Office Manager

Chi è l'Office Manager?

Il termine Office Manager viene dai paesi anglosassoni e ha cominciato a diffondersi circa un decennio fa. Sia per le sue funzioni che per la sua ancora scarsa diffusione, il ruolo è spesso confuso con quello di Executive Assistant.

L'OM occupa una posizione versatile. Nella quotidianità, è responsabile del buon funzionamento di un servizio o di un'azienda, del suo coordinamento e supervisione curando tutta la gestione amministrativa.

Qual è il suo ruolo?

Oggi esistono due tipologie di cariche che si distinguono principalmente per anzianità, esperienza e responsabilità. Il primo all'inizio della carriera e il secondo, con una seniority più alta.

Office Manager: inizio carriera

All'inizio della carriera, l’OM avrà principalmente un ruolo di coordinamento dell'ufficio. Sarà responsabile dell'assistenza ai team, dell'amministrazione parziale del personale, della gestione operativa dei servizi generali e della trasmissione delle informazioni all'ufficio contabilità.

Senior Office Manager

L’Office Manager Senior svolgerà generalmente lo stesso ruolo, ma con maggiore potere decisionale sui diversi ambiti. Da vero braccio destro dell'Amministratore Delegato, avrà un ruolo trasversale all'interno della struttura con progetti strategici da realizzare. Sarà responsabile del coordinamento delle risorse umane, della gestione delle finanze e del budget, della supervisione dei servizi generali e dell'organizzazione di eventi sia interni che esterni.

In sintesi, sia che l’OM sia agli inizi della sua carriera o abbia più esperienza, è attore essenziale nel coordinamento dell'azienda.

Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?

L'OM deve svolgere più mansioni contemporaneamente ma le predominanti sono le seguenti:

1. Supporto al management

La mansione essenziale dell’Office Manager è quella di supportare il responsabile delle operazioni amministrative. Si occupa dell'elaborazione della posta, dell'organizzazione dell'agenda e delle riunioni, nella preparazione degli ordini per le forniture d'ufficio, dell'organizzazione e nella gestione delle assunzioni nonché del lavoro amministrativo per i vari reparti.

2. Gestione delle comunicazioni

Spetta all'OM gestire le telefonate, ovvero riceverle e smistarle per i vari manager. Deve raccogliere e trasmetterei messaggi a chi di interesse, dopo essersi occupato dell’essenziale. Scrive rapporti, prepara presentazioni e revisioni.

3. Gestione finanziaria

A seconda delle dimensioni dell'azienda, il responsabile dell'ufficio può farsi carico anche della gestione del budget, inteso come sviluppo e monitoraggio. Si occupa di contabilità, della pianificazione e della supervisione della realizzazione e supervisione stato avanzamento dei progetti.

4. Comunicazione interna ed esterna attraverso la gestione dei flussi informativi

L'OM assicura la comunicazione tra l'Amministratore Delegato e i suoi vari contatti interni (dipartimenti, personale, organi di rappresentanza o anche i team aziendali). Gestisce anche la comunicazione esterna. Si occupa di tutti i contatti con clienti, fornitori, banche, parti sociali, ecc.

Quali sono i requisiti per diventare Office Manager?

Studi di contabilità, studi legali e società che operano nel campo delle nuove tecnologie sono i principali recruiters che richiedono le seguenti competenze.

Competenze personali

La prima competenza è la capacità di adattamento, oltre ad una grande flessibilità mentale. Il responsabile dell'ufficio è, su base giornaliera, a supporto di tutti i team. Deve quindi assicurarsi che siano in grado di lavorare in modo efficiente, con l'attrezzatura appropriata e le informazioni necessarie. L'OM deve dimostrare eccellenti capacità interpersonali, adattandosi a contesti e interlocutori diversi che hanno personalità diverse. La varietà delle sue mansioni richiede capacità di gestione delle priorità, una buona reattività e un grande rigore organizzativo.

Anche la versatilità e l'autonomia sono essenziali. Capacità di ascolto e discrezione vanno di pari passo in questo ruolo, in quanto l’Office Manager è l'anello di congiunzione tra dipendenti e dirigenti. Viene chiamato per questioni finanziarie, legate ai servizi generali, alle risorse umane e agli eventi. Intraprendenza, buon senso e dinamismo sono altre competenze personali richieste: l’intraprendenza dell’OM serve a sollevare il suo superiore da pesi non trascurabili, il buon senso consente di prendere le iniziative adatte alla situazione, nonché le soluzioni appropriate a possibili problemi. In ultimo, ma non per importanza, si cerca una buona dose di curiosità e sete di apprendimento.

Competenze tecniche

L’Office Manager deve possedere una perfetta padronanza dei software per l’ufficio, quindi solitamente la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, ecc.). Per questo è richiesto anche un ottimo livello di italiano, sia scritto (per la redazione di lettere e documenti vari) che orale (per vari impegni di conversazione, telefonate, trattative, accoglienza dei visitatori, ecc.). E, come per gli assistenti esecutivi, agli OM è spesso richiesto di conoscere una o più lingue straniere, principalmente l'inglese. La lingua inglese nello specifico non è solo un vantaggio ma un requisito.

Quale formazione occorre?

Non esiste ancora una formazione specifica per essere Office Manager ma nella maggior parte dei casi i selezionatori richiedono diplomi/lauree in ambito economico, organizzativo e amministrativo. Per arrivare ad occupare una posizione dirigenziale, possedere un Master in Management può essere un vantaggio. È essenziale integrare la formazione con una solida esperienza professionale.

Cegos propone percorsi e corsi formativi per acquisire le competenze tecniche e trasversali necessarie al ruolo.