Come gestire progetti complessi

Come gestire progetti complessi

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Lavoratori che discutono su un grafico

Attualmente, a seconda del contesto produttivo, sono richiesti pianificazione strategica,esecuzione e monitoraggio costante delle attività in molteplici scenari.

La gestione di progetti complessi richiede queste competenze fondamentali per garantire il rispetto degli obiettivi proposti. Se sei interessato a sapere come gestire progetti complessi sei nel posto giusto!

In questo articolo imparerai cosa è considerato un progetto complesso. Quali conoscenze dovresti acquisire per gestirne uno in modo efficiente e quali errori dovresti evitare per raggiungere il successo. Seguiteci nella lettura!

Cos'è la gestione del progetto?

È possibile definire il project management come un approccio manageriale e strategico basato sulla pianificazione.

Implica la valutazione e il monitoraggio di molteplici attività e processi volti al raggiungimento di obiettivi, sia generali che specifici. A seconda della loro complessità possono essere classificati in due tipologie:

  • Gestione di progetti semplici: questo lavoro implica conoscenza, leadership, visione, tecnologie e capacità di risoluzione e adattamento. Si può fare in un tempo relativamente breve. 
  • Gestione di progetti complessi: le loro diverse caratteristiche li rendono estremamente difficili da pianificare, nonché da controllare e gestire. Ciò può essere causato da fattori organizzativi, strutturali, temporali o anche direzionali.

Un progetto complesso si caratterizza per essere unico nel suo genere e su larga scala, che richiede l'elaborazione di molteplici scenari di difficoltà e la loro potenziale risoluzione.

Gestire progetti complessi: come evitare gli errori più comuni

La complessità di questo tipo di progetti, come primo passo, richiede una solida formazione manageriale. È questa conoscenza che fornisce gli strumenti necessari per affrontare con successo questo tipo di sfide. I progetti su larga scala devono essere estremamente pianificati. È necessario però  disporre di diversi piani di emergenza e di un’adeguata flessibilità per adattare il piano ai cambiamenti richiesti dal progetto stesso. 

Dato che, per le caratteristiche che lo compongono e lo definiscono, saranno senza precedenti, occorre prevedere ogni possibile difficoltà e predisporre una struttura e dei budget per risolverla.

I progetti complessi non hanno precedenti nel loro genere, il che li rende unici e richiedono grande pianificazione, strategia e flessibilità per risolvere le difficoltà e raggiungere gli obiettivi.

Quali aspetti dovrebbero essere presi in considerazione quando si dirige un progetto?

Gestire un progetto complesso può sembrare impegnativo, ma non è impossibile. Avendo gli strumenti necessari, sarai in grado di realizzarlo con successo. Ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione:

1. Prima di iniziare è necessario avere una visione totale del panorama

Analizzare l'ambiente e prestare particolare attenzione a ciascuno dei componenti del progetto. Studia l'obiettivo da diverse angolazioni e fai tutte le domande necessarie. Attraverso le risposte ottenute, potrai sapere quali sfide affrontare e sviluppare in ciascun caso diversi scenari e potenziali soluzioni.

2. Creare un team specializzato ed esperto

La gestione di progetti complessi richiede un team di eccellenza per affrontare le difficoltà che essi rappresentano. Inizialmente, il project manager dovrà avere diversi anni di esperienza, la capacità di prendere decisioni sotto pressione e attenzione ai dettagli. Tra le altre caratteristiche, la fluidità sarà essenziale per comunicare in modo efficace e delegare compiti. Ogni membro della squadra, inoltre, dovrà operare in maniera autonoma, senza richiedere il supporto continuo del leader. Saranno più adatti i lavoratori con una spiccata propensione al lavoro di squadra .

3. Creare un obiettivo SMART che guidi la direzione del progetto

L’obiettivo principale deve essere misurabile, specifico, raggiungibile, temporale e rilevante. Un errore a questo punto può mandare alla deriva il progetto. Una volta definiti, sarà il momento di crearne di più piccoli che permettano di realizzarlo. Questo passaggio è essenziale nella gestione di grandi progetti.

4. Definire ruoli e responsabilità

È necessario determinare i ruoli di ciascuno dei membri del team di lavoro, considerando la loro conoscenza formale ed esperienza. Queste informazioni saranno fondamentali per l'assegnazione dei compiti che svolgerai. Assegnare i compiti alle persone giuste che hanno le competenze per eseguirli in modo efficiente. È necessario comunicare in modo chiaro ed efficiente chi sarà responsabile di ciascuna attività.

5. Semplifica la gestione del tuo progetto utilizzando gli strumenti

Una solida formazione ti consentirà di avere strumenti (che vanno da quelli conoscitivi a quelli legati all’utilizzo delle risorse tecnologiche disponibili) che semplificheranno e renderanno più efficiente la tua gestione.

6. Creare un ambiente di lavoro motivato, cooperativo e positivo

L’ambiente di lavoro avrà un impatto significativo sulle prestazioni dei lavoratori.  Un ambiente negativo può indebolire l’entusiasmo dei membri più qualificati del team. Una buona gestione di progetti complessi implica, poi, prestare attenzione al rapporto tra colleghi, al loro livello di motivazione e soddisfazione, e creare un ambiente di lavoro positivo in cui vi sia sostegno e fiducia palpabili.

7. Capacità di resilienza

Più grande e complesso è il progetto, maggiore è la probabilità di nuove sfide e complicazioni. Per questo motivo 
è necessario sviluppare la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti. Dovrai modificare ciò che è necessario, informare il tuo team e lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo finale. I progetti complessi richiedono una capacità di adattamento e flessibilità che consenta di risolvere rapidamente gli imprevisti per raggiungere gli obiettivi pianificati.

8. Promuovi l'autonomia nella tua squadra

I membri del tuo team devono avere una certa autonomia d'azione. Ciò riduce i ritardi legati alla burocrazia e consente ai dipendenti di gestire piccole situazioni legate alle loro mansioni. È importante sviluppare un processo di escalation decisionale che indichi quando sarà necessaria la consultazione con il project manager.

Conclusioni

Gestire progetti complessi è senza dubbio una grande sfida per qualsiasi professionista. Tuttavia, affrontarli può darti un’esperienza arricchente e una conoscenza utile in futuro.

La chiave del successo sarà avere una formazione solida, che fornirà gli strumenti necessari per la pianificazione strategica, e un grande team di collaboratori.

Scritto da

Cegos

Dal 1926 il Gruppo Cegos è a fianco delle imprese, delle istituzioni, dei team e delle persone che forma, seleziona, supporta e aiuta a svilupparsi. Questo ha fatto di Cegos il leader della formazione manageriale, in Europa e nel mondo.
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