Mario L. è manager in una grande azienda italiana. Luisa R. è capo-ufficio in una piccola realtà locale in Toscana. Franco T. è imprenditore da tre generazioni. Infine, Teresa O. svolge funzioni segretariali in un’azienda italiana, sede locale di una multinazionale.
Profili molto diversi, con ambiti di responsabilità differenti e un problema comune: la gestione della casella di posta elettronica, che piano piano sta diventando una sorta di ossessione generale.
UN FIUME DI E-MAIL
Se è vero che una conoscenza limitata alle funzioni base del proprio software di posta elettronica può semplificare la vita, è altrettanto vero che la quantità di messaggi che si ricevono – e, in un modo o nell'altro, che si è costretti a leggere – è aumentata in maniera smisurata. Le 4 persone che ho menzionato ricevono complessivamente 500 mail al giorno, con variazioni da caso a caso praticamente trascurabili. Ipotizzando dieci righe per e-mail, stiamo parlando di una media di circa 1.500 righe da leggere ogni giorno. Senza contare che molto spesso, oltre alla lettura, le e-mail implicano anche una risposta o un’azione.
Tre temi si intrecciano:
- Ognuno di noi contribuisce, con pochi ma ricorrenti errori, a intasare la casella di posta altrui (e di riflesso, anche la propria!)
- La gestione del proprio tempo non può più prescindere dalla gestione della casella di posta
- La comunicazione attraverso le e-mail influenza la propria reputazione professionale e, addirittura, il brand aziendale
SCAMBIO DI E-MAIL: CLASSICI ERRORI, CLASSICHE CONSEGUENZE
Scrivere messaggi poco chiari, nei quali il contenuto core non è ben comprensibile, induce i riceventi a inviare a loro volta e-mail (rigorosamente selezionando l’opzione “rispondi a tutti”) con richieste di chiarimento. Altre volte, ciò porta anche a scrivere risposte del tutto sbagliate o fuori tema, causate dalla cattivacomprensione. I messaggi troppo lunghi, inoltre, non vengono letti con attenzione, portando ancora una volta gli interlocutori a ricadere in repliche errate. Persone incluse tra i destinatari – o in copia per “eccesso di zelo” – rispondono alle e-mail tanto quanto le altre, generando nuovamente le stesse conseguenze: ulteriori richieste, mancanza di follow-up, errori interpretativi, omissioni e così via.
Nel gestire il proprio tempo, sarebbe opportuno inserire la lettura delle e-mail in slot predefiniti, distribuiti durante tutto arco della giornata. In tal modo, si evita di annegare in un mare di messaggi sempre più profondo e di trascorrere la giornata leggendo la posta. Poche regole da rispettare ma chiare, sia nella gestione della to-do-list giornaliera, sia relativamente alla stesura dei contenuti. Scrivere dallo smartphone non è infatti un alibi sufficiente a giustificare errori grammaticali, frasi composte in maniera incomprensibile, assenza di soggetto, verbi o sostantivi. Bisogna ricordare che nella comunicazione scritta manca tutta la parte “accompagnatoria” dei gesti, delle espressioni e del tono/timbro di voce. Tutto ciò è lasciato alla libera interpretazione che, però, può essere in qualche modo indirizzata.
PREPARARSI A DOVERE
Molte le implicazioni in chiave formativa rispetto a quanto trattato:
- IT: utilizzo dei principali strumenti di office-automation, uso degli strumenti informatici nella relazione con il cliente, analisi dei dati attraverso l’uso di strumenti elettronici.
- PERSONAL DEVELOPMENT: sviluppo della capacità di sintesi, comunicazione efficace, time management, team-working, stili di comunicazione e sviluppo dell’assertività.
- MANAGEMENT: intelligenza emotiva e gestione dello stress, management trasversale, gestione dei conflitti, delega e responsabilizzazione.
Vorrei concludere con l’apertura di una velocissima fase di riflessione e auto-valutazione, proponendo alcune semplici domande:
- Quanto tempo hai dedicato al tuo sviluppo per quanto concerne le tematiche di Comunicazione efficace?
- Quanto tempo hai dedicato al tuo sviluppo per quanto concerne le tematiche di Office Automation?
- Quanto ritieni importanti gli scambi attraverso la posta elettronica in un’ottica di gestione della tua reputazione professionale?
- Quanto ritieni che un miglior utilizzo della posta elettronica potrebbe incrementare la tua efficacia lavorativa?