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Training Management | Video collana

21/01/2020

In questa collana di video dedicata al Training Management, trattiamo il tema della formazione aziendale nei suoi aspetti principali: sviluppo di attività e progetti formativi in linea con le esigenze di business, il ruolo del Responsabile della Formazione, le modalità e le tipologie di erogazione, la scelta delle soluzioni più adatte al proprio contesto.

Introduzione

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Cosa intendiamo con il termine formazione? Nel mondo HR è di uso invalso considerare la formazione come una serie di azioni predisposte per favorire una modifica in senso integrativo del comportamento dei soggetti di una organizzazione.

Contemporaneamente, si considera che sia un acceleratore di apprendimento che crea esperienze in cui le attitudini dei soggetti possano essere trasformate in competenze.

La formazione deve essere quindi: focalizzata sulle competenze ossia su un mix di conoscenze, abilità e stile relazionale e al contempo strettamente correlata con l’evoluzione dei profili professionali e delle competenze in funzione dello sviluppo aziendale.

Dobbiamo essere consapevoli del reale contributo della formazione alle performance aziendali.

Le performance sono il risultato di tre fattori: ambiente di lavoro, motivazione e competenze. La formazione agisce direttamente sul fattore competenza e ha impatti solo secondari sugli altri due. Sono le persone che, attraverso l’applicazione delle nuove competenze, potranno operare delle trasformazioni aumentando il grado di impegno e soddisfazione.

L'apprendimento

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Ciò che chiamiamo apprendimento degli adulti presenta alcune caratteristiche condivise:

  • È un insieme di fattori cognitivi (il sapere), operativi (il saper fare), relazionali (saper essere).
  • Non è un processo lineare: sono osservabili delle curve di apprendimento, ossia periodi in cui l’acquisizione è variamente rapida.
  • Richiede energia: bisogna considerare quindi il fenomeno dell’affaticamento, con le sue diverse componenti biopsicosociali.
  • Richiede motivazione: importante quindi la comprensione dell’utilità, del livello di apprendimento e soprattutto, dei vantaggi che l’apprendimento stesso e la conseguente applicazione possono produrre per il partecipante.

Il setting di apprendimento e di applicazione è sempre sociale. Possono quindi essere usati dispositivi formativi di gruppo o individuali ma sempre considerando l’ambiente di applicazione.

Esistono preferenze individuali: c'è chi impara acquisendo nozioni teoriche, chi preferisce fare e chi desidera apprendere attraverso il rapporto con gli altri.

Processi di apprendimento che richiedono un cambio di ruolo, passaggi di carriera sia verticali sia diagonali, richiedono non
solo di acquisire nuove competenze ma anche e soprattutto di cambiare identità lavorativa e quindi di mutare abitudini consolidate.

Formazione come leva HR

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La formazione è una pratica organizzativa, ossia una leva di gestione delle risorse umane. Raccoglie gli esiti dei processi di selezione e valutazione, sviluppandosi in parallelo con la gestione quotidiana dei lavoratori. Ha una duplice origine, in quanto il partecipante non coincide quasi mai con il committente dell’intervento. Per questo quando ci si occupa di training management è importante considerare non solo i bisogni espressi dall'organizzazione ma anche le attese dei partecipanti.

Consiste nella trasformazione di attitudini in competenze:

  • è una esperienza e non semplice informazione o conoscenza.
  • Segue le leggi dell’apprendimento (non dell' informazione, del comando o dell’aiuto).
  • È un processo tecnico, basato quindi su leggi dell’apprendimento, delle relazioni e delle dinamiche di gruppo.
  • Può usare diverse metodologie operative, in base agli obiettivi di apprendimento fissati in fase progettuale.

Differenza tra apprendimento e formazione

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La formazione è una leva di gestione orientata al favorire comportamenti professionali e manageriali integrati. Quindi ricordiamoci che:

Nelle organizzazioni l’apprendimento è un fenomeno spontaneo e spesso casuale. La formazione è invece lo sforzo di trasformare l’accidentalità in un progetto condiviso gestito professionalmente. L’esito assegnabile alla formazione è il solo apprendimento.

L’utilità della formazione deve essere percepita dal partecipante nel medio/breve periodo. La responsabilità del cambiamento è, almeno in parte, sempre collettiva.

Il responsabile della formazione può rispondere dell’apprendimento della competenza non dell’applicazione della stessa nella quotidianità.

Per questo chi si occupa, a vario titolo, di formazione deve essere consapevole di 3 punti di riferimento:

  • La causalità: ci sono fattori che “causano” il comportamento. In altri termini: gli eventi passati possono aver creato delle abitudini.
  • L'intenzionalità: vi sono scopi che “dirigono” l’introspezione e il comportamento. Ogni soggetto è guidato da una propria visione del futuro.
  • Le motivazioni: dietro a ogni azione esistono spinte, motivi, bisogni, impulsi. Alcune motivazioni sono stabili, derivate dai tratti di personalità, altre sono situazionali o cicliche.

Declinazioni formative

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Sono possibili diverse declinazioni formative: formazione come progetto, come prodotto, o come sistema di gestione.

La formazione intesa come prodotto è orientata alla realizzazione di corsi. Ha un focus sui contenuti e considera come perimetro di riferimento i singoli partecipanti. Si declina nell’idea di “catalogo”, inteso come un insieme di seminari standard, centrati sulle famiglie professionali e non sul contesto operativo in cui agiscono e dei “programmi”, ossia l’ordine ideale in cui verranno erogati dei contenuti.

La formazione come processo è invece orientata al miglioramento di specifici aspetti dei gruppi di lavoro oggetto dell'intervento. Basandosi su un perimetro di riferimento micro-organizzativo, è focalizzata sulle dinamiche interpersonali e sui processi operativi. Ritiene fondamentale una progettazione che, partendo dall’analisi dei bisogni, tratteggi gli eventi d’aula considerando come verranno valutati i risultati.

La formazione come sistema di gestione o Training Management, è, da ultimo, orientata ad agire previsivamente sull’intero sistema organizzativo. Partendo dai futuri obiettivi di business - ossia dalla strategia aziendale - predispone una serie di azioni variegate: piani formativi complessivi, progetti, interventi di gruppo o individuali. Tenendo come perimetro di riferimento la macro organizzazione agisce in riferimento a modelli di competenze multilivello. Richiede una attenzione specialistica nel ricercare coerenza tra le iniziative di formazione e le priorità strategiche e di cambiamento.

Il Responsabile della Formazione

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Il ruolo del Responsabile della Formazione è fondamentale per mettere le risorse umane in grado di operare in maniera coerente con le strategie di business. Il training manager deve avere non soltanto sensibilità manageriale ma anche e sopratutto metodo nell'interpretazione di ruolo, per evitare fraintendimenti e prevenire eventuali distorsioni.

In questo senso dovrebbe essere consapevole che lo scopo della formazione è lo sviluppo delle competenze e che, nelle organizzazioni, l’apprendimento è esito di un processo collettivo, prima che di una impegno individuale.

Va ricercata coerenza tra formazione e le diverse leve di gestione delle risorse umane: selezione, inserimento, valutazione, incentivazione, carriera. Serve essere in grado di riconoscere ed integrare le diverse istanze degli attori organizzativi, ricordandosi che quasi mai i committenti corrispondono con i partecipanti… Il profilo del training manager deve dunque presentare le seguenti competenze:

  • comprensione del contesto di business.
  • Comprensione delle dinamiche e dei fenomeni collegati al comportamento organizzativo.
  • Ottime conoscenze del mercato della formazione.
  • Ottime capacità negoziali, intra e inter-organizzative.
  • Buona conoscenza dei principali approcci utilizzabili nel disegno del modello di competenza aziendale.
  • Buona conoscenza dei diversi metodi di analisi, progettazione e valutazione.
  • Capacità di base di public speaking nella gestione di gruppi d’aula.

Training Management: progettare la Formazione

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Organizzare l’attività formativa va ben oltre la mera definizione di un titolo e di un programma. Si tratta infatti di predisporre un processo complessivo in cui le esigenze dell’azienda, le attese dei partecipanti e le competenze del formatore interagiscano in un setting in grado di favorire lo sviluppo dell'apprendimento dei partecipanti.

Il progettista deve essere dunque in grado di gestire al meglio:

  • la raccolta e l’analisi delle aspettative, dei partecipanti e dei loro responsabili.
  • La definizione degli obiettivi dell’intervento, differenziando lo scopo generale dagli obiettivi specifici.
  • L’impostazione del processo: durata, metodo e attività, tipologie esercitative, flusso dei contenuti.
  • La scelta del formatore più adatto, considerandone non solo la competenza di contenuto, cioè ciò che dovrà trasmettere, ma anche e sopratutto le capacità didattiche e lo stile di relazione.
  • La predisposizione del sistema di valutazione.

Il profilo del Formatore

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Ogni responsabile della formazione deve essere in grado di scegliere il professionista adeguato alle esigenze del proprio progetto. Per questo deve essere molto chiara la comprensione del profilo da ricercare. Il formatore deve essere esperto di un contenuto, ossia portatore di conoscenze ed abilità che sono target di apprendimento dei partecipanti. Ma, soprattutto, deve creare con i i partecipanti una relazione in grado di favorire un esito: l’apprendimento.

È dunque possibile definire quali sono le competenze che caratterizzano un formatore. A livello cognitivo deve presentare una conoscenza specialistica di alcuni temi: le teorie della formazione, i principali modelli HR e le teorie e i modelli organizzativi. A livello strumentale deve essere in grado di gestire gruppi d’aula, progettare secondo diversi approcci, usare una variegata serie di tecniche didattiche.

I formatori spesso sono caratterizzati da numerose differenze proprio dal punto di vista dell’ampiezza delle tecniche utilizzate. Devono infatti presentare buone capacità di consapevolezza e controllo, capacità di comunicazione in gruppo, capacità di gestione relazionale anche con soggetti molto diversificati e talvolta in condizioni limite: aggressività, passività, frustrazione

Make or Buy?

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Esternalizzare la gestione diretta delle attività formative è una scelta da tempo diffusa e, apparentemente, inevitabile: difficilmente un’organizzazione oggi può mantenere al proprio interno tutti i trainer necessari per rispondere a ogni esigenza.

Fare una buona gestione implica però alcune attenzioni: il saldo mantenimento della scelta strategica degli interventi, la capacità di progettare in maniera raffinata le azioni e la capacità di definire partner affidabili e disponibili a creare una relazione di lungo periodo. Per una corretta gestione dell'esternalizzazione, il training manager deve essere consapevole delle sue esigenze e decidere se ricercare un fornitore o un partner.

La ricerca di un fornitore ha un focus di prodotto: l’obiettivo è quello di selezionare una società di fornitura che possa erogare un corso standardizzato al miglior prezzo. Il responsabile deve quindi, a monte, definire tutte le caratteristiche del seminario trasformando un progetto formale da fornire al panel di fornitori predefinito, richiedendo la miglior offerta economica.

La ricerca di un partner ha altre logiche. Ha un focus relazionale quindi mira a creare un rapporto con una società di consulenza in grado di comprendere una esigenza di training management più adatto al raggiungimento di un risultato.