La gestione dei progetti è troppo complessa per essere sostituita completamente dall'intelligenza artificiale.
Tuttavia, l'IA si rivela un supporto estremamente prezioso per i project manager, assumendo compiti ripetitivi e liberando così risorse per attività strategiche.
In questo articolo troverete 6 esempi concreti di applicazione dell'IA nella gestione dei progetti lungo l'intero ciclo di vita del progetto, dalla fase di avvio alla conclusione.
Gli esempi di applicazione presentati servono da ispirazione, che potrete testare e sviluppare ulteriormente nel corso dei vostri progetti per renderli più efficienti. È importante continuare a mantenere un atteggiamento critico nei confronti dei risultati generati dall'IA e metterli in discussione nel contesto degli obiettivi del vostro progetto.
Intelligenza artificiale nel modello a fasi PMI
L'IA nella gestione dei progetti può rappresentare un valido supporto in diverse fasi del progetto. Secondo il Project Management Institute, i progetti possono essere suddivisi come segue:
- 1. Fase di avvio: all'inizio c'è l'idea del progetto, che viene definita in modo più preciso e la determinazione dell'ambito del progetto, delle risorse necessarie e degli obiettivi da raggiungere.
- 2. Fase di pianificazione: gli approcci definiti nella fase di avvio vengono elaborati in modo approfondito e formalizzati con la stesura del mandato di progetto.
- 3. Fase di attuazione: in questa fase i piani e le strategie vengono messi in pratica.
- 4. Monitoraggio: il monitoraggio dell'andamento del progetto avviene parallelamente alla fase di attuazione e comprende il controllo dei parametri rilevanti e dei fattori di rischio, nonché il rispetto delle scadenze e dei budget.
- 5. Fase di chiusura: al termine di un progetto, è indispensabile valutare il suo andamento e documentare gli aspetti positivi e negativi.
In ciascuna di queste fasi del progetto, i project manager hanno la possibilità di utilizzare l'IA per aumentare l'efficienza in modo sostenibile.
Fase di avvio: nella fase di avvio di un progetto, è necessario rispondere alla domanda di base "Questo progetto deve essere avviato?". A questa domanda si risponde con l'aiuto di un manuale di progetto e di casi aziendali, che fungono da base per gli stakeholder e i decisori.
1. Creazione automatizzata del manuale di progetto
Il manuale di progetto funge da accordo tra i responsabili di progetto e i committenti in merito agli obiettivi del progetto e alle risorse necessarie per il loro raggiungimento. Questo foglio di definizione dell'ambito comprende almeno:
- Contesto e background del progetto
- Sfide
- Analisi degli stakeholder
- Risultati finali
- Valutazione dei rischi
- Pianificazione delle risorse
- Strategia di realizzazione (agile, predittiva o ibrida)
- Pianificazione delle tappe fondamentali
- Pianificazione macro del progetto
- Analisi del valore aggiunto (economico, sociale, ecologico).
Di seguito un esempio di prompt per la creazione di uno scoping sheet:
"Sono responsabile del progetto [nome del progetto] nel contesto [contesto strategico]. Lo sponsor [nome] desidera che il progetto sia completato entro [data] con la consegna di [oggetto della consegna]. I partner del progetto sono [elenco dei partner] con i seguenti ruoli [definizione dei ruoli]. Limitazioni del progetto: [elenco]. Budget: [importo] € per [voci di costo principali]. Crea uno scoping sheet con le seguenti sezioni: contesto, sfide, obiettivi, stakeholder, deliverable, rischi, risorse di progetto, strategia di implementazione (agile, predittiva o ibrida), pianificazione macro del progetto, valore creato (economico, sociale, ecologico)."
Intelligenza artificiale nella fase di pianificazione: organizzazione e pianificazione del progetto
La fase di pianificazione è fondamentale per il successo di un progetto, poiché definisce la tabella di marcia del lavoro. Ciò comporta costi relativamente bassi e offre allo stesso tempo un ampio margine di manovra.
