La professione dell'Assistente Commerciale

• Chi è l'Assistente Commerciale?
• Qual è il suo ruolo?
• Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?
• Quali sono i requisiti per diventare Assistente commerciale?
• Quale formazione occorre?

Chi è l'Assistente Commerciale?

L'Assistente Commerciale (AC) lavora a contatto col Direttore Commerciale e si occupa delle attività amministrative e di ufficio. In azienda, il suo ruolo è indispensabile all'efficacia e all'efficienza del reparto commerciale per aumentare il fatturato. Questo professionista è dotato possiede diverse competenze: senso servizio, senso commerciale, organizzazione personale, buona comunicazione e capacità interpersonali.

Qual è il suo ruolo?

In primo luogo, il ruolo dell'Assistente Commerciale è quello di seguire il Commerciale sul campo centralizzandotutte le risorse e le informazioni utili per le operazioni commerciali. È un “accompagnatore” il cui obiettivo è facilitare e ottimizzare i compiti dei Commerciali/Agenti/Account.

In secondo luogo, l'Assistente Commerciale svolge un ruolo di comunicazione tra l'azienda e il venditore. Internamente, funge da intermediario tra gli altri dipendenti e il suo dipartimento. In generale, si occupa della consegna dei documenti, delle riunioni amministrative e del follow-up logistico dei prodotti. Esternamente, la persona rappresenta l'azienda e il Commerciale nei confronti dei clienti, seguendo e gestendo le relazioni. Fa telefonate, invia e-mail ed entra in contatto diretto con alcuni attori commerciali.

Infine, l'AC è il più interessato alla parte amministrativa del lavoro commerciale. In questo contesto, assume il ruolo di un vero e proprio manager che istituisce un database di clienti e partecipa all'organizzazione del piano per la realizzazione delle attività commerciali. Utilizzando le sue capacità manageriali, contribuisce a rafforzare la loyalty dei clienti.

Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?

Il compito principale si presenta come una forma di aiuto nella realizzazione di una vendita, svolgendo funzioni commerciali, amministrative, di comunicazione e diplomatiche. Tutto questo con l'obiettivo di perfezionare l'interazione con il cliente durante tutte le operazioni.

1 Comunicazione orale attiva

In un'impresa commerciale, l’obiettivo primario è realizzare profitto, garantendo al contempo la soddisfazione del cliente. Per poter raggiungerlo, la comunicazione attiva sembra essere una soluzione essenziale ed efficace.

2 Comunicare internamente

In una azienda multi-dipartimentale, la trasmissione fluida delle informazioni è cruciale. Dopotutto, il team contabile non sarà mai in grado fare i calcoli senza i dati del settore commerciale. Allo stesso modo, quest'ultimo si affida al team legale per la finalizzazione e la formalizzazione delle vendite ed è compito dell'Assistente Commerciale gestire la comunicazione con gli altri dipendenti dell'azienda.

Inoltre, l’AC rappresenta l'azienda al di fuori del proprio dominio. Ciò significa che trasmetterà internamente le esigenze e le aspettative dei clienti. Senza queste informazioni, gli Agenti non saranno in grado di soddisfare sufficientemente le richieste di questi ultimi.

3 Comunicare esternamente

In primo luogo, la funzione comunicativa esterna dell'Assistente Commerciale riguarda le fasi che precedono un rapporto commerciale. Ciò include la ricerca, la presa di carico, la risposta a richieste di informazioni e il contatto con un rappresentante di vendita sul campo. Questa fase preliminare è importante per dare una prima impressione positiva sulla qualità del servizio clienti.

In secondo luogo, la comunicazione esterna include l'assistenza post-vendita. Il ruolo prevede di rispondere alle domande ricorrenti dei clienti sul prodotto.

4 Ottimizzare la comunicazione scritta

Questo compito include tutte le azioni relative alla comunicazione scritta, che si tratti di e-mail,bandi di gara e altre forme scritte (fatture, ricevute, ecc.).

5 Proteggere l'immagine dell'azienda

Una buona comunicazione scritta trasmette una buona immagine dell’azienda. Anzi, otterrà in cambio serietà e professionalità anche da parte dei clienti. Pertanto, l'Assistente Commerciale deve garantire la qualità dei suoi materiali scritti prendendosi cura di forma e contenuto.

