Gestire con efficacia le email di lavoro
Per information overland si intende la difficoltà a comprendere un problema e prendere decisioni in modo efficace quando si hanno troppe informazioni a riguardo. La maggior parte dei lavoratori svolge le proprie mansioni attraverso un sistema di mailing.
L’incremento delle attività in modalità Home Working forzato ha costretto anche gli inesperti di tecnologia digitale ad operare in remoto, ricorrendo sempre di più alla posta elettronica. Quali sono i rischi?
Sull’uso dell'e-mail influiscono il contesto organizzativo e le variabili legate alla cultura nazionale. Tendenza al multitasking, lavoro in mobilità, smart working e interfacciarsi con colleghi con fusi orari diversi sono alcuni dei fattori che aumentano la complessità comunicativa.
Per non essere sopraffatti dalla quantità di messaggi ricevuti è importante saper ottimizzare il proprio tempo e gestire le priorità.
Pro
- Sono uno strumento indispensabile.
- Migliorano la gestione degli aspetti logistici.
- Riducono i costi di comunicazione.
- Mantengono traccia di quanto deciso e attuato.
Contro
- Possono causare frustrazione, sovraccarico temporale e overstress.
- La diffusione dei device portatili ha agevolato la creazione di mail superficiali ed inutili.
- In situazioni difficili può essergli attribuito un uso sociale in sostituzione delle relazioni presenziali.
Comportamenti di base da attuare per un utilizzo corretto delle e-mail
- Scegli un finale appropriato indicando chiaramente chi dovrà fare cosa.
- Non rispondere di getto, soprattutto se si tratta di temi complessi.
- Rivedi il tuo messaggio prima di inviarlo.
- Non rispondere sempre a tutti. Replay to all è un comando da usare con estrema attenzione.
- Scrivi un oggetto chiaro per indirizzare la comunicazione.
- Motiva perché inoltri. Fare "forward" richiede una spiegazione.
- Spiega perché metti in Copia Conoscenza. Il CC dovrebbe essere usato solo in caso di necessità e reso evidente anche nel testo (meglio se nei saluti iniziali).
- Fai sapere al mittente che il messaggio è stato ricevuto.
- Usa gli acronimi e le formule gergali con parsimonia.
- Fai attenzione al sarcasmo e all'umorismo, in quanto possono causare tensioni e fraintendimenti.
