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La professione dell’Assistente HR

Chi è l’Assistente HR

L’Assistente HR (AHR) occupa una posizione amministrativa all'interno dell'ufficio delle Risorse Umane o dell'ufficio del personale. È il braccio destro del Direttore HR, con il quale lavora a stretto contatto.

Ogni giorno svolge attività come inserimento dati e redazione di buste paga. Tiene traccia delle assenze, dei congedi non retribuiti e di tutti gli altri parametri che potrebbero influire sul salario, nonché dei contratti di lavoro e della trasmissione delle dichiarazioni ad organizzazioni come i fondi pensione. È responsabile non solo della gestione del personale, ma anche dell'intero processo di reclutamento e di tutte le procedure di licenziamento. Deve garantire il rispetto della strategia e della politica generale dell'azienda. Può lavorare in una piccola, media o grande impresa (pubblica o privata), purché disponga di un ufficio del personale.

Qual è il suo ruolo?

L’AHR svolge principalmente il ruolo di interfaccia o di raccordo tra il dipartimento delle Risorse Umane e idipendenti dell'azienda. Assiste il Responsabile delle Risorse Umane per le nuove assunzioni. Insieme al suo superiore redige le offerte di lavoro con la descrizione della posizione proposta. Una volta ricevute le candidature, ordina e prepara un programma di colloqui. Può anche avere la completa responsabilità del reclutamento per posizioni non dirigenziali. Stila il contratto di lavoro e si occupa di seguire la pratica della nuova assunzione. L'AHR è tenuto a presentare al nuovo assunto il lavoro da svolgere, il funzionamento complessivo dell'azienda e il regolamento interno. A parte questo è responsabile della gestione amministrativa del personale: elabora le buste paga, fa tutte le dichiarazioni necessarie agli organi competenti e gestisce le ferie pagate e i ROL di ogni dipendente.

Infine, spetta a lui prendere iniziativa nell'ambito della comunicazione interna. Deve creare un buon clima di lavoro, garantendo al tempo stesso un buon flusso di informazioni in azienda. Può anche occuparsi della gestione delle carriere e delle competenze, stabilendo piani di formazione per i dipendenti; in molte aziende può fornire una formazione per i non manager. Indipendentemente dal manager, l'Assistente HR lavora sempre in linea con la strategia e la politica dell'azienda.

Quali sono gli obiettivi?

L'Assistente del Personale può occuparsi di diverse attività contemporaneamente. Le sue responsabilità variano a seconda delle dimensioni dell'azienda. Gli Assistenti HR si trovano in tutti i settori di attività: commercio, industria, società di servizi, banche...

Le sue mansioni consistono principalmente in:

Gestione amministrativa

Nell'ambito della gestione amministrativa è responsabile della gestione del libro paga e della stesura delle buste paga. Per quanto riguarda la gestione dei salari è anche responsabile del monitoraggio delle pratiche sanitarie e previdenziali e dell'istituzione di un monitoraggio sanitario con le organizzazioni di previdenza sociale. Spetta all’AHR rilasciare le dichiarazioni agli enti di previdenza sociale e aggiornare le procedure amministrative e sociali in vigore all'interno dell'azienda. Essendo responsabile della corrispondenza amministrativa deve anche occuparsi della stesura legale di alcuni accordi e redigere il bilancio sociale.

È responsabile della dashboard delle presenze e delle assenze del personale.

Gestione del personale operativo

È responsabile del reclutamento dei candidati non dirigenti. Si occupa poi di accogliere le nuove assunzioni e di redigere i contratti di lavoro. La sua missione non si ferma qui; è, infatti, responsabile della gestione delle competenze dei dipendenti della preparazione degli incontri sia con gli organi di rappresentanza del personale che con le parti sociali. Può organizzare l'elezione dei rappresentanti del personale e attuare piani di formazione. L’AHR gestisce il file personale di ogni dipendente nel corso della sua permanenza in azienda, prendendo atto di tutti i nuovi elementi emergenti: promozioni, sanzioni, permessi, incidenti sul lavoro, ecc.

Quali sono le competenze necessarie per diventare Assistente HR?

Riepilogo delle competenze per questo lavoro:

  • Rigore, organizzazione e versatilità
  • Facilità relazionale
  • Capacità di ascolto
  • Capacità di negoziazione
  • Conoscenza del diritto del lavoro
  • Conoscenza contabile
  • Saper scrivere report professionali

L'AHR deve essere una persona attiva e reattiva. Oltre al rispetto dell'etica professionale deve, quindi, possedere competenze tecniche specialistiche, abbinate ad adeguate qualità personali.

Competenze interpersonali

Dovendo svolgere diversi compiti allo stesso tempo è opportuno che sia metodica, rigorosa, organizzata e versatile. La natura riservata dei documenti che maneggia richiede la massima discrezione. Il suo ruolo di mediatore tra i capi reparto e il personale richiede una certa facilità nel trattare con le persone, un eccellente capacità di ascolto e un senso di negoziazione. Non deve avere difficoltà a comunicare e inoltre è necessaria una grande capacità di adattamento, riferita non solo ai diversi compiti affidatigli, ma anche agli interlocutori e a tutte le situazioni che possono presentarsi.

Competenze tecniche

Deve avere una buona base del diritto del lavoro, avere dimestichezza con la contabilità e l'analisi finanziaria. In qualità di braccio destro del Direttore delle Risorse Umane deve conoscere a fondo tutte le linee di business dell'azienda e saper scrivere report professionali. Per questa funzione sono apprezzate le lingue straniere, in particolare l'inglese.

In ambito tecnologico deve avere familiarità con il software di gestione delle risorse umane e di previsione dei posti di lavoro, nonché con gli strumenti digitali di comunicazione e informazione.

Quale formazione occorre?

Molti corsi di studio possono portare a un diploma che consente di diventare Assistente del personale.

Il requisito minimo è possedere una laurea. Tuttavia, alcune aziende richiedono un curriculum più sviluppato come un Master nella gestione delle Risorse Umane o un Master in Diritto, Economia e Gestione Aziendale.

In generale un laureato di 5 anni inizierà la sua carriera professionale come Assistente HR prima di passare a responsabilità più elevate come HR Manager o HR Director.

Noi di Cegos possiamo offrire percorsi formativi per rafforzare le conoscenze e le abilità indispensabili per cogliere l’opportunità di accedere a questa posizione.

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