Meeting Management

Questo manuale ha come tema centrale l'organizzazione di riunioni e meeting, in quanto momenti imprescindibili per lo scambio, la condivisione e l'aggiornamento tra colleghi e collaboratori. In questi contesti vengono prese decisioni strategiche fondamentali; inoltre le nuove modalità lavorative e le tecnologie messe a disposizione fanno sì che un meeting possa essere condotto indifferentemente in presenziale o da remoto.

Per la rilevanza che hanno, per le tipologie e per le innumerevoli modalità in cui possono presentarsi, è importante che i manager e i professionisti le organizzino e le conducano in relazione agli obiettivi e alle circostanze.

I meeting rappresentano un valido mezzo per: comunicare ad un gruppo, fornire un luogo di confronto, contribuire al team building e migliorare la qualità delle decisioni.

Spesso però le riunioni risultano inefficaci in quanto mal organizzate o mal gestite, sono troppe ed indette più per abitudine che per reali necessità, durano troppo a lungo, non hanno uno scopo concreto e rendono complesse questioni semplici.

Affinché abbiano successo occorre perciò progettarle, definendo un’agenda, un ordine del giorno, in cui mettere nero su bianco le voci da discutere e la loro sequenza, e le precise azioni da svolgere all'interno di una dimensione spazio/temporale adeguata.

Nel Meeting Management è utile allenarsi in competenze trasversali che possono fare la differenza sull'efficacia finale di una riunione. Tra queste, la capacità di affrontare membri difficili e quella di gestire bene il tempo, saper dare feedback costruttivi e presentare le proprie idee chiaramente.

In questa guida sul Meeting Management illustriamo i punti principali da considerare per sviluppare queste competenze. Analizziamo inoltre i vari step da seguire per la realizzazione corretta di una riunione: dalle persone che vanno coinvolte e i rispettivi ruoli, alle azioni da intraprendere prima, dopo e durante il meeting, oltre alla documentazione da preparare e condividere, che funge da prova legale e da promemoria delle ragioni delle decisioni prese e delle attività da attuare.