ciò che si prova e si fa, non solo di ciò che viene mostrato.

Adattare il formato formativo alle competenze ricercate

L'analisi dei bisogni è il fondamento stesso di un percorso formativo efficace. Precede la definizione degli obiettivi didattici e la scelta delle azioni formative da implementare.

In breve, definite prima di tutto come dovrebbero apparire i cambiamenti desiderati e in che modo potrete poi misurarli. Se iniziate scegliendo un formato di apprendimento prima di aver risposto a questa domanda, rischiate di ottenere una formazione ben erogata e apprezzata dai partecipanti, ma dimenticata immediatamente dopo.

Se le conoscenze di base possono essere trasmesse facilmente tramite brevi moduli e-learning, non è così per le competenze comportamentali. Infatti, imparare a praticare l'ascolto attivo, imparare a dare un feedback difficile o imparare a negoziare richiede formati interattivi e spesso la possibilità di esercitarsi con una terza persona.

Anche la durata della formazione è un parametro fondamentale. Sempre più organizzazioni desiderano proporre formazioni brevi, ma occorre ricordare che non si forma un leader in un pomeriggio! Aston Martin, ad esempio, ha formato i propri responsabili tramite il programma Ignite, composto da sette moduli distribuiti su nove mesi. Il punto di forza di questo formato? Aver compreso che le tecniche di management si radicano nelle abitudini solo dopo una pratica ripetuta.

Anche la distanza temporale tra le sessioni conta: è evidente che mezza giornata di formazione, seguita da due settimane di applicazione concreta e poi da una seconda sessione, è più efficace di un'unica giornata intensiva. Lo dimostra il concetto della "curva dell'oblio", teorizzato da Hermann Ebbinghaus, secondo cui il ricordo di un apprendimento decade più rapidamente se le nozioni acquisite non vengono ripassate né messe in pratica successivamente. Distanziare le sessioni contribuisce quindi alla loro efficacia a lungo termine.

Integrare la misurazione della performance fin dalla progettazione del programma

La misurazione della performance è un parametro che deve essere preso in considerazione fin dalla progettazione di un programma formativo. Integrarla solo nella fase finale è un errore penalizzante, poiché il formato scelto determina gli indicatori di cambiamento che sarà possibile raccogliere in seguito nei propri team.

Per farlo in modo efficace, è preferibile definire fin dall'inizio due tipi di indicatori: indicatori chiave di comportamento (che traducono la competenza mirata in azioni osservabili) e risultati di business (come gli incidenti di sicurezza, i tempi o le vendite). Questi vanno interpretati tenendo presente che altri parametri esterni possono influenzarli.

A titolo di esempio, BENU, distributore farmaceutico svizzero, ha implementato un percorso blended intitolato "Trusted Advisor", con piani d'azione a 7, 30, 60 e 90 giorni. Poiché i comportamenti sono stati valutati prima e dopo l'attuazione del programma, i dati hanno potuto mostrare con precisione dove la performance fosse migliorata. Ne è emerso in particolare che agire sui momenti chiave di un'interazione con il cliente faceva una grande differenza. Si tratta di un cambiamento misurabile nel modo in cui le persone svolgono il proprio lavoro, e non di un semplice punteggio di soddisfazione.

Limiti della progettazione centrata sul formato

Da questa tabella si possono facilmente osservare i limiti di una progettazione di percorso formativo basata sul formato piuttosto che sui risultati.

Questo articolo è stato tradotto e adattato. Puoi leggere l'originale qui.

Domande frequenti su percorsi e formati formativi

Cos'è un formato formativo?

Un formato formativo corrisponde alla struttura e al canale scelti per erogare un programma di apprendimento. Esistono tre categorie: l'asincrono (video, e-learning o infografiche), il sincrono (workshop dal vivo e coaching) e gli approcci blended, che combinano entrambi.

Devo scegliere il formato prima o dopo aver definito gli obiettivi didattici?

La scelta del formato deve essere l'ultima fase della riflessione. Gli enti di formazione e gli esperti di progettazione della formazione concordano su questo punto: iniziate definendo gli obiettivi didattici, poi identificate le azioni formative adeguate. Il modello ADDIE (Analizzare, Progettare, Sviluppare, Implementare, Valutare) è uno dei metodi di riferimento per strutturare questo processo in modo rigoroso. Solo nell'ultima fase il formato viene selezionato in base alla competenza mirata e alle prove desiderate.

Quali formati funzionano meglio per acquisire competenze comportamentali?

Le competenze comportamentali e interpersonali (saper essere nella terminologia dell'ingegneria didattica) richiedono formati interattivi, come workshop, simulazioni, giochi di ruolo o coaching. Non possono essere acquisite solo attraverso video o e-learning, perché è importante esercitarsi con un'altra persona. I principi dell'apprendimento degli adulti confermano che gli adulti apprendono meglio in contesti simili alle loro situazioni lavorative reali, con un feedback regolare e una messa in pratica immediata.

Quanto tempo occorre perché una formazione si consolidi stabilmente?

La maggior parte delle competenze impiega dai 3 ai 9 mesi per consolidarsi stabilmente. Ecco perché la distanza temporale tra le sessioni, l'allenamento ripetuto e il sostegno attivo dei manager contano più dell'intensità di una singola sessione.

Come misurare l'impatto della formazione?

Andate oltre i punteggi di soddisfazione e definite fin dall'inizio due tipi di indicatori: indicatori chiave di comportamento, che rendono osservabili i progressi, e risultati di business, come le vendite o la soddisfazione del cliente, da interpretare in un contesto globale.

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Scritto da

Cegos

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