Lavora meglio, non di più: scopri i tuoi trigger e le possibili strategie! 

Ti svegli al mattino con l’idea di affrontare la giornata al meglio, inconsapevolmente inizi già a scorrere la tua “to do list” mentale, sembra tutto sotto controllo, o quantomeno focalizzato. Pronti, ai blocchi, via!  

Nel giro di poco ti trovi sommerso da e-mail, notifiche e richieste improvvise, la giornata prende una piega inaspettata. Ecco che arriva l’orrenda sensazione di sentirsi bloccati tra il desiderio di essere produttivi e la frustrazione di non riuscire a gestire tutto. Se ti rivedi in questa descrizione, sappi che sei in buona compagnia: molte persone che affrontano difficoltà con la gestione del proprio carico di lavoro si sentono spesso inadeguate, stressate o incapaci di dire di no. È la pressione veicolata dall’idea di dover fare tutto e subito a far perdere il controllo, minando la fiducia in sé stessi e la serenità. 

Gestire icarichi di lavoro e lo stress che ne deriva è una sfida comune, soprattutto in un mondo in cui le priorità si accavallano e il tempo sembra sfuggirci di mano. Proviamo a vedere insieme alcune delle situazioni più ricorrenti e come possono essere superate applicando strategie pratiche per riprendere il controllo e lavorare con più serenità ed efficacia.  

1. La lista infinita di cose da fare  

Trigger: ti arriva una nuova richiesta da un collega proprio quando pensavi di aver finito. 

Ti sembra che la tua lista di attività si allunghi invece di accorciarsi? Una lista caotica non aiuta a focalizzarti e rischia di paralizzarti. 

Soluzione: 

• Priorità SMART: organizza le attività con il metodo SMART (Specifiche, Misurabili, Attuabili, Realistiche, Temporizzate). 
• Tecnica del pomodoro: dedica 25 minuti di concentrazione totale a un’attività e poi fai una pausa di 5 minuti. Ripeti per le attività più impegnative. 

2. Troppi progetti contemporaneamente 

Trigger: un superiore ti assegna un nuovo progetto urgente senza considerare il tuo carico attuale. 

Essere coinvolti in molteplici progetti è stimolante, ma anche rischioso. Il multitasking riduce la qualità del lavoro e aumenta lo stress. 

Soluzione: 

• Usa una matrice di Eisenhower: classifica le attività in base alla loro urgenza e importanza. 
• Pianificazione a blocchi: dedica blocchi di tempo esclusivi a ciascun progetto, evitando distrazioni. 
• Ridefinisci le priorità con il tuo responsabile 

3. Riunioni estenuanti e poco produttive (Don’t stop me now) 

Trigger: una serie di inviti non programmati che interrompono la tua giornata. 

Le riunioni possono divorare il tuo tempo, lasciandoti con la sensazione di non aver concluso nulla. 

Soluzione: 

• Agenda chiara: fissa obiettivi specifici prima della riunione e inviali ai partecipanti. Se sei la “vittima” chiedi di esplicitarli in apertura 
• Riunioni brevi: prova riunioni da 15-30 minuti, focalizzandoti solo sui punti cruciali. 
• No meeting day: dedica un giorno della settimana senza riunioni per concentrarti sulle attività importanti. 
• 6 cappelli di De Bono: assegna ruoli definiti alle persone coinvolte nel meeting, tenendo conto delle loro caratteristiche per massimizzarne i risultati e migliorare il coinvolgimento. (Se vuoi saperne di più...)

4. Vorrei dire “no”! 

Trigger: un collega ti chiede aiuto all’ultimo momento per una scadenza imminente. 

Accettare troppe richieste è il primo passo verso il burnout. Dire “no” può essere difficile, ma è necessario per proteggere il tuo equilibrio. 

Soluzione: 

• Risposte assertive: prova frasi come “pianifichiamo un momento in cui poterlo gestire insieme”. Non trascurare l’idea di coinvolgere chi ti sta chiedendo aiuto. Ti aiuterà a veicolare il messaggio che la tua scrivania non è quella di Andy, l’assistente di Miranda Priestly ne “Il Diavolo veste Prada”.
• Limiti chiari: fissa confini con colleghi e superiori, spiegando il tuo carico attuale. (Scopri di più...)

5. Non ho più le forze! 

Trigger: una serie di attività ripetitive e senza impatto immediato sui risultati. 

La stanchezza eccessiva e il calo di motivazione possono rendere insormontabile qualsiasi compito. 

Soluzione: 

• Micro-pause rigeneranti: fai pause regolari, anche solo per respirare profondamente o fare una passeggiata. 
• Celebra i progressi: festeggia i piccoli traguardi per mantenere alta la motivazione. 
• Chiedi supporto: parla con il tuo team, il tuo responsabile o un coach per ricevere aiuto e nuove prospettive. 

6. Under “tech” pressure  

Trigger: le notifiche di nuove e-mail o messaggi durante un’attività impegnativa. 

Le notifiche continue e le infinite e-mail possono distrarti e rallentare il lavoro. 

Soluzione: 

• Modalità Focus: disattiva notifiche non essenziali durante i momenti di concentrazione. 
• Inbox zero: dedica momenti specifici della giornata per controllare la posta e svuotare l'inbox. 
• Strumenti di gestione: usa app come Trello o Asana per organizzare le attività e monitorare i progressi. (o anche Chat-GPT)

Gestire i carichi di lavoro è una competenza che si può sviluppare con il tempo e l’esercizio. Non è solo questione di produttività, ma anche di benessere. Fai qualche test per capire quale di queste soluzioni funziona meglio per te. Meno stress, significherà più risultati e una qualità della vita lavorativa decisamente migliore. 

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Scritto da

Sara Tamburro

Dopo gli studi di Comunicazione, Sara Tamburro inizia la sua esperienza nel settore della formazione, in cui opera dal 2009, intervallando esperienze in altri ambiti tra cui comunicazione ed eventi. Head of Marketing, Communication & Solutions di Cegos Italia, si occupa della strategia volta a garantirne la presenza online e offline. Tra le principali attività sotto la sua responsabilità: R&D, comunicazione istituzionale, content strategy, marketing automation strategy, siti web, SEO, SEM, Social Media, blog aziendali, ed eventi. Scopri di più