La professione dell’HR Generalist

Chi è l’HR Generalist

L’HR Generalist è una figura che si occupa, a livello operativo, dell’insieme delle diverse attività necessarie per la gestione delle risorse umane. Tipicamente, soprattutto in aziende di piccole dimensioni, può essere visto come il braccio destro del Direttore HR o del Direttore Amministrativo, con i quali lavora a stretto contatto.

È un ruolo che deve ricercare un equilibrio tra comunicazione e operatività. Spesso ha infatti anche molti compiti di tipo amministrativo. Ogni giorno deve essere disponibile a rispondere alle esigenze di professional e capi ma deve anche svolgere attività come inserimento dati e redazione o supervisione di documenti o buste paga. Può essere chiamato a tener traccia delle assenze, dei congedi non retribuiti e di tutti gli altri parametri che potrebbero influire sul salario, nonché dei contratti di lavoro e della trasmissione delle dichiarazioni ad organizzazioni come i fondi pensione.

Talvolta è responsabile non solo della gestione del personale, ma anche dell'intero processo di reclutamento e di tutte le procedure di licenziamento. Deve garantire il rispetto della strategia e della politica generale dell'azienda. Può lavorare in una piccola o media impresa (pubblica o privata). Nelle organizzazioni di maggiori dimensioni è più comune la presenza di maggiore specializzazione (a.e. addetto paghe, addetto alle selezioni, ecc.).

Qual è il suo ruolo?

Svolge principalmente il ruolo di interfaccia o di raccordo tra il dipartimento delle Risorse Umane e i dipendenti dell'azienda. Assiste il Responsabile delle Risorse Umane per le nuove assunzioni. Insieme al suo superiore redige le offerte di lavoro con la descrizione della posizione proposta.

Una volta ricevute le candidature, ordina e prepara un programma di colloqui. Può anche avere la completa responsabilità del reclutamento per posizioni non dirigenziali. Stila il contratto di lavoro e si occupa di seguire la pratica della nuova assunzione.

L'HR Generalist è tenuto a presentare al nuovo assunto il lavoro da svolgere, il funzionamento complessivo dell'azienda e il regolamento interno. A parte questo è responsabile della gestione amministrativa del personale: elabora le buste paga, fa tutte le dichiarazioni necessarie agli organi competenti e gestisce le ferie pagate e i ROL di ogni dipendente. Infine, spetta anche a lui promuovere una buona comunicazione interna.

Deve creare un buon clima di lavoro, garantendo al tempo stesso un buon flusso di informazioni in azienda. Può anche occuparsi della gestione delle carriere e delle competenze, stabilendo piani di formazione per i dipendenti; in molte aziende può fornire una formazione per i non manager. Indipendentemente dal manager, l‘HR Generalist lavora ricercando sempre l’allineamento con la strategia e la politica dell'azienda.

Quali sono gli obiettivi?

Svolgere tutte le attività tipiche della funzione HR (dall’amministrazione allo sviluppo) con uno stile che permetta di mantenere un clima aziendale positivo e di fiducia. L'Assistente del Personale può occuparsi di diverse attività contemporaneamente ma non deve mai pensarsi come un impiegato dai soli compiti burocratici. Le sue responsabilità variano a seconda delle dimensioni dell'azienda. Gli Assistenti HR si trovano in tutti i settori di attività: commercio, industria, società di servizi, banche...

Le sue mansioni consistono principalmente in:

Gestione amministrativa

Nell'ambito della gestione amministrativa è responsabile della gestione del libro paga e della stesura delle buste paga. Per quanto riguarda la gestione dei salari è anche responsabile del monitoraggio delle pratiche sanitarie e previdenziali e dell'istituzione di un monitoraggio sanitario con le organizzazioni di previdenza sociale. Su delega del suo superiore può spettare all’AHR Generalist rilasciare le dichiarazioni agli enti di previdenza sociale e aggiornare le procedure amministrative e sociali in vigore all'interno dell'azienda. Essendo responsabile della corrispondenza amministrativa deve anche occuparsi della stesura legale di alcuni accordi e redigere il bilancio sociale.

È responsabile del monitoraggio delle presenze e delle assenze del personale.

Gestione del personale operativo

È responsabile del reclutamento dei candidati non dirigenti. Si occupa poi di accogliere le nuove assunzioni e di redigere i contratti di lavoro. La sua missione non si ferma qui; è, infatti, responsabile della gestione delle competenze dei dipendenti della preparazione degli incontri sia con gli organi di rappresentanza del personale che con le parti sociali. Può organizzare l'elezione dei rappresentanti del personale e attuare piani di formazione. Gestisce il file personale di ogni dipendente nel corso della sua permanenza in azienda, prendendo atto di tutti i nuovi elementi emergenti: promozioni, sanzioni, permessi, incidenti sul lavoro, ecc.

Quali sono le competenze necessarie per diventare HR Generalist?

Riepilogo delle competenze per questo lavoro:

  • Conoscenza a 360° delle leve di gestione del personale
  • Conoscenza del business aziendale
  • Conoscenze del diritto del lavoro
  • Abilità contabile di base
  • Abilità di base nella gestione delle leve di sviluppo (ricerca, selezione, inserimento, valutazione, disegno dei percorsi di carriera, mappature di stress lavoro correlato e analisi di clima)
  • Abilità relazionale (comunicazione, negoziazione, leadership, team working)

Quale formazione occorre?

Molti corsi di studio possono portare a un diploma che consente di diventare HR Generalist.

Oggi la tendenza è considerare come requisito minimo una laurea triennale. Tuttavia, alcune aziende (in genere le multinazionali) richiedono un curriculum più sviluppato come una laurea specialistica e/o un Master nella gestione delle Risorse Umane o un Master in Diritto, Gestione Aziendale, Psicologia o Scienze dell’Educazione.

Non di rado il ruolo di HR Generalist è il primo passo poi evolvere verso ruoli di maggiore specializzazione o manageriali entro l’area HR e Organizzazione.

Noi di Cegos possiamo offrire percorsi formativi per rafforzare le conoscenze e le abilità indispensabili per cogliere l’opportunità di accedere a questa posizione.

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