La competenza tecnica dei Project Manager occasionali giustifica la loro nomina a Project Manager. Ma pochi di loro sono effettivamente formati alla gestione dei progetti. Di conseguenza, commettono due tipi di errori: errori metodologici ed errori di gestione del team.
Errori metodologici
Errore n. 1: passare subito all'azione
La fase di preparazione del progetto rappresenta il 50% del suo successo. Questo lavoro essenziale aiuta a identificare tutti i rischi che il Project Manager può incontrare. "Non bisogna cedere alla pressione. Al contrario, bisogna dirsi stop, sto valutando, poi stop, sto preparando", insiste Christine Gazounaud, consulente per la formazione presso Cegos.
Errore n. 2: trascurare lo sviluppo di alcuni strumenti
Durante la fase di preparazione, esistono alcuni strumenti ben noti che possono essere utilizzati per eliminare le ambiguità. Ad esempio:
- La WBS (Work Breakdown Structure), per assicurarsi di non aver dimenticato nulla.
- La matrice RACI, per chiarire chi fa cosa.
Errore n. 3: identificazione errata degli stakeholder
A monte, il Project Manager non sempre ha una visione sufficientemente dettagliata di tutti gli stakeholder del progetto e delle loro esigenze. È essenziale identificare tutte le persone che saranno coinvolte nel progetto o che ne saranno influenzate. Le sfide: comunicare, evitare di farsi dei nemici senza saperlo, conoscere le esigenze di tutti per poterle soddisfare secondo criteri concordati.
Errore n. 4: non essere stati nominati ufficialmente “Project Manager”
Se non è stato nominato ufficialmente per l'incarico, il Project Manager occasionale avrà difficoltà a stabilire la sua legittimità e a ottenere un reale chiarimento del suo campo d'azione e di quello delle parti interessate.
Idealmente, quando si può avere un incontro con lo sponsor del progetto , si dovrebbe chiedere chiarimenti su tutti gli elementi che hanno portato alla nascita del progetto. È una sfida per il Project Manager occasionale raccogliere tutte queste informazioni (i problemi, quelli del cliente, quelli dell'azienda, i benefici previsti, ecc.) e quindi non lasciare spazio a vaghezze o ambiguità.
Errore n. 5: rimandare la comunicazione del cambiamento
Il Project Manager occasionale deve occuparsi della comunicazione fin dall'inizio del progetto. Deve decidere rapidamente chi sarà responsabile della comunicazione e del supporto dei cambiamenti che il progetto può comportare. Le sfide: individuare le resistenze il più rapidamente possibile, pianificare le azioni necessarie, ecc.
Errori nella gestione del team
Errore n. 6: Sottovalutare la dimensione umana della gestione del progetto
Il Project Manager non deve trascurare le soft skills coinvolte nella gestione del team. Tra queste, le componenti dell'intelligenza emotiva sono competenze essenziali.
Ogni Project Manager occasionale dovrebbe sviluppare la propria assertività in modo da essere consapevole delle proprie paure e degli stili di gestione dannosi che possono generare. Purtroppo, questo è spesso il caso: la paura di apparire incompetenti porta all'ipercontrollo.
Errore n. 7: "dimenticare" di delegare
Il Project Manager non può essere esperto in tutto, per questo motivo metterà insieme un team di persone con diversi profili e competenze riconosciute dall'azienda. Un errore comune è quello di non affidarsi a tutti i membri del team e di non dare loro abbastanza responsabilità. “Se non sono sufficientemente coinvolti, c'è il rischio che i membri del team si demotivino, si limitino a fare il minimo indispensabile e si dimentichino di segnalare l'impatto di alcuni parametri sul progetto… Il Project Manager si trova quindi tagliato fuori da una serie di informazioni che gli consentirebbero di gestire meglio l'andamento del progetto e si ritrova a fare tutto!”, spiega Christine Gazounaud.
Errore n. 8: non incoraggiare lo spirito di squadra
"L'intelligenza di gruppo e lo spirito di squadra non si creano da soli. Ci vuole molto ascolto e credibilità per stabilire un clima di fiducia. È un errore non incontrare prima ogni membro del team di progetto. Questo aiuterà a dissipare eventuali timori sul progetto. I rituali messi in atto fin dall'inizio aiuteranno a stabilire chiaramente i ruoli e le missioni di ciascuno", consiglia Christine Gazounaud. Tre rituali sono essenziali:
- le riunioni di delegazione
- la riunione di lancio
- le riunioni di avanzamento
Errore n. 9: non capire le dinamiche del team
A seconda della fase del progetto, il team si comporterà in modo diverso. Per questo bisogna adattare il proprio stile di gestione.
Alcune riunioni, come quelle per la strutturazione del progetto, possono generare dibattiti accesi. Bisogna aspettarselo", esclama Christine Gazounaud. Possono nascere antagonismi all'interno di un team quando le competenze sono in conflitto. Il Project Manager deve ascoltare e moderare, se necessario, prima di prendere una decisione". Questo è noto come stile partecipativo. In altre fasi, invece, sono più appropriati gli stili persuasivo, delegativo o direttivo.
Errore n. 10: scarsa preparazione alle riunioni con il comitato direttivo
L'intero team deve essere mobilitato per queste riunioni, che richiedono un grande lavoro di analisi e sintesi. Il tempo necessario per preparare le informazioni che aiuteranno il comitato direttivo a prendere una decisione deve essere anticipato dal Project Manager.
Anche l'attività di lobbying, attraverso discussioni informali con i membri in anticipo, fa risparmiare tempo prezioso a tutti.
