«Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio», scriveva Antoine de Saint-Exupéry ne Il piccolo principe.
Nel project management, molti team affrontano la sfida di trasformare le proprie ambizioni in azioni concrete. Senza un metodo chiaro, anche le migliori intenzioni restano semplici illusioni.
L’organigramma delle attività (OA), o Work Breakdown Structure (WBS), fornisce questa soluzione: suddivide il progetto in deliverable e attività gestibili. Risultato? Una visione condivisa, una migliore distribuzione delle responsabilità e un controllo solido che aumenta le probabilità di successo.
In questo articolo trovi 5 consigli per costruire un organigramma delle attività efficace, da applicare ogni volta che devi strutturare un progetto ed evitare di “navigare a vista”.
Cos’è un Work Breakdown Structure?
Definizione di OA o WBS
L’organigramma delle attività è la scomposizione del progetto in compiti e attività operative. Risponde a una domanda semplice ma cruciale: “Cosa bisogna fare per realizzare i deliverable del progetto?”
A cosa serve l’organigramma delle attività?
L’OA permette di:
- visualizzare tutte le attività da svolgere,
- strutturare le attività in modo gerarchico, così da facilitare la comprensione per tutte le parti coinvolte,
- semplificare l’assegnazione delle responsabilità (chi fa cosa),
- costituire la base per stimare budget, tempi, risorse e persino rischi.
L’OA è il fondamento su cui poggia l’intero piano di realizzazione del progetto.
Perché fare un Organigramma delle Attività?
Un OA ben fatto struttura tutto il resto del progetto. Influenza direttamente:
- Il budget (stimando gli oneri delle attività),
- Il planning (tramite la sequenza logica delle attività),
- La gestione delle risorse (identificando chi fa cosa),
- La comunicazione (offrendo una visione condivisa),
- L’analisi dei rischi (individuando aree critiche).
Senza OA, si procede a occhi chiusi.
Come fare un buon Organigramma delle Attività?
Ecco i 5 consigli chiave.
Consiglio n°1: adotta il giusto livello di dettaglio nelle attività da integrare
La sfida di un buon organigramma delle attività è trovare il giusto livello di scomposizione delle attività del progetto. Troppo dettaglio o troppo poco: è uno dei tranelli più frequenti dell’OA.
- Con un OA poco dettagliato, avrai difficoltà ad assegnare i compiti, seguire l’avanzamento o stimare i carichi. Il progetto diventa impreciso.
- Con un OA troppo dettagliato, ti perdi in una granularità inutile. Crei confusione e perdi di vista le tappe chiave del progetto.
Consiglio dell’esperto
Quando realizzi l’OA, poniti la domanda: «Questo compito è gestibile e assegnabile a un responsabile unico e identificato?»
Se la risposta è no, probabilmente non hai ancora raggiunto il livello corretto di scomposizione. Infatti, un compito assegnato a più responsabili rischia di non essere gestito affatto!
Consiglio n°2: Adatta il tuo metodo di scomposizione al progetto
La costruzione di un OA può basarsi su diversi metodi di scomposizione, a seconda della natura del progetto e delle logiche di gestione desiderate.
Ecco i diversi metodi tra cui puoi scegliere:
| Modalità di scomposizione | A cosa serve? |
| Scomposizione sequenziale | Segue le fasi principali del progetto in ordine cronologico. |
| Scomposizione geografica | Rilevante per progetti multi-sito o distribuiti a livello internazionale. |
| Scomposizione funzionale | Organizza le attività in base alle principali funzioni dell'azienda (risorse umane, IT, produzione, ecc.) o alle funzioni dei prodotti consegnati (ad esempio, nel caso dello sviluppo di un'applicazione informatica). |
| Scomposizione per natura di attività (progettazione, realizzazione, validazione) | Consente di tracciare le catene del valore. |
| Scomposizione per mestiere/competenza | Utile quando i contributi sono ripartiti per area di expertise (ingegneria, comunicazione, legale, ecc.). |
Consiglio dell’esperto
Queste logiche possono combinarsi, ma è raccomandato scegliere un asse principale di strutturazione per mantenere una visione chiara e coerente del progetto.
Il metodo di scomposizione sequenziale segue le grandi fasi del progetto nell’ordine cronologico.
Consiglio n°3: Inizia decomponendo i deliverable, non i compiti
Identificando prima cosa devi produrre/consegnare, puoi poi scomporre questi deliverable nelle attività necessarie. In questo modo eviti di cadere in una logica scollegata dagli obiettivi del progetto.
Ad esempio: se il deliverable di un progetto è un video validato e pubblicato, allora i compiti deriveranno naturalmente: storyboard, riprese, revisione, validazione, pubblicazione, ecc.
Consiglio n°4: Costruisci il tuo Organigramma delle Attività in maniera collaborativa
La costruzione dell’OA non deve essere un esercizio solitario del project manager.
Il modo migliore per realizzarlo è riunire i membri chiave del team responsabile del progetto o gli esperti coinvolti. Insieme devono elencare, in una sessione di brainstorming, tutte le attività del progetto, senza preoccuparsi di ordinarle o strutturarle in un primo momento.
Una volta identificate le attività, raggruppale in “pacchetti di lavoro” ogni volta che ciò è coerente in termini di responsabilità, così da costituire i rami dell’organigramma.
Coinvolgi nel processo:
- i membri principali del team di progetto,
- le parti interessate tecniche,
- eventualmente i fornitori o subappaltatori.
Sono loro a possedere la conoscenza pratica di ciò che deve essere fatto sul campo.
Questo approccio collaborativo:
- favorisce l’adesione,
- valorizza le competenze,
- fa emergere aree di rischio o di imprecisione già nella fase di costruzione del progetto.
Consiglio n°5: Scegli un formato di design adatto
Esistono due formati principali:
L’organigramma gerarchico (classico)
È un albero discendente, dal progetto verso i sottoinsiemi, i pacchetti, poi i compiti.
Una gerarchia tipica come «Progetto → Fase → Pacchetto → Compito» può essere utilizzata.
La mappa mentale
È un approccio più libero, intuitivo e visivo, consigliato nei progetti creativi o pluridisciplinari.
In conclusione, l’organigramma delle attività è molto più di un semplice schema. È la colonna vertebrale del tuo progetto.
È uno strumento di riflessione strategica, una leva organizzativa e un punto di riferimento comune per tutti i team di progetto.
È a partire dall’organigramma delle attività che vengono elaborati il planning, il budget, i ruoli e l’analisi dei rischi del progetto.
Leggi l'articolo di Emmanuel Chenevier in lingua originale
