Una to do list efficace efficace è una promessa di miglioramento: quella di aumentare la propria efficienza attraverso una gestione ottimale del tempo. Tuttavia, se mal progettata, può diventare rapidamente frustrante o, peggio, scoraggiante. Ecco perché è fondamentale scegliere il formato che meglio si adatta a noi, evitando vari ostacoli. Leggi l'articolo della giornalista Céline Chaudeau, e scopri alcune strategie per rendere efficaci le tue to do list.

Strutturare e dare priorità alla to-do list

Chi ha detto che una to-do list debba essere una semplice lista di cose da fare? Sicuramente non Marie-Christine Lapierre, consulente esperta in gestione del tempo presso Cegos. “Una to-do list non è solo come la lista della spesa,” spiega. “Il rischio, alla fine della giornata, è di aver completato solo il 10% della lista a causa di imprevisti o di una cattiva gestione delle priorità.”

Ma allora qual è il segreto per affrontare al meglio la tua to do list? “Dobbiamo iniziare ponendoci due domande essenziali”, spiega la nostra specialista:

• Questo compito è urgente?
• Questo compito è così importante?

Esiste uno strumento che ti permette di visualizzare i tuoi compiti da svolgere secondo questi criteri di urgenza e importanza: la matrice Eisenhower.

Concretamente, dividi una tabella in 4 riquadri individuati dalla A alla D seguendo la regola:

• A: compiti con alta importanza e alta urgenza.
• B: compiti con elevata importanza, ma meno urgenti rispetto a quelli nella casella A.
• C: compiti con meno importanza di A e B, ma con elevata urgenza.
• D: compiti con minore urgenza e importanza.

L'obiettivo è suddividere tutte le attività nei quattro quadranti. Pianifica in priorità le attività dei quadranti A e B, distinguendo i livelli di urgenza. Gestisci le attività dei quadranti C e D in modo strategico: riduci o rinvia il loro svolgimento alle “ore di bassa produttività”.

Calibra la tua to do list per evitare di procrastinare

Non tutti affrontano la to-do list allo stesso modo. Alcune persone tendono a procrastinare più di altre, rimandando mentalmente certe attività e riducendo così l’efficacia della lista.

“La soluzione può essere quella di iniziare con una to do list che rientrano nell’arco della giornata, stimando bene la durata di ciascuna attività,” suggerisce Lapierre. Tuttavia, indipendentemente dal modello scelto, esistono alcune tecniche per ridurre la procrastinazione:

“L’idea è quella di alternare attività piacevoli, comprese le pause, con compiti che consideriamo più noiosi. È inoltre necessario individuare i compiti più motivanti , come ad esempio il lavoro collaborativo". Efficacia garantita!

Perché se nella mia lista ho previsto prima di fare un report - che mi pesa -, poi di stendere la di una nota spese e infine ho un altro compito che non mi piace, la mia to do list cade rapidamente in pezzi. 

Best practice definitiva: utilizzare un linguaggio proattivo

Usa un linguaggio proattivo: invece di “devo fare il report”, scrivi “sto completando il report” come se l'attività fosse quasi terminata, in modo da sfruttare il potere delle neuroscienze.

Tieni in considerazione la tua energia disponibile

Anche questo è umano. "Tutti abbiamo cali di energia", conferma la nostra esperta. Una to do list migliorata consiste nel preservare la tua energia impostando anche i tuoi compiti durante la giornata secondo la cronobiologia ". Basta essere un po' interessati all'argomento per sapere che generalmente all'inizio del pomeriggio siamo un po' meno efficienti intellettualmente

“L’efficienza intellettuale è generalmente massima tra le 9:00 e le 11:00. Sapendo questo, posso pianificare di lavorare su una questione sostanziale al mattino con la giusta energia. Potremo poi fissare un incontro di lavoro con diversi colleghi all'inizio del pomeriggio. E se facciamo il contrario, sfido chiunque a essere altrettanto efficace!" Un altro picco si verifica tra le 16:00 e le 18:00.

Adatta la tua lista di cose da fare a un “carico di lavoro di lunga durata”

Una to-do list basata su una matrice o un elenco non sempre funziona in situazioni di sovraccarico cronico. Quando tutto sembra urgente e importante, si rischia di rimandare costantemente alcune attività, portando a frustrazione ed esaurimento.

Per rimediare a questo, Marie-Christine Lapierre consiglia di testare il metodo “LIMITER”, che suddivide la lista in sette passaggi:

• Elenca tutte le attività da svolgere il giorno successivo.
• Includi una parte di tempo per gli imprevisti.
• Stabilisci un ordine di priorità, chiedendoti: “Se potessi fare solo una cosa domani, quale sarebbe?”
• Indica la durata stimata per ogni attività, incluse le pause.
• Calcola il tempo totale necessario.
• Elimina o rinvia le attività che superano il tempo disponibile.
• Inizia a realizzare le attività nell'ordine stabilito.

“Concretamente una lista di cose da fare con il metodo LIMITER si riduce ad una tabella con 3 colonne ." Questo ci permette di iniziare ogni giornata con l'essenziale rinunciando subito ai compiti che non svolgeremo.

“Dobbiamo capire che non esiste una sola possibile to do list, ma diversi formati da fare a seconda delle caratteristiche di ciascuno ."

