Animare una formazione: come gestire i comportamenti difficili?
Devi tenere una formazione? Allora preparati ad affrontare alcuni comportamenti e situazioni difficili. Un partecipante che monopolizza la parola è un classico. Ci possono essere anche chiacchiere, e persino persone che non mostrano alcuna motivazione... Questo può accadere sia in presenza che a distanza. Quali atteggiamenti adottare? Quali contromisure trovare per i disturbatori? Il nostro esperto ti dà alcuni suggerimenti.
Situazioni difficili nella formazione: di cosa stiamo parlando?
Se state per condurre una formazione, è molto probabile che alcuni comportamenti individuali vi destabilizzino.E questo può anche disturbare gli altri partecipanti. È il caso, ad esempio, delle persone loquaci che parlano troppo e alla fine “schiacciano” i partecipanti più discreti con la loro eccessiva presenza. O dei partecipanti demotivati che sono presenti solo per apparenza e non mostrano alcun interesse per la formazione. O ancora, ci sono i burloni che amano far ridere il pubblico e – effetto collaterale – nuocere alla concentrazione del gruppo. Per non parlare delle persone aggressive, che interrompono gli altri e li svalutano o, al contrario, di coloro che si chiudono in silenzio, non partecipano a nessuna sollecitazione e spengono la videocamera durante le videoconferenze...
Oltre a queste situazioni individuali, che spesso dipendono dalla personalità dei partecipanti, alcuni movimenti collettivi possono disturbare lo svolgimento di una formazione. "Ad esempio, può accadere che un gruppo di persone provenienti dalla stessa azienda stia vivendo una grande trasformazione interna e debba formarsi su nuovi argomenti. Se non hanno ancora superato delle loro vecchie pratiche e sono controvento, è difficile farli interessare alle prossime sfide", spiega Grégory Gallic, responsabile dell'offerta di Ingegneria Pedagogica all'interno del Gruppo Cegos. Infine, durante una formazione in presenza, non è raro che un gruppo di partecipanti discuta in disparte, mentre altri si esprimono sull'argomento della formazione, frenando così la dinamica di gruppo.
Le circostanze difficili nella formazione, bisogna anticiparle!
Il più delle volte è possibile anticipare le situazioni difficili e quindi aggirarle. “Per evitare che questo tipo di comportamento emerga, è necessario innanzitutto prepararsi bene, cioè avere un contenuto adatto, credibile, supportato da esempi precisi e cifre”, afferma Grégory Gallic. Più la formazione sarà stata costruita, meno spazio ci sarà per eventuali comportamenti di disturbo il giorno X. Successivamente, fin dai primi minuti della formazione, dopo aver accolto gli studenti con sincerità, può essere messo in atto un semplice protocollo. "Può consistere nel presentare il programma della formazione, lo svolgimento della giornata, l'orario delle pause... È anche l'occasione per definire il quadro della formazione, ovvero ricordare le regole di vita del gruppo: non interrompere gli altri, ascoltarsi reciprocamente con rispetto...", illustra il nostro esperto.
Infine, anche il formatore deve essere in buone condizioni. In altre parole, deve affrontare la sessione in modo positivo. "Se la affronta con pregiudizi negativi, interpreterà male le informazioni che riceverà dal gruppo e cercherà di farsi confermare i suoi pregiudizi. Questo è ciò che viene chiamato predizione induttiva. Quindi, sorgeranno delle difficoltà e il formatore reagirà in modo eccessivo di fronte a comportamenti devianti", avverte Grégory Gallic. È quindi meglio affrontare la formazione in uno stato di fiducia: è anche e soprattutto questo atteggiamento positivo che porterà al buon svolgimento della sessione, sia essa a distanza o in presenza.
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Emergono situazioni difficili: cosa fare?
Quando i formatori devono rimanere flessibili
Se, per caso, durante la sessione di formazione emergono situazioni difficili, il primo riflesso del formatore è mantenere il sangue freddo. E chiedersi: “Oggettivamente, questa situazione ostacola il raggiungimento degli obiettivi e più in generale la classe o ostacola solo me?”. Se il comportamento degli studenti ostacola solo il formatore, non ha altra scelta che accettare la situazione quando conduce la formazione.
