Gestire in maniera costruttiva una riunione è un’arte spesso poco compresa e ancor meno valorizzata.
Ci sono alcuni comuni errori manageriali da evitare:
- Pensare che sia sufficiente aver chiari i contenuti tecnici
- Confondere le diverse tipologie di riunione
- Non progettare ma improvvisare
- Dimenticare che la riunione è un mezzo e che la sua impostazione dipende dunque dal fine
Le riunioni vanno dunque ben gestite ma, ancor prima, ben preparate.
Come preparare la riunione
- Accertatevi che la riunione corrisponda a un'esigenza reale
- Chiaritene lo scopo
- Definitene la tipologia, selezionatene la durata, il perimetro dei contenuti, i punti chiave e il metodo di gestione
- Scegliete chi devono essere i partecipanti, identificate le persone che possono prendere decisioni, differenziandole da chi deve solo portare contributi
- Predisponete le eventuali presentazioni e documentazione
Come gestire la riunione
È necessario svolgere alcune azioni chiave, declinandole chiaramente in riferimento a tre fasi: apertura, corpus centrale, conclusione.
Apertura
- Chiarite l'ambito del meeting, comunicando: contesto, obiettivi, durata, ruoli nella riunione, regole di base, fasi e metodi, responsabile del report finale, eventi successivi
- Create il giusto clima relazionale, nel rispetto delle dinamiche del gruppo
Corpus centrale
- Guidate i partecipanti nel contribuire coerentemente con le premesse date in apertura
- Riportate l'attenzione sugli obiettivi se la discussione devia, regolando eventuali tensioni
- Riformulate e riepilogate i punti trattati
- Evidenziate i progressi del gruppo
- Non usate mai le riunioni come un palco per le vostre narrazioni
Conclusione
- Ricordate gli obiettivi del meeting prima di evidenziate i risultati ottenuti
- Convalidate le decisioni e fate in modo che i partecipanti comprendano gli impegni eventualmente presi. Chi farà cosa? Come? Quando?
- Pianificate il sistema di azioni da portare avanti
- Fate valutare al gruppo risultato e modalità di lavoro e concludete ringraziando i partecipanti
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