Efficacia ed efficienza in un ambiente frenetico
Viviamo in un mondo sempre più frenetico, dove la pressione di dover svolgere molteplici compiti è costante. Vi riconoscete in frasi come queste?
- “Rendo meglio sotto pressione."
- “La mia lista di cose da fare continua a crescere."
- “Anche nel tempo libero mi sembra di essere sempre di corsa."
La realtà è che ogni giorno ci troviamo di fronte a un numero sempre maggiore di compiti, obblighi e obiettivi, sia personali che professionali, che cerchiamo di far rientrare nelle stesse 24 ore. Questo sforzo di essere efficienti (ottimizzare le risorse per massimizzare la nostra produttività) ed efficaci (fare le cose giuste per ottenere risultati) è ancora più impegnativo in un ambiente BANI*.
Questo contesto - fragile, ansioso, non lineare e incomprensibile - ci impone di rafforzare le nostre capacità organizzative, di gestione del tempo e di resilienza.
Consigli per la gestione del tempo e delle priorità
È possibile stabilire ordine e struttura in questo vortice con semplici linee guida come queste:
1. Stabilire le priorità dei compiti
Identificate gli obiettivi principali utilizzando strumenti come calendari, agende, liste di cose da fare e metodologie come il Principio di Pareto o il sistema ABC. La chiave è distinguere le attività ad alto impatto da quelle che, pur essendo urgenti, non generano un valore significativo.
2. Pianificazione e programmazione
Definire obiettivi chiari e anticipare i problemi utilizzando tecniche come il Pomodoro, la Matrice di Eisenhower o metodologie come il GTD (Getting Things Done di David Allen). Una pianificazione efficace non solo stabilisce cosa fare, ma anche quando e come farlo, consentendo un'esecuzione più fluida.
3. Delegare efficacemente
Assegnate i compiti in base alle competenze del vostro team, aumentando la motivazione e riducendo il carico di lavoro. La delega non è solo un trasferimento di compiti, ma un'opportunità per sviluppare le competenze del team.
4. Assertività
Imparate a dire “no” per evitare il sovraccarico, gestendo efficacemente riunioni e responsabilità. La comunicazione assertiva non solo migliora la gestione del tempo, ma rafforza anche le relazioni professionali chiarendo le aspettative.
5. Automazione e strumenti di collaborazione
Riducete al minimo le attività ripetitive utilizzando piattaforme come ClickUp, GanttPro, Trello o Asana. Anche le tecnologie di intelligenza artificiale, come ChatGPT, possono essere utilizzate per gestire i flussi di lavoro o risolvere problemi comuni.
6. Evitare la procrastinazione
Identificate le cause di questa abitudine, affrontate i suoi vantaggi nascosti e gestite la vostra attività in modo più efficiente. Tecniche come il “Time Blocking” o il metodo dei “2 minuti” sono strategie utili per combattere l'abitudine a procrastinare.
Strategie avanzate per un ambiente BANI
In un contesto professionale multiculturale, le esigenze di adattamento e flessibilità sono maggiori. È fondamentale:
- Accettare l'incertezza: sviluppare il pensiero critico e le capacità decisionali sotto pressione.
- Costruire reti di supporto: collaborare e condividere le conoscenze per affrontare le sfide comuni in team remoti.
- Sviluppare competenze digitali: familiarizzare con gli strumenti tecnologici più recenti per gestire progetti e comunicare in modo efficace.
La resilienza organizzativa, definita come la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti imprevisti senza perdere produttività, sta diventando un fattore chiave di differenziazione al giorno d'oggi.
Un approccio olistico per ottenere risultati straordinari
Nell'ambiente di lavoro odierno, soprattutto in organizzazioni multiculturali e dinamiche come Cegos, questi strumenti e tecniche sono essenziali. Tuttavia, in quanto esseri emotivi, spesso ci scontriamo con barriere interne che rendono difficile la loro applicazione.
È quindi fondamentale sviluppare flessibilità e adattabilità senza perdere di vista le nostre priorità. Un approccio olistico, come quello proposto nel nostro programma “Gestione del tempo”, integra le nostre diverse sfaccettature e i nostri ruoli, promuovendo scelte consapevoli che privilegiano le cose importanti rispetto a quelle urgenti.
L'obiettivo è raggiungere risultati straordinari mantenendo un equilibrio tra le nostre responsabilità personali e professionali.
Questo articolo è stato pubblicato originariamente da Cegos Spagna.
Fonti e bibliografia
- OCSE (2021). Competenze per l'economia digitale.
- Cascio, J. (2020). “Affrontare l'era del caos: BANI vs. VUCA”.
- David Allen. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity(L'arte della produttività senza stress). Penguin Books, 2001.
- Gleeson, K. El programa de eficiencia personal.Come organizzarsi per fare più lavoro in meno tempo. McGraw-Hill, 2003.
- Manzini, M. Gestione del tempo. Pearson, 2017.
- Covey, S. R. The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. Free Press, 1989.
- Collins, J. Good to Great: Perché alcune aziende fanno il salto di qualità...e altre no. HarperBusiness, 2001.
- Rivista Espacios. “Efectividad, eficacia y eficiencia en equipos de trabajo”.
- Redalyc. “Eficacia y Eficiencia, premesse indispensabili per la competitività”.
