La professione del Business Analyst

Chi è il Business Analyst?

Il Business Analyst (BA) è anche conosciuto come consulente funzionale o analista organizzativo.

Si tratta di una funzione chiave in quanto interagisce con tutti i reparti dell'azienda. Si trova più spesso in grandi organizzazioni con diverse filiali e/o attività.

Sotto l'egida dell'ufficio marketing e/o vendite, il BA è responsabile dell'aggiunta di valore alle cifre.

Business analyst

Ciò implica che egli elabori il processo di informazione in modo tale da ricavare risultati dall'attività commerciale dell'azienda. Svolge regolarmente e continuamente uno studio strutturale di mercato e un attento controllo dei meccanismi finanziari e di marketing della sua azienda. In questo senso deve poi valutarne l'efficacia o, in caso contrario, apportare eventuali correzioni se necessario.    

In altre parole, lo scopo del consulente funzionale è quello di adattare e allineare il processo di vendita, produzione o logistica ai vincoli esterni. Ciò può comportare l'implementazione di un nuovo concorrente, il lancio di un nuovo prodotto o di nuove soluzioni.

Qual è il suo ruolo?

Il suo ruolo si differenzia a seconda dell’organizzazione in cui svolge la sua funzione.

Come suggerisce il nome, l'analista dei dati effettua un'analisi completa di tutte le esigenze dell'azienda, ovvero delle sue risorse materiali, informatiche e finanziarie, delle risorse umane e delle strategie applicate. Se l'analisi delle esigenze fosse errata o incompleta, i progetti potrebbero fallire.

Il BA determina anche la politica commerciale applicata dall'azienda e gli obiettivi da raggiungere, fissati in base allo sviluppo futuro desiderato. A tal fine si basa su dashboard e business plan adeguati ad ogni tipo di progetto.

Ruolo dell'interfaccia

Il consulente funzionale è l'intermediario tra i reparti operativi e il reparto informatico, facilita gli scambi tra questi diversi interlocutori, pertanto la comunicazione è parte integrante del suo lavoro quotidiano. Il BA trasmette le informazioni dal campo al dipartimento interessato; può anche fungere da supporto e consulenza su questioni relative al proprio settore di competenza.

Il suo contributo è massiccio in quanto agisce sulla strategia globale dell'azienda, apportando un valore aggiunto considerevole; ecco perché deve assicurarsi che venga compresa da tutti i suoi dipendenti.

Ruolo di Project Manager

L’analista di business porta a compimento i progetti e mette in atto gli attori necessari. Entra in scena durante la realizzazione dell'attività e vi rimane fino alla sua finalizzazione. È l'anello forte della catena a cui si deve il successo o il fallimento di un progetto.

Il consulente funzionale non deve solo pianificare il suo lavoro ma anche controllare i compiti portati avanti dal suo team. Deve seguire meticolosamente le diverse fasi del progetto, attuato sulla base di un'esigenza. Il BA è, quindi, tenuto a individuare la soluzione migliore per raggiungere gli obiettivi definiti e poi stabilire con precisione cosa deve essere fatto, come deve essere fatto e quali mezzi devono essere utilizzati.

Inoltre, organizza la mobilitazione delle risorse necessarie. Per farlo deve affinare il budget finanziario, sommando le varie spese esterne e interne. Spetta a lui monitorare l'avanzamento del progetto, i costi, le scadenze e i risultati rispetto al progetto iniziale.

L'analista aziendale deve essere attento alla dashboard e ai principali indicatori di performance o KPI. È tenuto ad informare in ogni momento gli stakeholder sull'andamento delle attività e su eventuali anomalie di rilievo.

Ruolo di gestione finanziaria

Le sue parole d'ordine sono previsione, monitoraggio, analisi e consulenza. In collaborazione con il commercialista crea un database che include i dati forniti dai rappresentanti di vendita, le proiezioni, gli strumenti di guida e le dashboard di gestione.

Tenendo conto di questo, il BA calcola il valore aggiunto dei vari servizi e prodotti dell'azienda. Poi, insieme ai suoi superiori, stabilisce i prezzi di vendita che si basano sull'analisi dei costi.