In questa fase vengono definiti e documentati i requisiti e le esigenze dei committenti e dei futuri utenti, vengono effettuate lestime dei costi e vengono stabilite l'organizzazione e la pianificazione del progetto. La considerazione delle esigenze effettive è un fattore essenziale per la soddisfazione futura degli utenti. In che modo l'IA può essere d'aiuto in questa fase?
2. Organizzazione di progetto con una matrice RACI
La matrice RACI è un metodo che consente di definire i ruoli dei singoli membri del team di progetto per tutte le attività del progetto. Le attività sono state definite in una fase precedente con il diagramma delle attività. Ora si tratta di assegnare le attività del progetto ai membri del team di progetto con quattro possibili ruoli:
| 1. Responsible | Responsabile |
| 2. Accountable | Referente |
| 3. Consulted | Consultato |
| 4. Informed | Informato |
L'IA è in grado di proporre una matrice RACI. Quando si crea una matrice RACI basata sull'IA, è consigliabile specificare i partecipanti concreti, altrimenti l'intelligenza artificiale assegna ruoli generici che potrebbero non corrispondere a quelli della propria azienda.
Ecco un esempio di prompt per una matrice RACI:
“Sto gestendo il progetto [nome] con il seguente contesto: [riepilogo dal manuale di progetto]. Crea una matrice RACI. Partecipanti: [membri del team con ruoli].”
3. Pianificazione del progetto con un diagramma di GANTT
Il calendario del progetto è la rappresentazione temporale dell'esecuzione delle attività del progetto. La rappresentazione più comunemente utilizzata per il calendario è il diagramma di GANTT. Questo diagramma rappresenta il calendario sotto forma di barre orizzontali disposte su una scala temporale.
Poiché molte intelligenze artificiali hanno capacità grafiche limitate, è consigliabile creare la pianificazione sotto forma di tabella con le attività, la durata, la data di inizio e di fine. Questi dati possono poi essere importati manualmente nei principali strumenti di pianificazione, ad esempio MSProject, Project plan o gantt project.
Un possibile prompt per un diagramma di GANTT potrebbe essere il seguente:
“Crea un piano di progetto per [nome] sotto forma di tabella (attività, durata, inizio, fine, predecessori). Contesto: [riepilogo]. Formato per l'importazione in [nome dello strumento].”
L'uso dell'IA offre anche la possibilità di identificare il percorso critico di un progetto, ovvero le attività urgenti che non ammettono ritardi.
Un prompt potrebbe essere il seguente:
“Identifica il percorso critico per il piano di progetto sopra riportato.”
L'IA come supporto decisionale nella fase di implementazione
La fase di implementazione è quella in cui un progetto viene realizzato concretamente.
In questa fase è possibile ricorrere soprattutto alle capacità di sintesi di un'IA. L'intelligenza artificiale è in grado di generare sintesi e piani d'azione a partire da dati non strutturati. L'IA può anche aiutare a preparare una linea argomentativa per un processo decisionale del comitato direttivo o dello sponsor o per una negoziazione con uno degli stakeholder.
L'IA può quindi fornire supporto soprattutto in questi ambiti:
- Analisi e sintesi dei dati
- Preparazione delle decisioni
- Risoluzione dei problemi
Alcuni esempi a chiarimento:
4. Preparazione del comitato direttivo
Scenario: la fase di test sta ritardando di due settimane il calendario attuale del progetto.
[Allegare il piano di progetto sotto forma di tabella o diagramma di GANTT. L'immagine può essere interpretata dall'IA].
Prompt: "Presenterò il progetto [nome] al comitato direttivo. Lo scopo del progetto è [elementi di contesto tratti dal foglio di definizione dell'ambito]. Devo presentare lo stato di avanzamento del progetto al comitato direttivo. I test applicativi non sono soddisfacenti e il progetto è in ritardo di due settimane. Per recuperare il ritardo, sono disponibili diverse opzioni [elencare le opzioni possibili]. Preparare una argomentazione a sostegno del processo decisionale.
