La professione del Responsabile della Formazione
Chi è il Responsabile della Formazione?
In stretta collaborazione con il Direttore delle Risorse Umane, il Responsabile della Formazione (o Training Manager) ha il compito di aiutare i lavoratori a migliorare le proprie competenze al fine di servire al meglio l'azienda. In altre parole, fornisce soluzioni efficaci per mantenere le competenze dell'organizzazione sempre al top. Infatti, in un contesto caratterizzato da un’elevata concorrenza, la formazione dei dipendenti continua ad essere un modo sicuro per mostrarsi come leader e affermarsi nel mercato.
Qual è il suo ruolo?
Innanzitutto, ha il ruolo garantire che l’azienda sia sempre dotata delle competenze necessarie per un corretto posizionamento di mercato. Per questo deve riuscire a progettare la formazione per l’insieme delle diverse famiglie professionali che compongo l’organizzazione. È necessario che effettui un'analisi e una valutazione delle competenze richieste dai processi.
Si occupa di scrivere e monitorare le specifiche del progetto; per fare ciò, procede alla selezione dei formatori e dei tipi di formazione più adatti per il raggiungimento degli obiettivi.
Il Training Manager trascorre più tempo sul campo che nei dipartimenti legali e amministrativi, la sua missione è quella di essere vicino al business per comprendere in maniera concreta e realistica quali siano le reali esigenze aziendali.
Occorre tener presente che egli è a capo dell’intero processo: dalla gestione del budget disponibile all'esecuzione (o alla presenza) fino alla valutazione finale. Può dirigere il progetto sia di persona che da remoto.
Quali sono gli obiettivi che deve conseguire?
In qualità di responsabile dirige tutte le azioni relative ai progetti di formazione. In nessun caso le sessioni devono influire sulla produttività; per questo deve proporre un programma che si adatti agli obblighi dell'azienda.
Definire una politica di formazione e sviluppo delle competenze adattata alle sfide dell'azienda
L'obiettivo è quello di progettare un piano di formazione basato su una valutazione generale dell'azienda e dei suoi dipendenti. Le soluzioni proposte devono adattarsi e corrispondere alla visione strategica dell'azienda.
Identificare i problemi dell'azienda
Deve essere in grado di individuare i principali problemi dell'azienda. Tutto inizia da uno studio approfondito della concorrenza.
Per raggiungere questo obiettivo il Responsabile della Formazione può optare per tecniche di sondaggio interno o di benchmark. In ogni caso deve poter contare sulla sponsorship dell’alta direzione e sul supporto di altri dirigenti dell'organizzazione.
Attuare il piano di sviluppo delle competenze
Per prima cosa definisce il piano di formazione. Successivamente, illustra il contenuto del piano in base alla nuova definizione di formazione. Il funzionamento di questo piano di sviluppo delle competenze deve essere adattato alle dimensioni dell'organizzazione e al contesto aziendale.
Il Training Manager quantifica e gestisce il programma almeno annualmente. Se l’azienda non vuole soccombere di fronte alla concorrenza, deve porsi come obiettivo di migliorare almeno una volta all'anno.
Dirigere piani di formazione
Questo obiettivo ha come missione quella di seguire i singoli passaggi che determinano la realizzazione di un piano di formazione: dalla selezione dei fornitori di servizi alla gestione del budget, dal monitoraggio delle specifiche alla valutazione finale.
Qualificare i requisiti necessari e redigere le singole specifiche
Per ottimizzare costi e risultati il Responsabile della Formazione deve conoscere le esigenze dell'azienda e inserirle in una serie di specifiche. Questo è il primo passo da seguire in quanto fornisce una panoramica di tutte le azioni da intraprendere e dei risultati attesi. In mancanza di ciò la formazione sarebbe una perdita di tempo e di denaro per i vertici dirigenziali. Bisogna tenere in considerazione che realizzare un piano di sviluppo delle competenze è piuttosto costoso, per questo è importante che il progetto venga seguito da un vero professionista.
Scegliere i metodi di formazione
Questo passaggio è cruciale perché tutti gli aspetti del processo (tempo, costi, strumenti, risorse ...) dipendono da esso. La scelta non solo non è casuale, ma deve adattarsi a tutti i criteri studiati precedentemente.
Inoltre, ad ogni tipo di formazione (presenziale, a distanza, on the job, ecc.) corrispondono costi e condizioni di successo differenti. Pertanto, occorre considerare tutti questi aspetti prima di procedere con la selezione, senza dimenticare le nuove tecnologie di formazione come i moduli, i video, le virtual classroom, i MOOC, ecc.
Al termine di tutto ciò, il Training Manager attiva percorsi per la creazione di partnership o lancia i bandi di gara per la selezione dei fornitori in grado di soddisfare al meglio le esigenze dell'azienda e dei suoi dipendenti.
Monitoraggio in tempo reale dei piani di formazione
È l'ultimo step della gestione del progetto: seguire in tempo reale lo stato di avanzamento degli interventi ma anche il dispiegamento di dispositivi e media. Dal canto suo il responsabile del progetto supporterà ciascun dipendente nella ricerca delle competenze chiave e garantirà il rispetto delle tempistiche del programma.
Valutazione finale
- La prova di apprendimento: un certificato è la prova del successo di una formazione. Dimostra la trasmissione di abilità e conoscenze acquisite durante il training. Il Training Manager è responsabile della definizione del tipo di testing più appropriato cui sottoporre i partecipanti.
- Partecipazione alla valutazione: poiché il Responsabile della Formazione è a capo del progetto, possiede la capacità di valutare i partecipanti. In altre parole, conosce tutti i criteri e gli indicatori di prestazione che determinano il successo avendo progettato lui stesso il piano di formazione.
Quali sono i requisiti per diventare Responsabile della Formazione?
Prima di tutto non bisogna dimenticarsi che il lavoro del Responsabile della Formazione è inglobato nelle responsabilità del dipartimento HR. Pertanto, le qualità necessarie per essere un Training Manager sono strettamente legate alle competenze richieste al personale delle Risorse Umane (teorie, metodi e modelli) e capacità relazionali: buona comunicazione, gestione sociale e tecniche di negoziazione.
Affinché il processo funzioni senza intoppi, un buon Responsabile della Formazione deve possedere competenze legate alle tecniche formative, visto e considerato che potrebbe avere sotto la sua direzione tutor, coach, formatori e fornitori di servizi.
Con l’avvento del mondo digitale ed azienda sempre meno analogiche, il consulente di formazione deve essere in grado di padroneggiare quanti più strumenti informatici possibili.
Quale formazione occorre?
Va tenuto presente che questo lavoro è accessibile attraverso vari corsi universitari nel campo della gestione delle Risorse Umane, della Psicologia, della Sociologia, delle Scienze dell’educazione. È comunque possibile partire da altri titoli per poi partecipare a master e corsi di perfezionamento professionali.
In Cegos forniamo ai nuovi responsabili della formazione corsi per consentire loro di acquisire una panoramica delle funzioni, nonché applicare tecniche e strumenti di lavoro per costruire un piano formativo.