Gestire il tempo consapevolmente: consigli di produttività

Quante volte ti è capitato di dire: “vorrei che le giornate durassero 40 ore", oppure “non ho mai tempo da dedicare a me” o ancora “il tempo non mi basta mai”?

Tante, vero?

È molto comune pensare di non avere abbastanza tempo, eppure, come recita un vecchio adagio: 

il tempo è la risorsa più democratica che esista ed è l’unica cosa che abbiamo tutti in comune nella stessa quantità. La qualità è una decisione che spetta prendere a ciascuno di noi.

Sei consapevole di come spendi il tuo tempo nell’arco della giornata? Hai mai preso nota deltempo che dedichi alle attività che svolgi durante il giorno?

Queste sono le domande da cui partire per migliorare la gestione del tuo tempo e la qualità della tua vita.

Gestire il tempo quindi significa innanzitutto essere consapevoli di quali sono le attività che occupano il tuo tempo.

Partiamo con il dire che ognuno di noi ha 3 tempi:

• Uno per la sopravvivenza, ovvero quel tempo che dedichiamo a mangiare e dormire
• Il secondo è tempo di lavoro, quello che trascorri lavorando tutti i giorni, in ufficio o a casa
• Il terzo è il tempo libero, ovvero quel tempo che scegli di spendere come e con chi vuoi

La prima vera sfida è raggiungere l’equilibrio fra questi 3 tempi, coerentemente con le tue esigenze e le tue aspettative.

Spesso capita di sacrificare il tempo libero o addirittura quello della sopravvivenza. Questo accade perché gestire questi 3 ambiti non vuol dire dividerli in parti uguali ma decidere di dedicare il giusto spazio a ciascuno di essi.

Da dove partiamo? Da 3 semplici spunti che puoi subito attuare:

1. Prima di tutto devi accettare la verità e cioè che, indipendentemente da cosa succede nel mondo, ci sono solo 24 ore al giorno, 60 minuti in un'ora. La prima cosa da fare quindi è concentrarsi sulle attività per cui impieghi il tuo tempo
2. Usa un'unica agenda. Ci sono molte persone hanno più calendari o addirittura più agende; altre che non utilizzano nessun calendario, altre ancora che utilizzano solo quello del lavoro. Sincronizzare i calendari o usarne uno solo, considerando i 3 tempi menzionati prima, diventa l’unico strumento che ti mostrerà il saldo di quanto tempo hai a disposizione e di come lo stai impiegando
3. Disegna su ciascuna giornata una "linea di sabbia" (flessibile) che ti permetta di delimitare metaforicamente il tempo dedicato al lavoro da quello dedicato alle attività personali

Puoi facilmente rimodulare l’andamento della linea qualora necessario. Questa linea puoi definirla solo tu,avendo contezza che possiedi:

• sia il potere di donarti del tempo
• sia il potere di toglierti del tempo

Come si fa a diventare più produttivi?

1. Principio di Pareto 80/20

Il primo passo è comprendere il principio di Pareto 80/20, di cui avrai sicuramente già sentito parlare. Questo principio ti suggerisce di identificare ogni giorno quel 20% di attività strategiche che ti permettono di raggiungere l'80% dei risultati.

2. Legge di Parkinson

Il secondo principio ci arriva dalla legge di Parkinson: il lavoro tende a dilatarsi in base al tempo che abbiamo a disposizione. Quindi, dopo aver scelto le attività da fare, assegna a ciascuna di esse una scadenza, ovvero un tempo entro il quale bisogna terminare. È vero che il tempo si dilata ma è altrettanto vero che è possibile comprimerlo.

Riuscire a concludere le attività nel tempo prestabilito rappresenta un'enorme fonte di motivazione. Ciò contribuirà ad accrescere la tua autostima e quindi il tuo benessere.

3. Principio di Laborit

Il terzo e ultimo principio è quello di Laborit e dice che le ore del giorno non sono equivalenti fra loro. Quindi, a seconda di quale ora del giorno tu decida di svolgere un’attività, la tua produttivitàcambia.

Molti di noi quando la mattina si svegliano - e quindi sono ricaricati grazie al sonno - hanno delle risorse che non avrebbero alla sera o nel tardo pomeriggio.

In questo caso, la mattina si eseguiranno quelle attività che richiedono maggiore energia. La sera, quando si è più stanchi, quelle di routine.

Conclusioni

Pensa alla tua giornata lavorativa: esplora i 3 tempi che caratterizzano la tua vita e rifletti sui principi che regolano la produttività. È importante scegliere le attività da fare, assegnare una scadenza e prestare attenzione a quando farle nell’arco della giornata.

Ti lascio con una riflessione: non è importante quanto duramente lavoriamo. La vera sfida è scegliere le attività da eseguire.

Per approfondire il tema e sviluppare competenze di time management nella tua azienda, contattaci.

Hai trovato utile questo articolo?

Scritto da

Giovanna Lufrano

Giovanna Lufrano ha studiato Filosofia presso l’Università di Bari per seguire la sua passione innata per la conoscenza. Per oltre 15 anni ha ricoperto il ruolo di Business Manager, poi Consulente e Trainer, in diverse aziende di medie e grandi dimensione. Il filo conduttore di tutte le esperienze è stata la grande attenzione alle persone, ai processi organizzativi e allo sviluppo del potenziale umano. È appassionata del mondo della vendita, delle persone e dei risultati. L’amore per i numeri e lo studio dei dati rappresenta il suo punto di equilibrio per garantire il raggiungimento dei risultati di business. È Coach professionista in linea con la Norma UNI – 11601 del 2015, riconosciuto da A.I.C.P e approvato da I.C.F. Scopri di più