Gestione multiprogetto: 6 principi per organizzarsi

Scopri i consigli diEmmanuel Chenevier, Offer and Expertise Manager Project Management & Innovation di Cegos, per gestire efficacemente più progetti, migliorando la tua capacità di priorizzare, delegare e mantenere alta la produttività

Chi gestisce più progetti ha un grande bisogno di efficienza. Ecco quindi 6 consigli pratici per « rimanere a galla » se sei coinvolto o devi gestire più progetti contemporaneamente.

Avere i riflessi giusti nella gestione di progetti multipli è tanto più importante se, oltre ai progetti, devi occuparti anche delle attività operative. Ecco tre domande essenziali da porsi:

• Come inserire tutte le attività nella settimana?
• Come gestire la moltitudine di richieste e la frammentazione delle attività?
• Come mantenere il mio senso di efficacia personale ed evitare la sensazione di essere sopraffatto e che nulla stia avanzando?

1. Limitare il numero dei propri progetti

La settimana lavorativa dura solo 5 giorni, cioè 10 mezze giornate. Fai una lista di tutti i tuoi progetti in corso e chiediti: quanto tempo devo dedicare ragionevolmente a ciascuno di questi progetti? Somma i tempi! Se il totale supera le 10 mezze giornate, hai un problema!

Se aggiungi a questo il tempo per le attività quotidiane e gli imprevisti dei progetti, il problema si aggrava. È quindi il momento di fare una selezione e limitare il numero di progetti. Si dice comunemente che un coinvolgimento serio in un progetto richieda almeno mezza giornata di lavoro. Fai i conti: il tuo impegno dovrebbe essere limitato a un massimo di 10 progetti!

2. Come dare priorità ai propri progetti

Ora che hai limitato il numero di progetti, è il momento di fare una selezione. Ti suggeriamo di analizzare i tuoi progetti secondo due criteri: urgenza e importanza.

L'importanza deve essere analizzata rispetto all'impatto del progetto sul raggiungimento dei propri obiettivi professionali e personali e all'impatto sull'organizzazione. Il criterio dell’urgenza si riferisce al lasso di tempo entro il quale il progetto deve essere attuato. Combinando questi 2 criteri, saprai se devi assolutamente realizzare il progetto da solo o se dovresti considerare di farlo realizzare da qualcun altro.

3. Far accettare le proprie scelte con assertività

Hai fatto una selezione dei progetti da realizzare, è il momento di delegare quelli che vuoi fermare e rifiutare le nuove richieste che non sono prioritarie. Hai due strategie:

• Negoziare con il tuo interlocutore per rendere il progetto accettabile. Puoi negoziare tempi, carico di lavoro, ambito delle attività o risorse disponibili.
• Dire no con diplomazia, spiegando in modo fattuale, usando il ragionamento dei punti precedenti, perché non sarai in grado di realizzare il progetto, pur riconoscendone l’importanza.

4. Concentrarsi sulle attività e i progetti essenziali

Uno dei principali rischi nella gestione di più progetti è la frammentazione delle attività.

La frammentazione estrema e le interruzioni non solo riducono l’efficienza, ma generano anche stress e affaticamento mentale. È dimostrato che è più efficace completare le attività una dopo l’altra, dedicandovi pienamente, piuttosto che cercare di realizzarle in parallelo “saltando” da una all’altra. La chiave dell’efficacia è la concentrazione sulle attività principali.

Per assicurare la concentrazione, è utile riservare nel proprio calendario delle fasce orarie dedicate di 1 o 2 ore per i progetti (incluse le riunioni). Lascia anche spazio nel calendario per gestire imprevisti e interazioni informali.

5. Risparmiare tempo professionalizzando le riunioni di progetto

Il lavoro principale di un project manager consiste nel coordinare i membri del progetto per raggiungere l’obiettivo. Questo si traduce in molte riunioni per ciascun progetto. Riunioni ben gestite fanno risparmiare tempo ed energia. Per questo:

• Programma le riunioni di aggiornamento sempre allo stesso giorno e ora (se possibile nella stessa sala, anche virtuale).
• Segui sempre lo stesso ordine del giorno: cosa è stato fatto la settimana scorsa, problemi o rischi emersi, azioni da attuare.
• Rispetta i tempi delle riunioni (non più di un’ora). Evita di risolvere problemi complessi durante la riunione: assegna compiti specifici ai membri competenti e traccia le azioni nel verbale.
• Usa un registro delle azioni e delle decisioni aggiornato settimanalmente come verbale. Questo documento aggiornato in riunione elimina il bisogno di stendere un verbale post-riunione.

6. Curare il proprio senso di efficacia personale

Lo stress dovuto al carico mentale dei tuoi progetti può farti sentire come se nulla stesse avanzando, nonostante l’impegno costante. È importante quindi creare dei “punti di riferimento” per renderti conto che, nonostante le difficoltà, stai facendo progressi!

Se hai seguito i consigli precedenti, avrai stabilito degli obiettivi realistici di gestione multiprogetto e li avrai trasformati in azioni concrete da mettere in pratica.

Ogni fine settimana, fai un bilancio di ciò che hai realizzato su ciascun progetto. Ti accorgerai dei progressi e sarai sorpreso di tutto ciò che hai portato a termine.

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Scritto da

Cegos

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