Quando i formatori devono riprendere il controllo
Al contrario, se questi disturbano il resto del gruppo, è necessario reagire in modo graduale. All'inizio è importante essere flessibili, o addirittura lasciar fare, ammette Grégory Gallic. Se gli studenti non correggono da soli il loro comportamento, riprendere il controllo della situazione, senza mai alzare la voce, può rivelarsi utile. “Uno dei trucchi è trasformare un vincolo in un'opportunità. Un partecipante che guarda sempre l'orologio può essere nominato time keeper durante le attività di formazione. Mentre un esperto di un argomento può essere regolarmente sollecitato a fornire esempi”, illustra Grégory Gallic.
Quando è necessario scegliere la schivata
L'arte della schivata può essere interessante da padroneggiare in alcune situazioni, ad esempio quelle in cui un participante è pretenzioso o cerca di confrontarsi con il formatore. Se non ha presa e il suo comportamento non suscita alcuna reazione da parte degli altri, si fermerà da solo. I formatori possono infine trarre vantaggio dal gruppo, che ha una capacità di autoregolazione. “Il più delle volte, quando un partecipante ha un comportamento disturbante, gli altri glielo fanno notare e reagiscono. Di fronte a situazioni difficili, bisogna fidarsi del gruppo”.
Sapersi sempre adattare per condurre una formazione
In ogni caso, i formatori devono sapersi adattare ai partecipanti che hanno di fronte. Ad esempio, se i partecipanti sono poco motivati dalla formazione, è meglio abbandonare il metodo magistrale a favore di attività più partecipative o di workshop in sottogruppi. Soprattutto a distanza, quando è più difficile generare dinamiche di gruppo. Se i partecipanti sembrano stanchi, si può improvvisare un momento rigenerativo: ad esempio 5 minuti di respirazione profonda, un gioco di gruppo...
Riqualificare un elemento di disturbo nella formazione: le cose da fare e da non fare
Per ogni situazione esiste una soluzione.
Di fronte a un profilo “contraddittorio”
Il profilo contraddittorio è quello che esprime spontaneamente un'opinione diversa da quella presentata.
- Cosa evitare: cercare di fargli cambiare idea
- Cosa privilegiare: chiedergli di esprimere il suo punto di vista dopo quello degli altri
Di fronte a un profilo “chiacchierone”
Il profilo chiacchierone è quello che si esprime troppo facilmente e ha difficoltà a gestire il suo tempo di parola.
- Cosa evitare: volerlo zittire a tutti i costi
- Cosa fare: riassumere ciò che dice e chiedergli di essere breve
Di fronte a un profilo “esperto”
Il profilo esperto è quello che tende a prendere il posto del formatore.
- Cosa evitare: mettersi in competizione e lasciargli sviluppare casi particolari
- Cosa fare: riconoscere la sua competenza chiedendo al contempo il parere del resto del gruppo
Di fronte a un profilo “discreto”
Il profilo discreto è quello che rimane in disparte durante gli scambi.
- Cosa evitare: volerlo far parlare a tutti i costi o, al contrario, dimenticarsene
- Cosa privilegiare: incoraggiarlo a esprimersi (con lo sguardo) e valorizzare i suoi interventi
A volte, nonostante gli sforzi dei formatori, alcuni partecipanti adottano un comportamento particolarmente difficile da gestire. “In questo caso, i formatori possono aspettare un momento di pausa per inquadrare la persona one-to-one. È importante basarsi su fatti precisi, fornire esempi e spiegare i motivi per cui questo comportamento è dannoso”, spiega Grégory Gallic. In nessun caso, questo episodio di correzione deve essere effettuato di fronte agli altri, ad esempio nel momento stesso in cui si osserva il comportamento deviante, con il rischio di umiliare la persona incriminata.
