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Le sfide della leadership nei virtual team

31/03/2016

Se immagino i lettori di questo articolo, posso scommettere che prima di iniziare la lettura avranno controllato il loro smartphone o tablet, condiviso un post su LinkedIn, ricevuto una notifica su WhatsApp, controllato l’email, messo un like su Facebook o su Instagram, letto le ultime notizie su twitter. La tecnologia e i social sono oramai presenti in modo pervasivo nel nostro quotidiano: in metropolitana, ad esempio, quasi nessuno alza lo sguardo dal suo mondo virtuale; sta cambiando il nostro modo di creare e gestire la nostra sfera relazionale.

Anche nella gestione aziendale tutto ciò ha un impatto importante: nel coordinamento di team o di progetti, la tecnologia inizia a cambiare il modo di governare i processi e le relazioni. Ci sono team multinazionali che, lavorando in aree geografiche e con fusi orari diversi, si incontrano via Skype, vengono coordinati via chat e non si incontreranno mai di persona. Infatti sono sempre più richiesti programmi formativi per executive che devono gestire gruppi virtuali.

Che impatto ha tutto questo sui concetti di leadership che tradizionalmente conosciamo? La sfida della gestione di gruppi di lavoro coordinati in modo virtuale pone problemi rilevanti, richiede una gestione del tutto differente e ha un impatto più forte rispetto a gruppi di lavoro tradizionali.

Sicuramente la leadership dei virtual team è più direttiva e focalizzata sull’execution. La gestione di gruppi di lavoro virtuali e in remoto deve avere una modalità fortemente centralizzata e formalizzata e i ruoli vanno definiti in modo chiaro, senza fraintendimenti. Se lavorando nello stesso ufficio spesso le regole non sono cosi rigide e la comunicazione interpersonale rende possibile una delega ampia, in remoto tutto ciò non è possibile. Sono necessarie comunicazioni regolari, risposte rapide alle domande, obiettivi chiari, un periodico stato di avanzamento dei progetti, accountability chiara su ogni incarico assegnato.

Creare una cultura condivisa è la cosa più complicata da fare se non si vive insieme nello stesso ufficio fisico; l’impatto della diversità culturale diventa esponenziale, diversità che va conosciuta a fondo. Un kick off meeting, una mail che introduca le persone del team, tutte le possibili forme di interazione sono possono aiutare a definire una cultura condivisa ed aumentare il senso di appartenenza.

Come creare la fiducia in un team virtuale? In ufficio la conoscenza personale ci permette di distinguere le persone di cui potersi fidare da quelle da cui tenersi lontani; in remoto tutto questo risulta impossibile. Il rispetto delle regole definite dal leader, l’affidabilità e l’attenzione alle scadenze saranno gli elementi che il gruppo utilizzerà per distinguere le persone di fiducia. Allo stesso tempo la creazione di momenti di condivisione non legati unicamente al lavoro (blog, social, etc.) sarà l’opportunità per un maggiore coinvolgimento e una maggiore fiducia tra i membri.

Infine, nei virtual team la comunicazione deve adattarsi. In un’email o in chat si perdono gli aspetti legati al linguaggio del corpo che sono la parte essenziale della comunicazione: la capacità di persuasione, la gioia, l’incoraggiamento difficilmente riescono a passare da un video all'altro. Modi nuovi di comunicare dovranno essere trovati per rendere più incisivo il messaggio che si vuole dare. L’obiettivo dei membri di un team virtuale è quello di sentirsi connessi agli altri: l’aggiornamento di status, un’email giornaliera, un’area break virtuale su Facebook sono elementi che aiutando la comunicazione porteranno ad una crescita della motivazione.

Mario De Luca

Mario De Luca
FranklinCovey Division Director

twitter@madeluc