Distance Management, time & space | Collana video

<< torna alla sezione precendente

Il Distance Management è la capacità di gestire team di collaboratori che si trovano fisicamente lontani da noi. Per poter esercitare questa attività correttamente, è necessario avere attenzioni e sensibilità particolari.

In questa collana video introduciamo il tema e diamo qualche consiglio utile ai manager che gestiscono team in remoto.

Aspetti chiave della gestione dei collaboratori a distanza, errori da evitare e le domande preliminari da porsi

Ormai siamo tutti abituati ad usare diversi strumenti di comunicazione a distanza. PC, tablet e smartphone creano un ambiente informativo in cui audio, video, immagini e testi sono sempre più un unicum indistinto.

La rapida diffusione di questi potenti strumenti di comunicazione ha spesso generato situazioni di fraintendimento. Ogni strumento si presta infatti ad usi propri ed impropri, con incidenti relazionali più spesso causati da superficialità piuttosto che da intenzionalità.

Non dobbiamo concentrarci sullo strumento in sé ma sul senso della relazione manageriale: come esser un buon manager, anche a distanza?

Sappiamo con certezza che alcune condizioni rendono inefficace la pratica manageriale sempre, sia in presenza, sia in distanza: stili manageriali autocratici o, all'inverso, eccessivamente deleganti, assenza di un team building iniziale, ruoli e responsabilità confuse, obiettivi non definiti, mancanza di risorse.

Evitare questi errori di base è già un buon punto di partenza ma bisogna andare oltre. Ricordiamoci che un manager raggiunge i propri risultati facilitando il lavoro dei collaboratori.

Chi pensa di poterne fare a meno, probabilmente non è un manager ma un professional. Chi opera con team virtuali dovrebbe quindi domandarsi:

• Come posso ottenere risultati eccellenti con persone che vedo infrequentemente?
• Come posso aiutare il mio team a lavorare in maniere coesa, anche quando non condividono gli stessi spazi fisici?
• Come posso comunicare efficacemente con loro?
• Da ultimo, come posso motivarli senza apparire eccessivamente controllante?

Servono di fondo alcuni comportamenti di base:

• Comprendere il business.
• Diffondere energia nel team.
• Catalizzare verso i risultati.
• Fornire strumenti adatti, facilitando anche le relazioni nel team.
• Essere in grado di superare barriere culturali e ideologiche.
• Riuscire a ragionare su diverse dimensioni temporali.
• Essere comunque d'esempio, anche nell'uso corretto delle diverse forme di comunicazione.

Cosa desiderano le persone che compongono team virtuali? Nella maggioranza dei casi desiderano:

• Sentirsi coordinati più che controllati.
• Essere reciprocamente "accedibili", senza il desiderio di esser onnipresenti.
• Scambiare informazioni in maniera costruttiva evitando i sovraccarichi.
• Ricevere feedback, più che indicazioni operative.
• Onestà intellettuale e serietà professionale abbinata a rispetto reciproco e riconoscimento del contributo dei singoli all'interno del team.

Oggi, in considerazione della velocità richiesta dal mercato e delle attese dei lavoratori, un buon manager deve dunque essere in grado di lavorare secondo un approccio gestionale agile, basato sostanzialmente su:

• Una diffusione adeguata delle informazioni, in maniera rapida e chiara.
• Creazione di relazioni efficaci e coerenti con le esigenze di business.
• Sostegno all'autonomia dei professionisti.
• Rispetto della dimensione emotiva delle persone con cui opera.

Bisogna riuscire a operare in maniera coerente trasformando quelli che sono intenti generali in pratiche quotidiane. Ecco alcune attenzioni di base:

• Favorire una cultura organizzativa basata sulla fiducia e sul rispetto dei diversi tempi e luoghi di lavoro.
• Diffondere una vision chiara e in grado di rispettare l’operatività quotidiana.
• Disegnare dei percorsi di carriera coerenti con le attuali dinamiche organizzative e di mercato del lavoro.
• Ricercare e inserire persone già di base proattive e professionalmente automotivate.
• Predisporre per i nuovi collaboratori delle forme di induction in grado di costruire delle relazioni interpersonali di qualità.
• Rendere friendly tutti gli aspetti operativi del distant working (dalla disponibilità di devices all'help desk, dalla mobilità al reporting).
• Educare tutti i lavoratori a usare pienamente e correttamente le potenzialità dei nuovi devices.
• Creare un sistema di valutazione delle prestazioni coerente con le pratiche lavorative, formare i manager a mantenere rapporti frequenti e costruttivi con tutti i propri collaboratori.

Tutto questo senza dimenticare di creare comunque, ciclicamente, dei momenti di incontro fisico collettivo presenziale.

La comunicazione resta il perno centrale delle relazioni organizzative. Quindi, anche in questo caso, punto di riferimento fondamentale per il Distant Working.

È necessario riuscire ad avere delle forme di comunicazione che siano efficaci, diffusive, trasparenti, evitando comunque eccessi informativi. In particolare bisogna riuscire a contenere un fenomeno: l'overpicking informativo.

Osservabile in questi termini: le sedi centrali che, troppo frequentemente, chiedono informazioni e reportistiche agli operatori di base.

Creare una buona organizzazione a distanza implica attenzione e rispetto per tutte le diverse fasi di lavoro, quello gestionale come quello produttivo.