È responsabile dell'elaborazione e dell'organizzazione degli obiettivi da raggiungere attraverso questa banca dati finanziaria.

Ruolo del gestore delle risorse

In caso di necessità l'analista aziendale sostituisce il responsabile delle risorse. Egli può, infatti, gestire le risorse umane essenziali per lo sviluppo di un progetto aziendale. Per fare questo deve conoscere le attitudini di ogni persona, al fine di assicurarsi che i compiti vengano svolti dai collaboratori più adatti. Se il fabbisogno previsto è elevato o se si prevede una diminuzione del carico di lavoro, deve informare chi di dovere il più presto possibile.

Quali sono le mansioni?

Anticipare meglio il futuro rimane la sfida più difficile per qualsiasi analista di business. Per questo motivo deve effettuare previsioni di bilancio affidabili e pertinenti. La sua missione consiste nel raccogliere le giuste informazioni dalle linee di business; non si tratta solo di informazioni finanziarie. Il BA è particolarmente apprezzato per la sua capacità di migliorare le decisioni strategiche dell'azienda.  

Elaborazione delle specifiche

È importante redigere le specifiche per la realizzazione di qualsiasi tipo di progetto. Il BA utilizza questo strumento di guida per descrivere tutte le esigenze e renderle accessibili a tutti. Fornisce un punto di riferimento per lo sviluppo futuro e talvolta informazioni sui costi e sul budget da assegnare.    

Anticipare l'evoluzione dei costi

Di solito è su questo aspetto che si focalizza l'attenzione dell'analista di business e per una buona ragione: una tendenza al rialzo o al ribasso necessita un’adozione di misure mirate entro un breve periodo di tempo.

Per non investire in nuovi impianti di produzione o per non modificare le dimensioni dell'azienda, è fondamentale anticipare l'andamento dei costi, sebbene possa essere piuttosto complicato.

L'analista aziendale deve lavorare proiettandosi verso un orizzonte di uno o più anni, utilizzando strumenti affidabili come il libro degli ordini, gli studi di mercato, i tassi di follower sui social network, il numero di visite sul web, ecc. Deve monitorare tutto ciò che accade intorno a lui.  

Verifica dei dati qualitativi e quantitativi dell'azienda

Questo studio qualitativo e quantitativo permette di prevedere le decisioni future e di identificare chiaramente la clientela, avendo cura di individuare aspettative ed esigenze.

Studi qualitativi

L'analista aziendale utilizza questo tipo di ricerca per comprendere il comportamento e la motivazione dei consumatori. Questa pratica permette di definire un obiettivo, effettuare uno studio e analizzare i risultati.

Studi quantitativi

L'azienda tiene conto dei risultati quantificati dei test di mercato e/o di prodotto o dei panel test (gruppo di persone interrogate regolarmente).

Quali sono i requisiti?

Riepilogo delle competenze per questo lavoro:

  • Essere un buon ascoltatore
  • Sapersi relazionare con facilità
  • Padroneggiare i numeri
  • Capacità di negoziazione

L'analista di business deve possedere eccellenti capacità analitiche per il monitoraggio quantitativo e qualitativo dell'azienda. È richiesto che sia un buon ascoltatore per tenere conto delle opinioni e dei punti di vista dei vari stakeholder. Da buon comunicatore deve sapersi scambiare e mettersi al posto del suo interlocutore; deve rimanere sempre neutrale e non prendere posizione di fronte ai disaccordi.

Negoziazione, diplomazia e creatività fanno parte della sua vita quotidiana. L'analista d'impresa vede la vita come una sfida e non ha paura di uscire dai sentieri battuti alla ricerca di idee innovative. La pratica di diverse lingue straniere è essenziale, soprattutto di quella inglese, perché spesso dovrà parlare con persone di diversa provenienza. Deve essere in grado di condurre un incontro, di animarlo e di spiegare accuratamente le sue convinzioni.      

Quale formazione occorre?

Essendo intermediario tra vari reparti, l'analista di business può provenire da un background tecnico o da una scuola di ingegneria, business, finanza o informatica.

Può aspirare a questa posizione un candidato con un minimo di 5-10 anni di esperienza nel settore, che sappia individuare opportunità e prospettive, nonché i possibili fattori di blocco. 

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