«Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio», scriveva Antoine de Saint-Exupéry ne Il piccolo principe.
Nel project management, molti team affrontano la sfida di trasformare le proprie ambizioni in azioni concrete. Senza un metodo chiaro, anche le migliori intenzioni restano semplici buoni propositi.
L’organigramma delle attività (OA), o Work Breakdown Structure (WBS), fornisce questa soluzione: suddivide il progetto in deliverable e attività gestibili. Risultato? Una visione condivisa, una migliore distribuzione delle responsabilità e un controllo solido che aumenta le probabilità di successo.
In questo articolo trovi 5 consigli per costruire un organigramma delle attività efficace, da applicare ogni volta che devi strutturare un progetto ed evitare di “navigare a vista”.
Cos’è una Work Breakdown Structure?
Definizione di WBS
La Work Breakdown Structure (WBS) è la scomposizione del progetto in compiti e attività operative. Risponde a una domanda semplice ma cruciale: “Cosa bisogna fare per realizzare i deliverable del progetto?”
A cosa serve la WBS?
La Struttura di Scomposizione del Lavoro consente di:
- visualizzare tutte le attività da svolgere,
- organizzarle in modo gerarchico, per facilitare la comprensione da parte di tutte le parti coinvolte,
- semplificare la distribuzione delle responsabilità (chi fa cosa),
- costituire la base per stimare budget, tempi, risorse e rischi.
La WBS rappresenta il fondamento su cui poggia l’intero piano di realizzazione del progetto.
Perché costruire una WBS?
Una WBS ben progettata è strutturante per tutto il progetto e influisce direttamente su:
- Il budget, stimando le risorse e gli effort collegati alle attività
- Il calendario, attraverso la sequenza logica delle attività
- La gestione delle risorse, identificando chi fa cosa
- La comunicazione, offrendo una visione chiara e condivisa
- L’analisi dei rischi, individuando le aree critiche
Senza una WBS, un progetto procede “alla cieca”.
Come costruire una buona WBS?
Ecco i 5 consigli chiave.
Consiglio n°1: Trova il giusto livello di dettaglio
Il principale obiettivo di una buona WBS è raggiungere il giusto livello di scomposizione.
Due errori comuni sono:
- Troppo poco dettaglio: rende difficile assegnare le attività, monitorare l’avanzamento o stimare tempi e costi. Il progetto diventa impreciso.
- Troppo dettaglio: crea confusione e dispersione, facendo perdere di vista le fasi chiave.
Consiglio dell’esperto
“Questa attività è gestibile e assegnabile a un solo responsabile?”
Se la risposta è no, probabilmente non hai ancora raggiunto il giusto livello di dettaglio.
Un’attività assegnata a più persone, infatti, rischia di non essere gestita da nessuno.
Consiglio n°2: Adatta il tipo di scomposizione al progetto
La costruzione della WBS può basarsi su diverse logiche di scomposizione, a seconda della natura del progetto e delle modalità di gestione desiderate.
Ecco i diversi metodi tra cui puoi scegliere:
| Tipo di scomposizione | Quando utilizzarla |
| Sequenziale | Segue le fasi principali del progetto in ordine cronologico |
| Geografica | Utile per progetti multi-sito o internazionali |
| Funzionale | Organizza le attività secondo le funzioni aziendali (es. HR, IT, Produzione) o le funzioni dei deliverable |
| Scomposizione per natura di attività (progettazione, realizzazione, validazione) | Permette di seguire la catena del valore |
| Scomposizione per mestiere/competenza | Adatta a progetti in cui le attività sono suddivise per area di expertise (es. ingegneria, comunicazione, legale) |
Consiglio dell’esperto
Queste logiche possono essere combinate, ma è preferibile sceglierne una principale per mantenere coerenza e chiarezza nella visione del progetto.
Il metodo di scomposizione sequenziale segue le grandi fasi del progetto nell’ordine cronologico.
Consiglio n°3: Parti dai deliverable, non dalle attività
Identifica prima ciò che deve essere prodotto o consegnato, poi scomponilo nelle attività necessarie.
Questo approccio mantiene la WBS orientata agli obiettivi e non al semplice “fare”.
Ad esempio: se il deliverable di un progetto è un video validato e pubblicato, allora i compiti deriveranno naturalmente: storyboard, riprese, revisione, validazione, pubblicazione, ecc.
Consiglio n°4: Costruisci la WBS in modo collaborativo
La WBS non dovrebbe essere il risultato del solo lavoro del project manager.
Coinvolgi i membri chiave del team e gli esperti di progetto.
In una sessione di brainstorming, elenca insieme tutte le attività, senza ordinarle subito.
Solo dopo, raggruppale in pacchetti di lavoro (work packages) coerenti per responsabilità, creando i rami della WBS.
Coinvolgi nel processo:
- i membri principali del team di progetto,
- le parti tecniche interessate ,
- eventualmente i fornitori o subappaltatori.
Sono loro a possedere la conoscenza pratica di ciò che deve essere fatto sul campo.
Questo approccio collaborativo:
- favorisce l’adesione,
- valorizza le competenze,
- fa emergere aree di rischio o di imprecisione già nella fase di costruzione del progetto.
Consiglio n°5: Scegli un formato di design adatto
Esistono due formati principali:
Struttura gerarchica (classica)
È un albero discendente, dal progetto verso i sottoinsiemi, i pacchetti, poi i compiti.
Una gerarchia tipica come «Progetto → Fase → Pacchetto → Compito» può essere utilizzata.
La mappa mentale
È un approccio più libero, intuitivo e visivo, consigliato nei progetti creativi o pluridisciplinari.
In conclusione, l’organigramma delle attività è molto più di un semplice schema. È la colonna vertebrale del tuo progetto.
È uno strumento di riflessione strategica, una leva organizzativa e un punto di riferimento comune per tutti i team di progetto.
È a partire dalla WBS che vengono elaborati il planning, il budget, i ruoli e l’analisi dei rischi del progetto.
Leggi l'articolo di Emmanuel Chenevier in lingua originale