Includi tempo per eventi imprevisti nella tua lista di cose da fare

Qualunque sia il metodo che scegli, una cosa non cambia: ogni giorno, una serie di imprevisti sconvolgeranno la tua lista di cose da fare. “Non possiamo pianificare 8 ore di attività in un giorno. Devi imparare a sapere che in ogni lavoro ci possono essere il 20% o il 50% di imprevisti."

Per stabilire una lista realistica delle cose da fare e non concludere la giornata con un senso di frustrazione, una soluzione è pianificare attività che dovrebbero coprire 4 ore (se la percentuale di imprevisti rappresenta il 50%) senza sentirsi in colpa . Perché si realizzeranno e gli imprevisti faranno il resto. “E se ci fossero meno imprevisti, potremmo anche riuscire ad andare avanti!” Questo sarà molto soddisfacente e ci darà una motivazione per affrontare il giorno successivo”, osserva Marie-Christine Lapierre.

Ma ci sono imprevisti e imprevisti… “Un altro modo è affrontare ciascun imprevisto in conformità con ciò che apprendiamo dalla matrice Eisenhower ." Per fare questo bisogna porsi le domande giuste. Questo evento inaspettato è davvero così importante? È così urgente curare? E dovrebbe davvero venire prima di una delle attività sulla mia lista di cose da fare? In tal caso, se dico sì, dove sposto l'attività inizialmente prevista: in giornata o successivamente?" Efficace, vedrai!

Scopri come integrare i tuoi file di sfondo

Un altro buon consiglio: alcuni compiti non rientrano bene negli schemi, almeno in apparenza. "Questo è il caso dei casi sostanziali", spiega la nostra esperta. Se devi effettuare un'analisi di mercato, ad esempio, questo è un lavoro che può richiedere diversi giorni.  » Il pericolo è presentare il compito così com'è, con il rischio che venga rinviato per il piacere di depennare altri compiti più facili e più brevi.

“Pertanto, esiste un solo modo per gestire questa trappola. Le attività di grandi dimensioni che richiedono tempo e sono importanti devono essere suddivise in sottoattività. Ciò comporta la suddivisione in sotto-obiettivi. Di conseguenza, è più facile includere regolarmente ¼ o 1 ora nella nostra lista di cose da fare, il che ci permette di completare questo file di base in tempo, in piccoli passaggi indolori.

E se al mio cervello davvero non piacessero le liste di cose da fare?

Anche lì sono cose che succedono. Che la lista delle cose da fare venga presentata come una matrice o come una semplice lista, non sempre funziona. "A volte al cervello non piacciono le liste di cose da fare", conferma il nostro specialista. Ciò significa che a questi profili non piace sentirsi dire che ci sono cose da fare. Ma questo non ti impedisce di fare le cose diversamente. »

Potrebbero esserci spiegazioni psicologiche o questioni di neurodiversità in gioco. “Vediamo che circa il 20% della popolazione ha un cervello che non funziona in modo lineare, ma piuttosto ad “albero”. »

In questi casi l’importante è tenere conto della visualizzazione dei compiti da svolgere . “Alcuni apprezzano la matrice Eisenhower che consente la visualizzazione sotto forma di diagramma, altri saranno più efficaci con un elenco di cose da fare migliorato sotto forma di mappa mentale."

Lista delle cose da fare digitale o cartacea?

Un’ultima domanda infine, per motivi di forma… Ma tra digitale e cartaceo è difficile decidere in modo definitivo. «Personalmente non ho mai trovato un modello o un software online soddisfacente», conclude Marie-Christine Lapierre. Perché dedichiamo più tempo a configurarli e modificarli che a svolgere le attività stesse! ".

L'abbinamento carta e penna è molto più veloce, più flessibile e più efficiente. Se opti per un formato digitale, mantienilo semplice. Potrebbe trattarsi della funzione dell'elenco delle attività sul tuo smartphone (con durate e priorità per ciascuna attività!) o di un file Excel per l'elenco delle cose da fare LIMITER.

Inoltre, l'agenda rimane un accessorio indispensabile dove cancellare e rimandare determinati impegni futuri. “Ne ho uno in formato cartaceo. Un altro consiglio è quello di utilizzare penne colorate cancellabili per coprire diversi ambiti della tua vita, privata e professionale. Puoi anche scegliere un colore per il tuo tempo libero. Quindi, se ad esempio i nostri orari diventano troppo bui, ci rendiamo subito conto che c'è un pericolo. » E la necessità di riequilibrare la lista delle cose da fare…

Esercitare una lista di cose da fare equilibrata ripaga. “  C'è rapidamente una forma di benessere che proviamo. C'è anche la sera o alla fine della settimana la sensazione di lavoro compiuto e di soddisfazione personale. Non siamo frustrati, abbiamo fatto l’essenziale, gestito bene le nostre priorità. E siamo contenti della nostra giornata…”

Hai trovato utile questo articolo?

Scritto da

Cegos

Dal 1926 il Gruppo Cegos è a fianco delle imprese, delle istituzioni, dei team e delle persone che forma, seleziona, supporta e aiuta a svilupparsi. Questo ha fatto di Cegos il leader della formazione manageriale, in Europa e nel mondo. Scopri di più