L’irresistibile leggerezza delle mail

Lo confesso, scrivere è sempre stata la mia bestia nera fin dagli anni del liceo. Appartengo alla schiera di chi, dopo aver scritto con fatica la tesi, ha proferito le ferali parole: “mai più”. Peccato che negli anni mi sono trovata a fare un mestiere che prevedeva di scrivere: proposte, articoli (come questo) e, soprattutto, tonnellate di mail. Ecco, le mail: fonte di gioia e tormento di tutti coloro che lavorano in azienda.

Uno sguardo al passato forse ci aiuta a visualizzare meglio la fortuna dell’email: prima dell’avvento della posta elettronica una lettera doveva essere scritta a mano o battuta a macchina, imbustata, affrancata e poi affidata alle poste nazionali per arrivare – si sperava… – in mano al destinatario. Non voglio nemmeno immaginare la mole di lavoro necessaria se i destinatari erano più d’uno.

Quando i vantaggi e gli svantaggi delle email coincidono

Le mail ci hanno semplificato la vita personale e professionale con la loro economicità e immediatezza: costano poco, anzi pochissimo e arrivano subito. La cosa curiosa è che queste due caratteristiche siano anche i loro principali svantaggi. L’economicità e l’immediatezza ci hanno portato a scrivere troppo e spesso male. In più, abbiamo trasferito il linguaggio nato per un altro mezzo - la corrispondenza “fisica”- all’agile mondo delle mail. Senza pensare che forse era il caso di aggiornarlo e di renderlo meno formale.

Come se non bastasse, tutti prima o poi abbiamo subito il fascino perverso del tasto "invio"; quasi a volersi liberare dal peso del dover scrivere qualcosa a qualcuno ci siamo precipitati a schiacciare l’invitante pulsante. Da lì hanno origine gli allegati mancanti, gli errori di ortografia o di sintassi e in qualche caso le frasi avventate che a qualcuno hanno provocato guai, lavorativi o personali, più o meno seri.

Scrittura: una competenza "nuova"

I problemi degli esseri umani con la scrittura non sono legati alle sole mail ma arrivano da lontano. Come speciescriviamo e leggiamo da poco più di cinquemila anni. É un tempo molto piccolo, se paragonato alla storia dell’uomo sul pianeta, e ancora non abbiamo preso bene le misure con questa “nuova” capacità.

I neuroscienziati e i neuroarcheologi sostengono che il nostro cervello non si sia sostanzialmente modificato in questo lasso temporale; per leggere e scrivere è costretto a prendere in prestito delle aree in origine deputate a fare altro. Dobbiamo fare pace con l’idea che scrivere non sia un atto “naturale” per cui siamo stati cablati e che occorra porre qualche attenzione in più per farlo bene, minimizzando i rischi di incomprensione nel caso delle mail professionali.

I consigli per aumentare l’efficacia nella comunicazione scritta si concentrano sul cosa fare prima di mettere mano alla tastiera e si possono riassumere in tre domande.

Le 3 domande da porsi prima di cliccare su “invio”

È proprio necessario che io scriva una mail?

L’argomento che devo/voglio affrontare richiede per forza una mail o faccio prima spiegandomi di persona, magari con una telefonata? In linea generale più il tema è complesso meno la mail è il mezzo giusto per cominciare; conviene prima confrontarsi con il nostro interlocutore. La posta elettronica è un mezzo fantastico, ma non può sostituire la comunicazione interpersonale in termini di efficacia.

Che cosa voglio ottenere con la mia mail?

Spesso ci buttiamo a scrivere senza chiederci qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere. Vogliamo essere letti? Vogliamo che il nostro interlocutore faccia qualcosa di specifico? Abbiamo bisogno di ottenere delle informazioni o una risposta definita? Sono obiettivi molto diversi fra loro, che richiedono una struttura differente.

Chi è il mio destinatario?

Come disse Umberto Eco in uno dei suoi aforismi fulminanti “C’è una sola cosa che si scrive solo per sé stessi, ed è la lista della spesa”. È quindi importante domandarsi cosa sa e cosa non sa del nostro argomento la persona che ci leggerà, qual è il suo stile abituale di linguaggio e quindi cosa dobbiamo fare per adeguarci. Rischiamo altrimenti di non raggiungere il nostro obiettivo e di dare il via a una valanga di mail di botta e risposta.

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Scritto da

Anna Tonti

Anna è formatore, consulente organizzativo e coach PCC ICF. Dopo la laurea ha lavorato nella direzione Risorse Umane di aziende multinazionali e dal 1998 si occupa di consulenza e formazione. Appassionata di Intelligenza Emotiva e attenta ai fenomeni nuovi a livello sociale e organizzativo, ricerca nella sua attività di coach e formazione il coinvolgimento attivo delle persone. È anche specializzata in temi di leadership, gestione dei conflitti, relazioni difficili, learning agility e problem solving creativo. Scopri di più