La professione del Buyer
Chi è il Buyer?
Il Buyer, tra le figure che operano in ambito operations, si occupa di portare avanti tutte le operazioni aziendali relative agli acquisti commerciali. È il rappresentante dell’azienda durante le fasi di negoziazione e conclusione di un’acquisizione ed è il responsabile dell'approvvigionamento di beni e servizi necessari alla produzione.
Qual è il suo ruolo?
Il ruolo del Buyer è quello di agire in qualità di rappresentante aziendale nelle varie fasi di acquisto. Perché questo avvenga, deve occuparsi di alcuni compiti organizzativi preliminari. Deve analizzare i bisogni reali dell’azienda e sotto la guida del suo manager contribuire alla selezione dei fornitori. Il Buyer deve quindi raccogliere le informazioni sui soggetti con i quali interagisce e conoscere tutti i termini e le condizioni d’acquisto in vigore.
La fase d’acquisto prevede che il Buyer contatti il fornitore per discutere in merito ai dati del prodotto ed al relativo prezzo. Assume quindi il ruolo di negoziatore tentando di ridurre al minimo il costo delle transazioni.
Come professionista del commercio può lavorare nel servizio pubblico, in una società di distribuzione o in una società industriale. In ogni caso la sua funzione non si limita ai soli acquisti. Deve infatti gestire i contratti ed instaurare una stretta relazione con i partner commerciali.
Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?
I suoi compiti ruotano intorno a quattro operazioni fondamentali di purchasing; ovvero l'organizzazione, l'esecuzione, la gestione del rischio e la negoziazione.
1 Organizzazione degli acquisti
Attività di purchasing e il loro impatto sulla redditività aziendale
Il Buyer deve agire seguendo una strategia prefissata e un obiettivo chiaro da raggiungere. Pertanto, pianifica i passi da seguire per procedere all’acquisto dei prodotti adottando un atteggiamento etico e responsabile. Il suo obiettivo principale è quello di garantire la redditività della gestione.
Analisi dei bisogni del business
Questo compito consiste nell'avere un'idea chiara di ciò di cui l'azienda necessita. È fondamentale identificarne i bisogni, quantificarne le spese e avere un inventario completo degli acquisti da fare. Analizzare il business permette inoltre di assegnare e gestire correttamente un budget. Questo passo è essenziale al fine di evitare inutili sprechi di denaro.
Analisi del mercato dei fornitori
Uno studio globale del mercato di riferimento risulta essere cosa importante. Non solo aiuta a identificare i rischi, ma fornisce anche una panoramica completa degli utili previsti.
Sviluppare una strategia di acquisto
In quest’ultima fase il Buyer pianifica un piano d’azione su cui basare tutte le operazioni d’acquisto. Il piano deve essere discusso con i suoi superiori e le priorità devono corrispondere a quelle decise della direzione. Prima che i fondi vengano rilasciati dovranno essere individuati i rischi e le opportunità derivanti da tutte le fasi d’acquisto.
2 Esecuzione degli acquisti
Rispondere ad una necessità di acquisto
È importante identificare e razionalizzare i bisogni di un cliente o della direzione. Il Buyer deve effettuare un'analisi funzionale per ogni incarico di acquisto che gli viene conferito. La formalizzazione delle specifiche è un passo ulteriore e successivo.
L’attività di sourcing
Il sourcing permette di ottenere quante più informazioni possibili partendo da un obiettivo prestabilito. È tecnica utile nella scelta di un fornitore perché permette una valutazione oggettiva delle sue prestazioni. La stesura di questionari di valutazione può essere uno strumento utile in fase di preparazione.
Gestire una gara d'appalto
La gestione di una gara d’appalto parte dalla redazione e dal lancio dell'offerta. Le prime fasi sono fondamentali per attirare l'interesse dei fornitori. Il Buyer deve stabilire criteri di selezione pertinenti e confrontare tutte le proposte ottenute per identificare il venditore migliore.
3 Gestione dei rischi legati all’acquisto
Conoscere le basi del diritto d'acquisto
Il Buyer non deve commettere l’errore di contare solo sulle sue capacità commerciali. Deve infatti familiarizzare con il contesto legale che circonda il suo campo d’azione. Deve rispettare le regole obbligatorie e supplementari, senza dimenticare gli obblighi reciproci di chi vende e di chi compra.
