Organizzare e gestire riunioni realmente efficaci

Gestire in maniera costruttiva una riunione è un’arte spesso poco compresa e ancor meno valorizzata.

Ci sono alcuni comuni errori manageriali da evitare:

• Pensare che sia sufficiente aver chiari i contenuti tecnici
• Confondere le diverse tipologie di riunione
• Non progettare ma improvvisare
• Dimenticare che la riunione è un mezzo e che la sua impostazione dipende dunque dal fine

Le riunioni vanno dunque ben gestite ma, ancor prima, ben preparate.

Come preparare la riunione

• Accertatevi che la riunione corrisponda a un'esigenza reale
• Chiaritene lo scopo
• Definitene la tipologia, selezionatene la durata, il perimetro dei contenuti, i punti chiave e il metodo di gestione
• Scegliete chi devono essere i partecipanti, identificate le persone che possono prendere decisioni, differenziandole da chi deve solo portare contributi
• Predisponete le eventuali presentazioni e documentazione

Come gestire la riunione

È necessario svolgere alcune azioni chiave, declinandole chiaramente in riferimento a tre fasi: apertura, corpus centrale, conclusione.

Apertura

• Chiarite l'ambito del meeting, comunicando: contesto, obiettivi, durata, ruoli nella riunione, regole di base, fasi e metodi, responsabile del report finale, eventi successivi
• Create il giusto clima relazionale, nel rispetto delle dinamiche del gruppo

Corpus centrale

• Guidate i partecipanti nel contribuire coerentemente con le premesse date in apertura
• Riportate l'attenzione sugli obiettivi se la discussione devia, regolando eventuali tensioni
• Riformulate e riepilogate i punti trattati
• Evidenziate i progressi del gruppo
• Non usate mai le riunioni come un palco per le vostre narrazioni

 Conclusione

• Ricordate gli obiettivi del meeting prima di evidenziate i risultati ottenuti
• Convalidate le decisioni e fate in modo che i partecipanti comprendano gli impegni eventualmente presi. Chi farà cosa? Come? Quando?
• Pianificate il sistema di azioni da portare avanti
• Fate valutare al gruppo risultato e modalità di lavoro e concludete ringraziando i partecipanti

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Scritto da

Alessandro Reati 

Psicologo del lavoro e consulente direzionale certificato CMC-ICMCI, da oltre 25 anni si occupa di consulenza, formazione e coaching, guidando programmi di cambiamento e sviluppo organizzativo presso aziende nazionali e multinazionali, associazioni e istituzioni. Il focus dei suoi interventi è sulla valorizzazione delle risorse umane e della community professionale. Privilegia metodi di intervento partecipativi e basati sul coinvolgimento attivo. A lungo professore a contratto presso diverse università, è autore di numerosi articoli pubblicati su riviste scientifico-professionali e blog divulgativi e coautore di una decina di volumi. Scopri di più