La professione dell'Operation Team leader

Chi è il Team leader?

Il Team leader (TL), detto anche caposquadra o coordinatore è un componente essenziale in tutte le aziende, sia che operino nel settore automobilistico, nel settore digitale, nell'elettronica, nella produzione spaziale, nell'aeronautica o nel settore ferroviario o navale.

A seconda delle dimensioni dell'azienda, può anche agire come manager di produzione. Ogni giorno si trova a lavorare insieme ad altre funzioni aziendali, tra cui i tecnici esperti e i capi officina.

È grazie al Team leader e alle sue particolari competenze che la squadra riesce a superare le difficoltà e a raggiungere gli obiettivi prefissati. Con questo fine deve assicurarsi che il suo staff rimanga coeso nel tempo. Una mancanza di coesione può essere la fonte di molti problemi.

Il TL è l'intermediario chiave tra la Direzione e il gruppo di lavoro interno all'azienda. Spetta quindi a lui guidare, coordinare e gestire ogni membro della sua squadra. Lo spirito di squadra conferisce all’azienda l'energia necessaria per diventare produttiva, efficiente e redditizia.

Il Team leader è uno dei principali responsabili della qualità della produzione e del rispetto delle scadenze stabilite dalla Direzione. Deve tenere sotto controllo il processo di produzione, le attrezzature utilizzate, le procedure operative e le regole di sicurezza e di igiene. Le piccole anomalie devono essere sottoposte ad immediate misure correttive.

Qual è il ruolo?

Il TL è soggetto all'obbligo di ottenere risultati della massima qualità. Il suo ruolo principale è quello di gestire la sua squadra e garantire il funzionamento dell'unità di produzione. Deve apportare correzioni ad ogni tipo di errore rilevato, che sia umano, tecnico o materiale. Assegna i compiti ai dipendenti più qualificati a seconda dell’attività che deve essere svolta.

Migliora il clima lavorativo

Il Team leader crea un legame forte con il suo team, sviluppa una migliore comunicazione, unisce tra loro i dipendenti e rafforza la coesione del gruppo.

Migliora le condizioni di lavoro

In qualità di caposquadra si affida alle sue capacità di ascolto e identifica i bisogni e le esigenze di ogni membro del team. Sarà quindi in grado di rispondere loro in modo più preciso proponendo gli strumenti e le soluzioni più appropriate.

Conferisce responsabilità al suo team

Uno dei ruoli principali del Team leader è quello di permettere a tutti di esprimere le proprie idee. Questo rende il gruppo più autonomo, lo incoraggia a prendere l’iniziativa e, in particolare, ne sviluppa l'empowerment. Il dipendente, sentendosi considerato, non avrà paura di prendere quelle decisioni che potranno impattare positivamente in termini di efficienza ed efficacia.

Aumenta la produttività aziendale

Quando il team si sente unito, lavora in un clima disteso; un potente baluardo contro l'assenteismo e il turnover. Tutto questo si traduce in un guadagno maggiore in termini di produttività aziendale. Le mansioni verranno svolte in modo più rapido ed efficiente.

Se il team raggiunge un livello di autonomia consono, sarà in grado di organizzarsi da solo senza l'aiuto del Team leader. Questo di certo aiuta a raggiungere un livello di efficienza maggiore e a reagire meglio ai possibili cambiamenti futuri.

Risparmia tempo prezioso

Il Team leader investe tempo ed energie nella gestione del team. Condivide con i colleghi informazioni e feedback. Con il tempo, il gruppo di lavoro sarà più responsabile e reattivo. Il TL, non avendo più bisogno di accompagnare costantemente il gruppo, potrà impiegare il tempo risparmiato in altre attività.

Coinvolge il suo team, incrementa la qualità della produzione e riduce i costi sostenuti

I dipendenti che vengono coinvolti nella progettazione del servizio o del prodotto non rimangono indifferenti ai problemi tecnici o alla discrepanza tra la soluzione scelta e le esigenze del cliente. I team sono allineati con i bisogni dell'azienda, sono attenti alle spese e all'uso dei materiali.

Quali sono gli obiettivi?

Organizzare il lavoro e le forniture

È responsabilità del caposquadra pianificare il lavoro per ciascuno dei suoi colleghi. Questa pianificazione è essenziale per raggiungere gli obiettivi entro i limiti di tempo stabiliti. Il TL deve anche ottimizzare la gestione delle forniture per minimizzare il rischio di overstocking, dato che la redditività dell'azienda dipende molto da questo aspetto.

Comunicare e chiarire le modalità di produzione

Il Team leader deve comunicare e informare i suoi colleghi sulle procedure, i piani e i documenti di analisi utilizzati all'interno dell'azienda. Questi dati vengono periodicamente memorizzati, mantenuti aggiornati e comunicati ai dipendenti.

Formare i dipendenti sulle procedure

Il know-how viene acquisito attraverso l’esperienza maturata nelle diverse situazioni. È in questo contesto che il Team leader insegna al dipendente ad affrontare le problematiche derivanti da un progetto o i malfunzionamenti derivanti dalle varie attività. Il TL agisce come un vero e proprio formatore, elargisce consigli ed indica ai dipendenti quelli che sono gli strumenti più efficaci da adottare.

Ispirare e coordinare il lavoro del team

Il ruolo del manager è quello di distribuire i carichi di lavoro tra i dipendenti, tenendo conto delle competenze di ogni individuo. La corretta organizzazione del lavoro del team chiarisce i compiti di ogni dipendente e migliora l'intera attività aziendale. Il TL tiene attività di controllo costanti per ottimizzare l'efficienza dei dipendenti.

Monitorare la produzione assicurando il rispetto dei processi e delle scadenze

Il TL gestisce il suo team e supervisiona le linee di produzione. È fortemente soggetto a vincoli di qualità, scadenze e limiti di costo. Deve quindi redigere le specifiche tecniche dei processi e definire in anticipo gli obiettivi di produzione, il capitale umano e le risorse necessarie.

Redigere i documenti di monitoraggio per tracciare le attività

Al fine di tracciare le attività in modo ottimale, il caposquadra deve informare i suoi collaboratori sulle diverse tecniche adottate e redigere il documento di tracciabilità. La scelta del sistema di gestione appropriato dipende in gran parte dai metodi di distribuzione e produzione adottati dall’azienda. I file di tracciabilità possono essere inseriti manualmente o in modo automatizzato.

Suggerire miglioramenti nell'organizzazione del lavoro

Il Team leader è responsabile degli aggiornamenti di processo, di metodo ed organizzativi. Deve identificare i possibili malfunzionamenti di progetto e proporre nello stesso momento soluzioni innovative ed efficaci.

Quali sono i requisiti?

Il Team leader deve avere eccellenti capacità manageriali e relazionali. Gli si richiede una grande capacità di adattamento e di analisi, oltre al rigore e allo spirito organizzativo.

Deve essere in grado di comunicare sia per iscritto che oralmente. Deve avere una vivida immaginazione e un eccellente spirito creativo. Anche nelle situazioni più complesse deve sapere mischiare compostezza e dinamismo.

Di seguito le competenze chiave necessarie a vestire il ruolo:

• Possedere capacità manageriali
• Possedere capacità interpersonali
• Ottime competenze in comunicazione scritta e orale

Quale formazione occorre?

I Team Leader possono avere completato diversi percorsi formativi. I campi di specializzazione riguardano generalmente l’industria alimentare, l’assistenza tecnica in ingegneria o il controllo qualità.

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