Conoscere i fondamenti dei contratti
Il Buyer deve conoscere come un contratto regola un accordo commerciale. Deve sapere cosa contiene e come redigerlo. Deve essere in grado di spiegare alla direzione tutti i vantaggi e gli svantaggi dell'accordo.
Assicurare il rispetto degli adempimenti finanziari del contratto
Tale attività, strettamente legata alla sicurezza, contribuisce all’incremento delle performance aziendali. Non solo aiuta ad evitare situazioni difficilmente gestibili, ma permette anche di acquisire margine sull'uso del budget d'acquisto.
4 Negoziazione
Preparare la negoziazione
Il Buyer compilerà innanzitutto un dossier completo del negoziato in cui saranno registrate tutte le informazioni utili all'operazione. Deve sapere anticipare le risposte del venditore e pianificare le concessioni. In sostanza, tale preparazione consiste nello stabilire una strategia efficace per raggiungere gli obiettivi fissati.
Condurre la negoziazione
Durante questa fase, il Buyer dovrà gestire in modo equilibrato il colloquio e tenerne il controllo. In altre parole, deve adottare un comportamento corretto per non portare vantaggio alla sua controparte.
In qualità di negoziatore deve usare tecniche adeguate di comunicazione e argomentazione. Questo implica un ascolto attivo e buoni metodi di persuasione.
Concludere favorevolmente la negoziazione
Quest'ultimo passo non deve essere per niente sottovalutato. È infatti la chiave per un acquisto di successo. Raggiungere l'obiettivo rapidamente e scegliere il momento giusto per chiudere l'affare sono elementi fondamentali.
Quali sono i requisiti per diventare Buyer?
- Ottime doti di comunicazione orale e scritta
- Completa padronanza delle trattative di acquisto
- Buona conoscenza dell’e-commerce
- Buone capacità relazionali
Al fine di diventare un Buyer, è necessario acquisire i metodi e gli strumenti corretti e assumere i comportamenti necessari. La risorsa deve dimostrare buone capacità commerciali per svolgere compiti di negoziazione e prospezione.
Supponendo che la maggior parte dei compiti del Buyer consistano in negoziazioni, una buona capacità di comunicazione sarebbe più che utile. Non solo deve parlare con i fornitori, ma deve anche convincere i suoi superiori. È in grado di comunicare come un corretto professionista e allo stesso tempo di difendere le proprie idee.
Alcuni compiti del Buyer, come quelli organizzativi, richiedono buone capacità di gestione. Dovranno essere gestite tutte le fasi di un acquisto così come monitorati i vari rischi generati. Dimostra inoltre capacità manageriali quando si relaziona con il negoziante. Entrambi sono responsabili dell'approvvigionamento delle scorte dell'azienda.
Il Buyer deve inoltre conoscere il mondo dell’e-commerce. La conoscenza di internet e del mondo digitale è fondamentale. Tutte le transazioni, le comunicazioni e le ricerche si fanno ormai online.
Quale formazione occorre?
Per diventare un Buyer, sarebbe necessaria una laurea triennale o magistrale nel campo del commercio o del marketing. Tuttavia, alcuni dipendenti sono stati in grado di coprire il ruolo con un diploma e un'esperienza professionale di stage.
È possibile ricoprire questa posizione anche con una laurea in un altro campo, come ad esempio in comunicazione. Devono essere però dimostrate capacità commerciali e di acquisto. A tal fine, offriamo la nostra formazione ad aspiranti Buyer perché possano acquisire tutte le competenze necessarie.
Non diventerai un semplice Buyer, ma un Buyer responsabile. Tutto ciò è reso possibile grazie ad una formazione che unisce contenuti di valore e metodi innovativi (giochi di ruolo, contenuti interattivi, corsi misti). Sarai inoltre in grado di dimostrare le tue competenze attraverso una certificazione idonea e di convincere facilmente i tuoi futuri datori di lavoro delle tue capacità.
Buyer efficace
Tecniche avanzate di negoziazione d'acquisto
Dal miglioramento del processo d'acquisto alla riduzione dei costi totali
