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La professione dell'Assistente di direzione

Chi è l’Assistente di Direzione?

Come suggerisce il nome, l'Assistente di Direzione (AD) è legato a un direttore o diversi manager, talvolta persino ad un intero reparto. Fedele braccio destro del dirigente aziendale, è anche il suo più stretto collaboratore e persona di fiducia. Il ruolo di Assistente esecutivo può avere altre denominazioni: viene chiamato assistente del manager, assistente di gestione, segretario esecutivo o assistente di unità operativa. In realtà l'Assistente esecutivo svolge un ruolo molto più importante di quello di segretario esecutivo.

La sua funzione è di assistere il leader dell'azienda. Egli mette a disposizione le sue competenze per alleviare il suo supervisore di tutte le preoccupazioni amministrative e, in generale, per supportarlo in tutti gli aspetti del suo lavoro al fine di fargli risparmiare tempo. In breve l’AD è il partner chiave che asseconda il suo manager nell’organizzazione e il coordinamento di tutte le sue attività. È una persona versatile, per questo gestisce una vasta e variegata gamma di compiti tra cui la gestione della comunicazione interna ed esterna, oltre che di molte pratiche burocratiche, lo smistamento della posta elettronica e delle telefonate.

Qual è il suo ruolo?

È probabile che l'Assistente esecutivo intervenga su tutte le questioni del giorno legate al lavoro del manager che assiste. Di conseguenza il suo ruolo è principalmente quello di:

Assistente esecutivo

Al fine di alleviare il capo di tutte le attività secondarie, l'Assistente esecutivo filtra le telefonate, classifica la posta ed organizza il calendario. Una mansione molto importante risulta essere l’organizzazione di appuntamenti, viaggi e riunioni per i quali dovrà poi scrivere i verbali.

L'AD partecipa al reclutamento e coordina la pianificazione dei team. Con l'anzianità può assumersi responsabilità più importanti come l'impostazione e la gestione dei budget e l'elaborazione dei record contabili.

Grazie al supporto dell'assistente il suo superiore può concentrare tutta la sua attenzione e le sue capacità su attività che non può delegare.

Interfaccia tra il suo datore di lavoro e i vari interlocutori di quest’ultimo

L'Assistente esecutivo funge da interfaccia con tutti gli interlocutori del suo superiore. Si tratta di piccole e medie imprese (PMI), associazioni e multinazionali, enti e istituzioni locali. Internamente l'AD fornisce un collegamento con i rappresentanti del personale, organizza appuntamenti e filtra le comunicazioni, trasmettendo solo l'essenziale. Esternamente accoglie i visitatori ed è in contatto con clienti e fornitori. Nell'ambito della ricerca sui fornitori l'Assistente esecutivo è responsabile dei primi negoziati. E nel caso dei viaggi del suo capo si occupa di tutte le procedure da eseguire, pianificandolo in toto.

Quali sono gli obiettivi?

Le mansioni assegnate all'Assistente esecutivo variano a seconda del tipo di società, della funzione e del livello del manager. In generale egli è responsabile dei seguenti compiti:

Gestione dell'amministrazione

Questa prima mansione corrisponde a tutti i compiti tradizionali di un segretario. L'Assistente esecutivo, come quest'ultimo, prepara e scrive le lettere della direzione, inviandole agli interessati. Riceve e ordina la corrispondenza per presentare solo le informazioni essenziali al suo superiore. Spetta sempre a lui organizzare l'ordine del giorno. L'Assistente di Direzione deve anche gestire le telefonate. Questo smistamento permette di non far sprecare tempo con comunicazioni sterili o inutili.

Gestione delle assunzioni

A seguito dell'approvazione del CEO, l'Assistente di Direzione è responsabile del reclutamento. Sviluppa le offerte di lavoro e riceve le candidature. Dopo la selezione prepara e invia le convocazioni per le varie interviste a cui partecipa anche lui.

Una volta assunte le nuove risorse le guida all’interno dell’organizzazione, raccontando loro il ruolo che assumeranno e i compiti che dovranno svolgere e spiegando le principali strategie e politiche aziendali.

Gestione delle riunioni

Prima delle riunioni l'Assistente esecutivo determina l'ordine del giorno, stabilisce la data, l'ora e il luogo in cui si svolgeranno. Si occupa, quindi, di informare i soggetti coinvolti, che possono essere interni o esterni, e di preparare i file e i supporti di comunicazione da utilizzare.

Durante la riunione prende nota di tutto ciò che viene detto. È solo a valle che riordina i suoi appunti, scrive i verbali e li inoltra a chiunque abbia diritto.

Ordinamento e archiviazione dei documenti

Tutte le attività svolte dall’Assistente esecutivo generano un sacco di scartoffie: l'elaborazione della posta, la preparazione di file e presentazioni, il processo di assunzioni. Lo stesso vale per l'organizzazione delle riunioni e il loro follow-up, per la redazione dei verbali e per la pianificazione dei viaggi.

L'Assistente di Direzione deve anche occuparsi della gestione del background documentario, ovvero ordinare ogni documento, archiviare ciò che deve essere conservato e scartare il resto. Questo processo decisionale richiede un rapporto di fiducia consolidato tra Assistente esecutivo e superiore.

Gestione delle comunicazioni interne ed esterne

L'Assistente di Direzione gestisce la comunicazione con il personale, i team e tutti gli organi rappresentativi di quest'ultimi. Esternamente rappresenta l'interfaccia tra azienda e fornitori, clienti o qualsiasi altro interlocutore al di fuori di essa.

Quali sono i requisiti per diventare Assistente di Direzione?

Recap delle competenze necessarie per questo incarico:

  • Saper attribuire le giuste priorità
  • Facilità di relazione
  • Capacità di ascolto
  • Capacità di adattamento
  • Padronanza Pacchetto Office
  • Sapersi esprimere

Braccio destro del business manager, l'Assistente esecutivo deve possedere specifiche qualità personali e professionali, nonché abilità commerciali.

Qualità personali

L’aspetto delle relazioni umane è cruciale. L'Assistente forma un vero tandem con il suo manager e rappresenta la prima immagine del suo superiore con l'esterno. Di conseguenza deve avere un ottimo personal standing, grandi capacità interpersonali, senso di diplomazia e doti espressive sia orali che scritte eccellenti. Un altro imperativo inerente a questa professione è la discrezione. L'Assistente esecutivo vede e sente tutto ciò che accade intorno al suo capo. È il custode dei suoi segreti, per questo deve poter contare su di lui con assoluta fiducia. L'Assistente esecutivo è guidato da priorità che arrivano inaspettatamente, mentre deve gestire parallelamente due attività: la sua e quella inerente al suo superiore. Ecco perché deve essere reattivo, proattivo, mostrare spirito di adattamento e resistere allo stress e alla pressione.

Competenze tecniche

L'Assistente di Direzione deve padroneggiare tutti i media di comunicazione e gli strumenti presenti in ufficio: Pacchetto office con Word, Excel e Powerpoint, telefono, Internet e posta elettronica.

Anche le abilità di scrittura sono importanti in questa posizione. Poiché la posta o i documenti da scrivere possono essere sia in italiano che in inglese, la padronanza sia dell’italiano scritto che dell'inglese scritto e orale risulta essere essenziale.

Quale formazione occorre?

Normalmente coloro che riescono ad occupare questa posizione hanno effettuato un percorso di studi focalizzato in ambito economico o umanistico.

Una laurea in gestione organizzativa, con una specializzazione come Assistente Manager, offre un maggior numero di chance.

Noi di Cegos possiamo offrire la formazione adatta per padroneggiare le competenze necessarie per diventare Assistente di Direzione.

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