5. Analisi del problema
Un'IA può anche aiutare a risolvere i problemi analizzando le possibili cause e proponendo soluzioni basate su di esse.
Scenario: le riunioni quotidiane di un progetto spesso durano più di 60 minuti invece dei 15 minuti previsti.
Prompt: “Le riunioni quotidiane sullo stato di avanzamento del progetto dovrebbero durare 15 minuti. Tuttavia, spesso queste riunioni durano più di un'ora, poiché durante esse vengono discussi e risolti molti problemi. Quali possono essere le ragioni di questa discrepanza e quali misure possono essere adottate per ovviare al problema?”
Fase finale: creare un rapporto sull'esperienza (REX) con l'IA
L'uso dell'IA nella fase finale di un progetto può aiutare a raccogliere in modo strutturato le esperienze del progetto e quindi a ottimizzare i progetti futuri, creando lezioni apprese strutturate. Ciò richiede tuttavia che durante l'intero progetto vengano raccolti e documentati i dati provenienti da rapporti, documenti, presentazioni e-mail, verbali di riunioni, ecc.
È quindi consigliabile che i project manager, prima di iniziare questa fase, elaborino un piano per l'archiviazione dei dati importanti del progetto, in modo che questi possano essere analizzati al termine del progetto. È opportuno creare un documento (ad es. Word) che contenga tutte le informazioni rilevanti, senza che la forma sia determinante.
È tuttavia importante garantire la riservatezza dei dati. Si consiglia quindi ai responsabili di progetto di creare un registro in cui documentare gli eventi importanti per la raccolta dei dati.
6. Creazione di un Rapporto REX
L'IA può creare un Rapporto REX (Return on Experience) in cui presenta in modo strutturato i fattori di successo, le sfide emerse durante il progetto e le raccomandazioni per il miglioramento dei progetti futuri.
Esempio di prompt:
[Fornisci all'IA i documenti rilevanti raccolti sul progetto come allegati].
"Analizza i documenti di progetto allegati [X] per il progetto [nome e informazioni di base dalla scheda di definizione dell'ambito] con l'obiettivo [riepilogo]. Crea un rapporto REX con i principali successi e punti di forza del progetto, le sfide più grandi e come sono state superate, nonché tre suggerimenti concreti per migliorare i progetti futuri."
Strumenti AI aggiuntivi nella routine quotidiana del progetto
La documentazione continua di eventi importanti nel corso del progetto può richiedere molto tempo. L'intelligenza artificiale può quindi essere di grande aiuto nella routine quotidiana del progetto.
Possibili applicazioni sono strumenti come Microsoft Copilot, che trascrive le riunioni ed estrae le cose da fare, o strumenti per l'identificazione precoce dei rischi, che analizzano l'andamento del progetto e avvisano in modo preventivo in caso di colli di bottiglia.
L'IA nella gestione dei progetti crea più spazio per la creazione di valore
L'uso dell'IA nella gestione dei progetti può liberare risorse che i project manager possono impiegare soprattutto in attività strategiche. Ciò consente loro non solo di gestire e guidare i progetti in modo strategico, ma anche di concentrarsi sulla motivazione e la leadership dei propri team, nonché sul coordinamento e la comunicazione con gli stakeholder del progetto.
Se utilizzata in modo esperto nella gestione dei progetti, l'IA può non solo supportare l'automazione di determinati processi, ma anche consentire una gestione strategica dei progetti a lungo termine, alleggerendo il carico di lavoro dei project manager in determinate attività amministrative.
Questo post è stato tradotto e adattato sulla base di un articolo pubblicato sul blog del Gruppo Cegos. L'articolo originale è disponibile qui.