6 Focalizzarsi sull'essenziale

Nei suoi scritti l'AC deve essere preciso e veloce in modo che il cliente possa comprendere rapidamente lo scopo del documento. Sono privilegiate frasi semplici e uno stile conciso e chiaro. Inoltre, il messaggio deve essere ben strutturato per arrivare dritto al punto. In questo modo, entrambe le parti risparmiano tempo ed evitano fraintendimenti, rafforzando la relazione.

7 Organizzare il tempo con orientamento alla soddisfazione del cliente

Questo task consiste nel pianificare i compiti per migliorare la produttività, con risvolti per le attività sia dei manager che dei clienti.

8 Ordinare per priorità

In questa funzione, l'assistente alle vendite è tenuto a pianificare i suoi compiti in ordine di importanza. Detto questo, deve prima considerare i clienti più redditizi e più prolifici, risparmiando tempo in relazione all'indice di prestazione.

9 Utilizzare strumenti di time management

Al giorno d'oggi esistono vari strumenti che consentono di stabilire una organizzazione efficiente. Questi sono molto utili per l'AC se vuole avere successo nei suoi task quotidiani, in modo da controllare meglio le azioni e guadagnare in produttività.

10 Padroneggiare la conversazione telefonica

Le telefonate sono inevitabili nelle vendite.

11 Telemarketing

Fare telemarketing è uno dei compiti dell'Assistente Commerciale. Questa forma di vendita non riguarda solo la presentazione del prodotto, ma viene anche utilizzata per vendere un prodotto e/o servizio in un breve lasso di tempo. In questi casi, più a lungo dura la conversazione, più il cliente perde interesse. Molto utile è in questo contesto la capacità di ascolto attivo.

Inoltre, la vendita telefonica è un buon modo per conoscere tutte le aspettative e le esigenze del cliente in modo diretto: le informazioni raccolte dall’AC durante le conversazioni verranno utilizzate anche dal venditore durante la negoziazione.

12 Supportare il cliente

Di fronte a difficoltà incontrate dall'acquirente nell'utilizzo di un prodotto, l'Assistente Commerciale assume il ruolo di consulente e quindi deve essere sempre disponibile per i clienti che desiderano aiuto. Ciò consente di fidelizzare gli acquirenti e trasmettere una buona immagine dell'azienda.

Inoltre, l'AC è la persona che si occupa di gestire le obiezioni dei clienti insoddisfatti. Per fare ciò, deve prima identificare la fonte del reclamo in modo da trovare rapidamente una soluzione. Deve anche mostrare un atteggiamento flessibile e professionale, mantenendo sempre la calma.

Quali sono i requisiti per diventare Assistente commerciale?

Innanzitutto, il lavoro di assistente alle vendite richiede una buona conoscenza del business. In altre parole, il professionista deve dimostrare padronanza del settore di riferimento per poter comprendere lo stato di avanzamento di tutte le operazioni di cui si occuperà.

Inoltre, visti i compiti amministrativi assegnati, l’Assistente deve essere una persona organizzata e rigorosa, a cui verranno richieste competenze di fatturazione, elaborazione degli ordini e pianificazione delle attività. Inoltre, l’AC deve padroneggiare gli strumenti digitali indispensabili per adeguarsi all'evoluzione del proprio mestiere e settore.

A parte questo, l'Assistente Commerciale rimane in contatto permanente con gli attori interni ed esterni del progetto. Ciò implica una capacità di comunicazione impeccabile. Comunicando con clienti e collaboratori per telefono, per iscritto e faccia a faccia, è necessario saper adottare il miglior approccio comunicativo in base alla situazione.

Quale formazione occorre?

È consigliato un percorso di laurea in ambito di business (ad esempio economia e commercio) con eventuali specializzazioni in management e corsi di approfondimento specifici su temi come negoziazione e tecniche commerciali.

Se hai già condotto i tuoi studi superiori o universitari e lavori già nel campo ma desideri acquisire rapidamente le competenze necessarie per diventare Assistente Commerciale e fare carriera nel ruolo, consulta i seguenti corsi: