Paura della... to-do list?

Ecco come un misero foglietto di carta o una paginetta di agenda possono diventare l’incubo di molti: la famosa lista delle cose da fare.

Parlando di gestione del tempo, la to-do list viene spesso proposta come chiave di risposta a molti problemi legati all'organizzazione delle nostre giornate.

Questa, però, è in realtà una mezza verità. La lista può essere senza dubbio d’aiuto, può darci un’idea chiara della giornata che dovremo affrontare, ci permette di “scaricare” la mente dalle cose che dobbiamo ricordarci, crea una sensazione di controllo. Ma se non impostata nella maniera giusta, questa diventa uno spauracchio che resta abbandonato qua e là, senza produrre alcun risultato utile.

Perché talvolta è inefficace?

Perché se impostiamo la nostra lista delle cose da fare pensando di essere entità soprannaturali o divinità dotate di 10 braccia, sbagliamo in partenza. Produciamo un inutile elenco troppo affollato e senza priorità, che genera solo ansia e stress. Così, cerchiamo di guardarlo il meno possibile per non avere una crisi isterica.

Viviamo la nostra giornata un po’ come viene, rincorrendo le emergenze, e arriviamo a sera stanchi e un po’ insoddisfatti, come se avessimo fatto tante cose, ma nessuna davvero importante o di valore. Con in più l’aggravante, che tante attività che erano nella nostra to-do list ci tartasseranno anche domani.

Come risolvere i problemi e creare una to-do list che davvero ci aiuti?

Proviamo a condividere qualche suggerimento.

Parti così: prendi un foglio (o una pagina della tua agenda) dove scrivi tutto quello che ci sarebbe da fare. Senza limiti, scrivi proprio tutto quello che ti viene in mente tra vita lavorativa e privata. Ora, di fianco a ogni attività, scrivi il tempo (reale!) che necessita. In seguito, rileggi tutto l’elenco e apponi di fianco a ogni attività un numero per indicarne la priorità.

• Scrivi 1 di fianco alle cose davvero importanti, che devi fare perché ne va della qualità della tua vita.
• 2 di fianco alle cose che vanno fatte perché hanno una scadenza precisa.
• Il 3 di fianco alle cose che vanno fatte a breve, ma non sono urgenti. Cose che in realtà sarebbero anche delegabili…
• Infine, scrivi 4 alle cose che possono anche essere rimandate (ricordando che le cose che rimandiamo da tanto tempo forse potrebbero essere cancellate definitivamente, perché se le procrastiniamo di continuo forse non sono importanti o non vogliamo farle realmente).

Ora colloca questi compiti nelle tue prossime giornate. Puoi ricopiarli sull’agenda nei giorni corrispondenti o scrivere direttamente nell’elenco in che giorno pensi di occupartene. Avendo indicato il tempo necessario, ti verrà più facile capire quante cose puoi inserire in una singola giornata.

Alcune regole da tenere a mente

Nel fare questo passaggio, osserva alcune semplici regole:

• Inserisci le attività dando la precedenza alle priorità: prima le cose davvero importanti.
• Non sovraccaricare le giornate e tieni un margine di tempo per eventuali emergenze / imprevisti / spostamenti. Servono mediamente 2 “cuscinetti” da 30 minuti al giorno per assorbire queste eventualità. So che può sembrare impossibile bloccarti questi spazi, ma il rischio è che al primo imprevisto la tua pianificazione salti con un terribile effetto domino.
• Ragiona su quali attività possono essere delegate a qualcun altro, oppure raggruppate insieme per risparmiare tempo, oppure direttamente eliminate perché non sono così importanti. Cerca di sfoltire la lista se è troppo lunga!

Scrivere una lista delle cose da fare non vuol dire solo fare un elenco, ma ragionare su come vuoi impostare e vivere le tue giornate. Merita quindi un’attenzione particolare.

Con una to-do list ben fatta potrai arrivare a fine giornata più rilassato e sicuramente più soddisfatto!

E ricorda che…non esiste solo quello che devi fare…ma anche quello che vuoi fare.

Articolo di Eleonora Mauri

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Scritto da

Eleonora Mauri

Laureata in Scienze della Comunicazione a Milano, ha lavorato per 10 anni nel mondo del Marketing e della Comunicazione in importanti aziende internazionali. Fino al 2019 ha collaborato con Cegos come formatrice. Ha conseguito la certificazione di Master Practitioner presso la Society of Neuro-Linguistic Programming del Dr. Richar Bandler, diventando Coach negli ambiti Life, Business e Sport. Dal 2009 ha gestito l’Academy interna di una multinazionale tedesca e dal 2014 è formatrice sulle tematiche comportamentali e manageriali su progetti nazionali e internazionali. I suoi temi chiave sono comunicazione, negoziazione, vendita, gestione del cliente, change management, gestione del tempo e dello stress, problem solving, leadership, team working, public speaking, talent development. È docente universitario, autrice dell’ebook “La gestione del tempo per la donna impegnata” e conduttrice del programma televisivo Punto 13 Talk Coaching. Scopri di più